Bir fuara katılma kararı çoğu şirkette satış ekibinin önerisiyle başlar. Etkinlik seçilir, stant teklifi gelir ve ödeme tarihi yaklaşır. Oysa fuar desteği araştırmasının bu kararların ardından başlaması, belge hazırlığı ile bütçe planını birbirinden koparabilir. Sağlıklı bir hazırlıkta etkinliğin ticari hedefi, katılım kaydı, şirketin durumu ve destek incelemesi aynı dosyada buluşur.
Bu rehber, fuar kararını yönetim toplantısına taşırken hangi soruları cevaplamanız gerektiğini açıklar. Hibe Raporu üzerinden fuar desteği ön hesabına ulaşabilir, sonucu kendi katılım belgelerinizle birlikte değerlendirebilirsiniz.
Önce fuarın adını ve katılım biçimini kesinleştirin
Yurt dışı fuar desteği araştırmasında ilk iş etkinliğin doğru kaydını bulmaktır. Fuarın tam adı, düzenlendiği ülke, şehir ve edisyon tarihi birbiriyle uyuşmalıdır. Aynı markayla farklı ülkelerde düzenlenen etkinlikler için tek kaydın yeterli olduğunu varsaymayın. Eski bir katılım dosyasındaki bilgileri yeni etkinliğe kopyalamak da kontrolün yerini tutmaz.
İlk araştırmayı HibeRaporu fuar hesaplama ve liste ekranında yapabilirsiniz. Hesaplayıcıda seçtiğiniz etkinliğin kendi sözleşmenizdeki fuarla aynı olduğunu doğrulayın. Güncel resmî listenin ve ilgili programın bağlantısını dosyanızda saklayın. Sonraki kontrolü yapacak kişinin bilgiye hangi kaynaktan ulaştığınızı görebilmesi önemlidir.
Katılım biçimini de açıkça yazın. Bireysel fuar katılım desteği ile milli katılım fuar desteği araştırılırken organizasyon yapısı ve katılımcı belgeleri birlikte incelenmelidir. Prestijli fuar desteği ifadesinin kullanıldığı bir duyuru gördüğünüzde ilgili etkinliğin hangi dönemde bu kapsamda değerlendirildiğini ayrıca kontrol edin. Pazarlama metnindeki nitelendirme, dosyanız için gerekli resmî kaydın yerini tutmaz.
Ön hesap ile şirketin kasasından çıkacak parayı ayrı izleyin
Fuar bütçesinin bir sütununda planlanan harcamalar, diğerinde ise hangi şartlarla değerlendirileceği araştırılan destek bulunmalıdır. Stant, ulaşım, nakliye, konaklama ve tanıtım için alınan teklifleri ayrı kalemlere ayırın. Her kalemin aynı programda aynı yöntemle destekleneceğini kabul ederek toplamı küçültmeyin.
Yurt dışı fuar desteği hesaplama ekranına doğru etkinliği ve stant alanını girerek başlayın. İşletme ölçeğine ilişkin soruları şirket kayıtlarınızla cevaplayın. Sonucu kaydederken kullandığınız alanı, seçtiğiniz fuarı ve kontrol tarihini de yazın. Sonradan değişen bir girdinin hesabı nasıl etkilediği böylece izlenebilir.
Örneğin 24 metrekarelik bir katılım planlıyorsanız ilk teklif, yerleşim planı ve son sözleşmedeki alanları karşılaştırın. Teklifte yer alan daha büyük alanı, kesinleşmiş alanmış gibi kullanmayın. Fuar katılım desteği için yapılan ön değerlendirme ile ödeme beklentisini aynı kesinlik düzeyinde sunmak, işletmenin nakit planını yanıltabilir.
Satış ve muhasebe ekiplerine aynı belge listesini verin
Başvuru hazırlığında sorun çoğu zaman belgenin hiç bulunmaması değildir. Belge başka ekipte kalmış, farklı şirket adına düzenlenmiş veya katılım kaydıyla eşleştirilmemiş olabilir. Satış ekibi fuar sözleşmesini, muhasebe ödeme kaydını, organizasyon sorumlusu da stant planını ayrı klasörlerde tutuyorsa tek bir dosya sorumlusu belirleyin.
Fuar desteği başvurusu için gerekli evraklar araştırılırken önce hangi program ve katılım türünün incelendiğini yazın. Ardından o kapsamın güncel belge gerekliliklerini kontrol edin. Genel bir kontrol listesi hazırlık sağlar, ancak programın resmî evrak listesinin yerine geçmez.
| Kontrol alanı | Şirket içinde aranacak kayıt | Açıklığa kavuşturulacak soru |
|---|---|---|
| Etkinlik | Katılım sözleşmesi ve organizatör teyidi | Etkinlik adı ve tarihi aynı mı? |
| Alan | Son stant planı ve katılım kaydı | Hesaba hangi alan girildi? |
| Harcama | Fatura ve banka ödeme kaydı | Ödeyen ve fatura muhatabı eşleşiyor mu? |
| Şirket | Faaliyet ve yetki kayıtları | Dosya doğru tüzel kişi için mi hazırlanıyor? |
| Takvim | Programın güncel başvuru açıklaması | Son işlem hangi tarihe bağlanıyor? |
Panelde belge okumayı ve uygunluk incelemesini birlikte yürütün
HibeRaporu panelinde Belgelerim, Şirket profili, Analiz sonuçları, Simülasyon ve Yol haritası bölümleri bulunur. Panelinize girerek şirket dosyanızı düzenleyebilir, belgelerden gelen bilgileri inceleme sürecine taşıyabilirsiniz. Belgede bulunmayan bir bilgiyi tahmin ederek doldurmak yerine eksikliği görünür bırakın.
Bir hibe uygunluk analizi hazırlanırken şirketin faaliyet kodu, kuruluş bilgileri, bulunduğu il, çalışan sayısı ve mali verileri farklı program koşullarıyla ilişkilendirilebilir. Okunan verinin doğru şirkete ve doğru döneme ait olması bu nedenle önemlidir. Paneldeki önerileri kontrol edin, gerekiyorsa düzeltin ve hangi bilgiyi hangi belgeyle doğruladığınızı not edin.
Fuar hedefini şirketinizin diğer ihtiyaçlarından ayırarak değerlendirin. Aynı işletme yeni makine yatırımı da planlıyorsa açık hibe ve teşvik programları üzerinden ayrı bir araştırma yapılabilir. İşletmelere devlet destekleri başlığı altında karşılaşılan her seçenek, aynı gider veya aynı başvuru dosyası için kullanılamayabilir.
Panelde analiz grafiklerimi aç
Başvuru takvimini fuar dönüşüne bırakmayın
Fuar destek başvurusu için şirket içinde bir hazırlık takvimi oluşturun. Sorumluyu, beklenen belgeyi ve tamamlanma gününü ayrı ayrı kaydedin. Fuarın bitiş tarihiyle başlayan bir işlem varsa bu tarihin hangi kayda dayandığını belirtin. Belirli bir gün sayısını bütün desteklere uygulamak yerine incelenen programın güncel açıklamasını kullanın.
Fuar bittikten sonra destek başvurusu araştırmasına başlayan şirketler de önce dosyanın durumunu belirlemelidir. Hangi belgeler elde, hangileri organizatörden istenecek ve hangi işlemler yetkili kullanıcı tarafından yapılacak? Bu sorular cevaplanmadan bir ödeme tarihi vaat etmek sağlıklı olmaz.
DYS fuar destek başvurusu ile ilgili hazırlık yapıyorsanız belge kontrolünü ve yetki incelemesini başvurunun teknik gönderim adımından önce tamamlayın. Ekip içi kontrol notunda, kullanılan sistemin adını yazmakla yetinmeyin. Dosyanın kimin tarafından hangi kayıtlarla hazırlanacağını da tanımlayın.
Yönetim onayına üç somut çıktı götürün
Fuar kararını görüşeceğiniz toplantıya bir bütçe tablosu, bir belge kontrol listesi ve bir sorumluluk takvimiyle gidin. Bütçede katılım için gereken nakdi gösterin. Kontrol listesinde doğrulanan bilgilerle beklenen belgeleri ayırın. Takvimde şirket içi hedeflerle resmî başvuru tarihlerini ayrı alanlarda tutun.
Hibe danışmanlığı ihtiyacınız varsa görüşmeye yalnız beklenen destek tutarıyla gelmeyin. Hangi fuara katılacağınızı, hangi belgelerin hazır olduğunu ve şirket içinde hangi kararın beklendiğini paylaşın. Hibe Raporu, uygunluk incelemesi ve dosya hazırlama hizmetleriyle bu hazırlığı başvuru sürecine bağlamanıza yardımcı olur. İlk adım olarak fuar kaydınızı bulun, ön hesabınızı inceleyin ve eksiklerinizi birlikte değerlendirelim.
Küçük stantla iki görüşme masası arasında nasıl seçim yapılır?
İki tekliften biri tek, diğeri iki görüşme masasına izin versin. Şirketin hedeflediği sekiz alıcıdan altısı yalnız aynı iki saat içinde gelebiliyorsa yarım saatlik görüşmelerle tek masada en fazla dört randevu yapılabilir. Karar toplantısında ikinci masanın ek bedelini ve o masaya ayrılacak ikinci satış temsilcisini birlikte bütçeye yazın. Ardından bireysel fuar katılım desteği veya araştırılan diğer katılım yolu için öngörülen tutarı ayrı gösterin. Böylece daha büyük stant kararının gerekçesi, henüz kesinleşmemiş bir desteğe değil gerçekleştirilebilecek randevulara dayanır.
Avro teklifiyle TL bütçe arasındaki farkı kim üstleniyor?
Örneğin 4.000 avroluk bir teklifte kurun bir lira değişmesi, ödenecek tutarı 4.000 TL değiştirir. Yönetimden onay isterken hangi günün kurunu kullandığınızı ve satıcının ödemeyi hangi tarihte çevireceğini yan yana yazın. Şirketin fuar katılım desteği için yaptığı tahmini de ayrı satıra koyun. Bir fuar desteği hesaplama aracı ile elde edilen rakamın yanında para birimi ve alan varsayımı görünüyorsa, kur değiştiğinde hangi satırın yeniden hesaplanacağı bellidir.
