Yurt dışı fuar katılım desteğinde yer kirası, nakliye, ulaşım ve standa ilişkin giderler, Bakanlığın ilan ettiği metrekare bazlı desteğe esas tutarın kapsamını oluşturur. Hesap, bütün fuar faturalarınızı toplayıp toplamın sabit bir yüzdesini almak şeklinde kurulmaz. Önce doğru fuar, katılım alanı ve o katılıma uygulanacak tutar belirlenir.
Bu ayrım şirketinizin fuar bütçesini değerlendirirken önemlidir: yaptığınız toplam harcama, tahmini destek ve kurumun onaylayacağı tutar farklı bilgilerdir. HibeRaporu fuar desteği hesaplayıcısında fuarınızı ve stant alanınızı seçerek ön hesabı görebilir, belgelerinizin değerlendirilmesi için ekibimizle görüşebilirsiniz.
Desteğe esas tutar ne demektir?
5973 sayılı İhracat Destekleri Hakkında Karar, yurt dışı fuar desteğe esas tutarını belirtilen giderlere karşılık metrekare bazında ödenecek bedel olarak tanımlar. Aynı Karar’ın 7’nci maddesi, katılımcının stant alanını dikkate alan destek düzenini açıklar.
Bu nedenle “hangi giderleri kapsıyor?” sorusuyla “kaç lira alabilirim?” sorusunu ayrı cevaplamak gerekir. İlk soru kapsamı, ikinci soru fuarınıza ve şirketinize uygulanacak hesabı ilgilendirir. Stant alanını bilmeden yalnız fatura toplamıyla sonuç çıkarmak yeterli değildir.
Ön hesabı bir çalışma notu olarak kullanın. Notta hangi fuarın, hangi katılım döneminin ve kaç metrekarenin esas alındığı yazsın. Daha sonra bir belge değişirse hangi girdinin yeniden inceleneceği görülebilsin.
Yer kirası ve stant giderlerini nasıl ayırmalısınız?
Şirket içi maliyet listenizde alan kirasıyla stant hazırlığını ayrı satırlarda göstermek yararlıdır. Bir hizmet paketinde birden çok kalem varsa önce sözleşmede nelerin yer aldığını okuyun. Paket toplamını kendi varsayımınıza göre parçalara bölmeyin.
Örneğin alan kirası, dekorasyon veya ek ekipman aynı faturada yer alabilir. Her kalemin neyi anlattığını dosya incelemesinde açıkça göstermek, giderle belge arasındaki ilişkiyi anlaşılır kılar. Bir kalemin faturada bulunması, onun ayrıca ve aynı tutarda geri ödeneceği anlamına gelmez.
Stant alanıyla ilgili belgeler arasında fark varsa bunu hesap aşamasından önce çözün. Alan büyüklüğü ile harcama tutarı farklı ölçülerdir. Sözleşmedeki metrekareyi toplam faturayı bölerek tahmin etmek yerine, alan bilgisini açıklayan belgeyi kontrol edin.
Nakliye ve ulaşım için ayrı bir geri ödeme mi beklemelisiniz?
Katılım desteğinin desteğe esas tutarı, nakliye ve ulaşımı da kapsayan bir tanıma sahiptir. Bu, her uçak bileti veya taşıma faturasının ayrıca aynı dosyada bağımsız bir destek kalemi olarak ödeneceği anlamına gelmez.
Fuar için yaptığınız seyahat ve taşıma harcamalarını şirket bütçenizde elbette takip edebilirsiniz. Ancak bütçe satırlarıyla başvurudaki destek hesabını aynı tablo gibi okumayın. Destek kapsamı, katılım şekli ve belgeler birlikte değerlendirilsin.
Farklı bir ihracat programının ulaşım veya tanıtım desteğiyle bu fuar desteğini karıştırmayın. Aynı seyahatte farklı işler yapılmışsa her faaliyetin hangi programa ait olduğu ayrıca araştırılmalıdır. Bu rehber, stantlı yurt dışı fuar katılımının hesap mantığına odaklanır.
Bedelsiz karşılanan bir gider varsa ne değişir?
Fuar Desteklerine İlişkin Genelge’nin 4’üncü maddesi, yer kirası, stant kurulumu, nakliye veya ulaşımın bedelsiz karşılandığı durumlarda desteğe esas tutarın karşılanmayan maliyetler dikkate alınarak belirlenmesini düzenler.
Bu yüzden organizatörden veya başka bir taraftan bedelsiz sağlanan hizmeti görüşmede belirtin. Normal liste tutarını hiçbir koşula bakmadan kullanıp şirket bütçesine kesin gelir olarak yazmayın.
Belgenizde indirim, paket hizmet veya bedelsiz kalem varsa aralarındaki farkı açıklığa kavuşturun. Ekibin görevi eksik bilgi için varsayım üretmek değil, hangi belgenin durumu açıklayacağını belirlemektir. Sözleşme eki veya organizatör açıklaması bu incelemenin başlangıç noktası olabilir.
Temsili örnek: Aynı alan, farklı harcama toplamları
İki şirketin aynı fuarda eşit büyüklükte alan kullandığını düşünelim. Bir şirket özel tasarım bir stant tercih etmiş, diğeri daha sade bir hazırlık yapmış olsun. Toplam harcamalarının farklı olması, desteklerinin de mutlaka aynı oranda farklı olacağı sonucunu vermez.
Önce her şirketin katılım kaydı, alanı ve uygulanacak desteğe esas tutarı incelenir. Şirkete özgü koşullar ve varsa bedelsiz karşılanan hizmetler ayrıca değerlendirilir. Yalnız daha yüksek fatura göstererek daha yüksek destek beklemek bu ayrımları atlar.
Bu örnek gerçek bir müşteri sonucu veya ödeme hesabı değildir. Amaç, toplam maliyetin neden tek başına destek hesabı olmadığını göstermektir. Gerçek dosyada hesabın girdileri ilgili belgeler ve güncel resmî kayıtlarla doğrulanır.
Hesaplamadan önce dosyanızda neler bulunsun?
Ön değerlendirmeye hazırlanırken şu kayıtları bir araya getirebilirsiniz:
- Katıldığınız fuarın tam adı, dönemi ve katılım şekli.
- Stant alanını gösteren güncel sözleşme veya katılım kaydı.
- Fatura ve bunlarla ilişkili ödeme belgeleri.
- Paket hizmet, indirim veya bedelsiz karşılanan kalemlere ilişkin açıklamalar.
- Şirketin faaliyeti ve katılım niteliğiyle ilgili belgeler.
Bu liste hazırlık içindir; her şirket için aynı resmî evrak zorunluluğunu ilan etmez. Gerekli belgeler rehberinde katılım türüne göre hangi belge grubunun incelendiğini görebilirsiniz. Fuarınızı henüz doğrulamadıysanız önce destek listesi kontrolünü tamamlayın.
HibeRaporu ile giderleri doğru katılımla eşleştirin
HibeRaporu ekibi fuar bilgilerinizi ve belgelerinizi birlikte inceler, eksikleri belirler ve başvuru dosyanızı hazırlar. Hesaplayıcıdaki ön sonucu, dosyanızın açıklayabildiği bilgilerle birlikte değerlendiririz. Ardından başvuruyu sizinle birlikte tamamlar ve süreci takip ederiz.
Fuar desteği bölümünden başlayıp geri arama talebi bırakabilirsiniz. Görüşmede giderlerinizi, stant alanınızı ve katılım kaydınızı birlikte netleştirelim. Tahmini tutar kesin ödeme taahhüdü değildir; destek kararı ilgili kurumun incelemesine bağlıdır.