Yurt dışındaki bir fuar için satış ekibinize “Yeriniz hazır, avansı bugün gönderin” diye bir teklif geldiğini düşünün. Masanızdaki ilk karar, şirketin hangi alanı hangi koşulla satın aldığıdır. Fuar desteği hesabının güvenilirliği de bu karara bağlıdır. İmzadan önce etkinliğin kimliğini, katılımcı unvanını, tahsis edilen alanı, paket bedelini ve değişiklik hâlinde uygulanacak koşulları aynı teklif üzerinde okuyun.
1. Teklif hangi etkinliğin hangi edisyonu için?
Teklifte fuarın tam adını, şehri, başlangıç ve bitiş tarihlerini arayın. Aynı markanın iki farklı ülkede etkinliği olabilir. Bir önceki edisyonun görseliyle hazırlanan satış sunumu da sizi yanlış döneme götürebilir. Ticaret Bakanlığının fuarlar sayfasından ilgili yılın listesini açın. Teklifle karşılaştırdığınız satırı tarihiyle birlikte saklayın.
Teklifte yalnız “ilkbahar gıda fuarı” yazıyorsa organizatörden sözleşmede kullanılacak tam etkinlik adını isteyin. Şirket içinde ikinci bir kişi yalnız bu belgeyi kullanarak doğru etkinliği bulabiliyorsa kayıt amacına hizmet ediyor demektir. Listede benzer iki ad çıkarsa fuar kaydını sorgulama rehberindeki dönem ve şehir kontrolünü uygulayın.
2. Katalogda katılımcı olarak hangi şirket görünecek?
Bayiniz ürünlerinizi kendi standında sergilemeyi teklif edebilir. Bu anlaşma pazarlama açısından değerli olsa da bütçeyi kurarken stant sözleşmesinin tarafını bilmeniz gerekir. Teklif kime kesilmiş, alan kime tahsis edilmiş ve katılımcı kataloğuna hangi unvan girilecek? Üç cevabı yan yana yazın. Örneğin kataloğa yalnız yabancı distribütör girecekse kendi firmanız adına kiralanmış bir alan varsayımıyla ön hesap yapmayın.
Ortak stant kararı alırsanız ekli yerleşim planında sizin kullanacağınız bölümün işaretlenmesini isteyin. Organizatör üzerinden ve doğrudan yapılan rezervasyonlar arasındaki belge farkını bireysel ve millî katılım rehberinde inceleyebilirsiniz.
3. Faturalanacak alanla size ayrılan alan örtüşüyor mu?
Satış teklifinde “24 m² ada stant” yazarken yerleşim krokisinde bunun 8 m²’si başka bir katılımcıya ayrılmış olabilir. Bu durumda tüm alanı kendi çalışma tablonuza geçirmek yerine hangi alanın kimin adına teyit edileceğini sorun. Ölçünün brüt paket alanı mı, yalnız sizin tahsisiniz mi olduğunun cevabı iki firmayı da ilgilendirir.
Alanınız teyit edildiğinde fuarı seçip stant alanına göre tahmini desteği hesaplayın. Stant yeri henüz kesinleşmediyse teklifin sürümünü ve tarihi not edin. Yeni bir plan geldiğinde ilk planın üzerine yazmak yerine iki sürümü saklayın. Son teyidi kimin vereceğini bilmek, kurulum sabahı standın boyutu değiştiğinde çok daha işe yarar.
4. Avans bugün kasadan ne kadar çıkarıyor?
Temsili bir teklifte 18 m² kurulu stant için 7.200 avro, elektrik bağlantısı için ayrıca 450 avro isteniyor olsun. Sözleşme avansı yalnız stant bedelinin yüzde 40’ı üzerinden istiyorsa bugün 2.880 avro ödenir. Elektrik dâhil iki satırın toplamı 7.650 avrodur. Kalan yükümlülük 4.770 avrodur. Banka masrafı veya başka giderler varsa bunları kendi tutarlarıyla ekleyin.
Bu üç rakamın hiçbiri firmanın alacağı destek tutarını vermez. Destek için ilgili etkinliğin dönem bilgisi, doğrulanmış alan ve uygulanabilir sınırlar ayrıca değerlendirilir. Fuar giderleri rehberini kullanarak ön hesabı ayrı bir sütunda tutabilirsiniz. Yönetim onayına sunacağınız tabloda bugünkü ödeme ve vadeli borç böylece görünür kalır.
5. İptal, erteleme veya alan değişikliğinde kim ne yapacak?
İmzadan önce organizatöre tek bir örnek sorun. “18 m² için avans ödersek ve bize yalnız 12 m² teslim ederseniz bakiye, alan teyidi ve fatura nasıl değişir?” Yanıtı sözleşmedeki maddeye veya yazılı eke bağlamasını isteyin. Fuarın ertelenmesi ile sizin katılımdan vazgeçmeniz için farklı koşullar yazılmış olabilir. Para iadesinin yapılacağı tarih veya kesinti hesabı açık değilse hangi tutarın riskte kaldığını bütçe kararına ekleyin.
İmza dosyasına son teklifi, yerleşim planını, etkinliğin dönem kaydını ve ödeme takvimini koyun. Hâlâ açık bir konu varsa karar notuna somut yazın. Örneğin “Katılımcı unvanımız katalogda teyit edildi, 18 m² alanın son planını cuma günü organizatör gönderecek.” Böyle bir not, sözleşmeyi onaylayan kişiye hem hangi delilin hazır olduğunu hem de hangi taahhüdün takibe ihtiyaç duyduğunu gösterir.
Alan küçülürse hangi teklif kalemleri değişir?
Örnek stant teklifinde 24 metrekare için metrekare başına 200 avro ve ayrıca 900 avro kurulum yazıyor. Alan 18 metrekareye inerse kurulum sabit kaldığında teklif 5.700 avroya değil, 4.500 avroya gelir. İmza öncesinde organizatörden yeni alanı ve sabit hizmetleri aynı revizyonda göstermesini isteyin. Böylece yurt dışı fuar desteği hesaplama aşamasında eski 24 metrekareyi yanlışlıkla kullanmazsınız.
Uygulama örneği
Sözleşme imzalanmadan önce değişiklikleri kimin yazılı onaylayacağını belirleyin. Alan küçültme, katılımcı unvanı değişikliği ve avansın başka edisyona aktarılması birbirinden farklı ticari kararlardır.
Avans başka bir edisyona aktarılacaksa hangi şirketin ne kadar bakiyesi kaldığını organizatörden yazılı isteyin. Eski faturayı silip yenisini aynı dosya adıyla kaydetmek yerine iki evrakı ve değişiklik yazısını birbirine bağlayın.
