Bireysel fuar katılım desteği ile millî katılım fuar desteği arasındaki ayrım, şirketin fuara hangi organizasyon içinde katıldığıyla ilgilidir. Türk şirketi olmanız, katılımınızı kendiliğinden millî katılım yapmaz. Önce organizatörünüzün kaydını, katılım sözleşmesini ve ilgili fuarın destek listesini birlikte incelemek gerekir.
Katılım şeklini doğru belirlemek, belge hazırlığının ve başvuru kaydının başlangıcıdır. HibeRaporu ekibi fuarınızı ve elinizdeki belgeleri kontrol ederek dosyanızın nasıl hazırlanacağını sizinle netleştirir. Kendi standınızla katıldığınız fuar için fuar desteği hesaplayıcısından başlayabilirsiniz; millî katılım durumunuzu da ekibimizle görüşmede açıklayabilirsiniz.
Millî katılım neyi ifade eder?
Millî katılım, yetkilendirilen organizatörün düzenlediği organizasyon çerçevesindeki katılımdır. Bu nedenle belirleyici nokta yalnız stantta Türk bayrağının bulunması veya yanınızda başka Türk şirketlerinin yer alması değildir.
Ticaret Bakanlığı’nın fuarlar sayfası, millî katılım organizasyonlarıyla bireysel katılımda desteklenen fuarları ayrı başlıklarla açıklar. Katılımınızı kontrol ederken organizatörün size verdiği belgelerle resmî fuar bilgisini karşılaştırabilirsiniz.
Organizatöre soracağınız soru somut olsun: “Şirketimizin bu etkinlikteki katılımı hangi organizasyon ve katılım türüyle kayıtlı?” Yazılı cevabı, sözleşme ve fatura kayıtlarıyla aynı yerde saklayın. Böylece şirket içinde sonradan hazırlanan başvuru notu, yalnız bir çalışanın hatırladığı bilgiye dayanmaz.
Bireysel katılımı nasıl ayırt edebilirsiniz?
Bireysel katılımda, ilgili sektörel uluslararası fuarın bireysel katılım için desteklenen fuarlar arasında yer alması kontrol edilir. Şirketin stant alanı ve katılımı kendi kayıtları üzerinden incelenir. Bir aracıdan hizmet alınması tek başına katılım türünü açıklamaya yetmez.
Örneğin rezervasyonunuzu bir fuarcılık firması üzerinden yapmış olabilirsiniz. Bunun millî katılım organizasyonu mu, yoksa bireysel katılım için alınan bir hizmet mi olduğunu sözleşme ve etkinlik kaydıyla netleştirin. Yalnız faturayı düzenleyen şirketin Türkiye’de olmasına bakarak karar vermeyin.
Dosyanızda katılım türünü açıklayan bir kayıt yoksa belge yüklemeye başlamadan önce bu eksikliği çözün. Yanlış başlık altında hazırlanmış uzun bir belge klasörü, doğru katılımın belirlenmesi ihtiyacını ortadan kaldırmaz.
Karşılaştırırken hangi dört soruyu sorun?
Katılım biçimini anlamak için bilgileri şu sırayla toplayabilirsiniz:
- Katılım sözleşmesini hangi şirket veya organizatörle yaptınız?
- Sözleşmede etkinliğin tam adı, dönemi ve katılım şekli nasıl açıklanıyor?
- Resmî listedeki fuar ve organizasyon kaydı sizin katılımınızla eşleşiyor mu?
- Şirketinizin katıldığı alanı ve katılımını hangi belgeler gösteriyor?
Bu sorular bir destek onay testi değildir. Amaç, yanlış fuar veya yanlış organizasyon kaydı üzerinden hazırlık yapılmasını önlemektir. Bir sorunun cevabı belgelerde açık değilse, “muhtemelen böyledir” notuyla başvuruyu ilerletmek yerine organizatörden açıklama isteyin.
Yanıtları şirketin dış ticaret ve muhasebe sorumlularıyla paylaşın. İki ekip aynı katılım için farklı isim kullanıyorsa önce kayıtları eşleştirin. Başvuruya hazırlanan belge adlarıyla muhasebe arşivindeki dosya adlarının farklı olması, aynı etkinliğin iki ayrı iş gibi görünmesine yol açabilir.
Gözlemci ve belge ayrımı neden ayrıca önemli?
Katılım türünü belirledikten sonra belge listesine geçilir. Fuar Desteklerine İlişkin Genelge’nin EK-1 bölümünde, yurt dışı fuar organizasyonları ve gözlemci görevlendirilen bireysel katılımlar bir grupta, gözlemci görevlendirilmeyen bireysel katılımlar ayrı grupta ele alınır.
Dolayısıyla “bireysel katılım yaptım” bilgisi, tek başına eksiksiz bir evrak listesi oluşturmaz. Dosyanın hangi gruba girdiği ayrıca belirlenmelidir. Her katılımcıdan aynı belge paketini istemek yerine, şirkete ve etkinliğe uyan bölümden ilerlemek gerekir.
Hangi belgelerin neyi açıklaması gerektiğini görmek için fuar desteği gerekli belgeler rehberini kullanabilirsiniz. Bu yazıdaki katılım kontrolünü tamamladıktan sonra belge kontrolüne geçmek, iki farklı sorunun birbirine karışmasını önler.
Temsili örnek: Aynı fuardaki iki şirket
Bir uluslararası fuarda yan yana duran iki Türk şirketi düşünelim. İlk şirket yetkili organizatörün millî katılım organizasyonunda yer alıyor. İkinci şirket ise farklı bir sözleşmeyle kendi katılımını düzenlemiş olsun.
İki firmanın aynı salonda bulunması veya aynı sektörde çalışması, destek dosyalarının aynı başlıkla hazırlanacağını göstermez. Önce her şirketin sözleşmesi ve organizasyon kaydı ayrı okunur. Ardından belge listesi ve başvuru kaydı o şirketin durumuna göre hazırlanır.
Bu gerçek bir müşteri vakası değildir. Örnek, fiziksel olarak benzer görünen iki standın farklı katılım kayıtlarına dayanabileceğini anlatır. Karar verirken stant fotoğrafından çok sözleşme ve resmî etkinlik bilgisinin neden incelendiğini gösterir.
Ziyaretçi olarak gittim; aynı katılım desteği mi?
Bu rehberde ele alınan hizmet, fuarda stantla katılan şirketlerin dosya hazırlığıdır. Fuara ziyaretçi olarak gitmekle stantlı katılım aynı faaliyet değildir. Seyahat belgesine sahip olmak, stantlı katılım kaydını kendiliğinden oluşturmaz.
Ziyaretçi olarak katıldıysanız görüşmede bunu açıkça belirtin. Başka bir programın koşulları ayrıca değerlendirilebilir; bu durum yurt dışı fuar katılım dosyasının yerine geçecek bir onay anlamına gelmez.
HibeRaporu ile katılımınızı doğru dosyayla eşleştirin
Ekibimiz fuarın adını, katılım biçimini ve şirket belgelerinizi birlikte inceler. HibeRaporu eksikleri belirler, başvuru dosyanızı hazırlar ve başvuruyu sizinle birlikte tamamlayarak süreci takip eder.
Başvuru ekranında hangi aşamaların bulunduğunu DYS fuar başvurusu rehberinde inceleyebilirsiniz. Kendi dosyanız için ise fuar desteği bölümünden ekibimize ulaşın; katılımınızın hangi kayıtla eşleştiğini birlikte değerlendirelim. Nihai uygunluk ve destek kararı ilgili kuruma aittir.