Bir danışmanlık görüşmesinde program araştırması, belge hazırlığı, sistem işlemi ve takip farklı iş adımları oluşturur. Hibe danışmanlık sözleşmesi incelenirken bu adımların hangi teklif ve dönem için tanımlandığı görülmelidir. İşletmenin beklentisiyle yazılı kapsamın aynı işi anlatması, ilk hazırlığın önemli bir parçasıdır. Görüşmeye mevcut belgelerinizin ve açık sorularınızın kısa bir listesini getirebilirsiniz.
Hibe Raporu'nun hizmet sözleşmesi sayfası ve müşteriye özel teklif, bu kapsamı birlikte okumak için başlangıç oluşturur. Bu rehber belgeyi anlamaya yönelik hazırlık sorularını ele alır. Somut sözleşmenin hukuki değerlendirmesi gerektiğinde ilgili uzmanla kendi teklifiniz üzerinden görüşebilirsiniz.
Program ve dönemi hizmetin kimliği olarak okuyun
Önce teklifin hangi hibe veya teşvik programını ele aldığını bulun. Çağrı, başvuru dönemi ve teslim takvimi belirtilmiş mi? İşletmenizin hangi proje veya faaliyet için hizmet aldığı açık olsun. Birden fazla destek araştırılıyorsa her birinin teklif ve kapsam ilişkisi anlaşılabilsin.
İncelenen HibeRaporu metni, müşterinin kabul ettiği teklifte belirlenen tek program ve döneme bağlı hizmeti açıklar. Başka bir program veya yeni dönem için kapsamın ayrıca belirlenmesine ilişkin hükümler bulunur. Bu nedenle şirket içindeki proje listesini teklifin hangi satırlarıyla eşleştirdiğinizi yazın. Yeni bir fikir gündeme geldiğinde bunun mevcut iş planına etkisini görüşün.
Hibe danışmanı ne yapar sorusunu somut çıktılarla tamamlayın
Dosya hazırlığında hangi çalışma teslim edilecek? Uygunluk incelemesi, teknik başvuru metni, iş planı, form veya sistem kayıtlarının her biri ayrı çıktı olarak açıklanabilir. İşletmenin sağlayacağı bilgilerle hazırlanan dosya arasındaki ilişki görülsün. Hibe danışmanı ne yapar sorusu böylece genel hizmet adından uygulamadaki iş bölümüne taşınır.
Hibe Raporu'nun incelenen sözleşmesinde şirket verilerinin analizi, uygunluk incelemesi, teknik proje/başvuru dosyası ve iş planı hazırlığı ile ilgili sisteme yetkili erişimle yükleme hizmeti ele alınır. Şirketinizin teknik ve mali bilgileri için sorumluları belirleyin. Hazırlanan çıktıyı kimin hangi kayıtla kontrol edeceği baştan konuşulsun.
Kurgusal bir görüşmede işletme yalnız başvuru hazırlığı beklerken üretim ekibi proje uygulaması boyunca da hizmet alınacağını düşünebilir. Bu beklentileri ayrı maddeler olarak yazın. Teklif ve sözleşmede hangi aşamanın nasıl ele alındığını okuyun. İş başlangıcındaki bu çalışma, sonraki görevlerin daha anlaşılır paylaşılmasını sağlar.
Başvuru hazırlığıyla sonraki işlerin kapsamını karşılaştırın
Bir proje dosyasının hazırlanması, satın alma ve ödeme talep dosyaları gibi sonraki süreçlerle bağlantılıdır. İncelenen HibeRaporu metni, proje uygulaması ve bu sonraki işler için ayrıca kapsam belirlenmesini ele alır. Teknik uzman, tercüme, resmî gider veya yetkili meslek mensubu gerektiren işler bakımından ilgili hükümleri de okuyun.
Hibe proje yazma hizmeti görüşmesinde gerekli mühendislik, mali müşavirlik veya başka uzmanlık işlerini açıkça adlandırın. Hangi kaydın işletmeden geleceği ve hangi hizmetin ayrı değerlendirme gerektirdiği belli olsun. Dosya hazırlık takviminizde bu işlerin sorumlusu ve beklenen günü yer alsın.
| Okuma başlığı | Teklif ve sözleşmede aranacak bilgi | Şirketin hazırlığı |
|---|---|---|
| Program | Ad, dönem ve proje | İş ihtiyacının açıklaması |
| Çıktı | Hazırlanacak dosya ve kayıtlar | Teknik ve mali bilgi sorumluları |
| Takvim | Teslim ve bilgi sağlama düzeni | Mevcut belge listesi |
| Ücret | Hesaplama ve doğduğu olay | Ödeme koşullarının incelenmesi |
| Diğer işler | Uzmanlık ve ek kapsam | Beklenti ve iş bölümü listesi |
Ücretin hangi olayla ilişkilendirildiğini okuyun
Hibe danışmanlık ücreti araştırmasında oran kadar, bedelin hangi gerçekleşmeyle doğduğunu da inceleyin. Banka tahsilatı, destek kararı veya başka bir olay sözleşmede farklı biçimde ele alınabilir. Kendi teklifinizin güncel hükümlerini esas alın. Hesaplama tabanı ve KDV açıklaması da aynı bölümde görülebilsin.
İncelenen HibeRaporu metninde hizmet bedeli başarı primi yapısıyla açıklanır. Nakdi destek bakımından müşterinin hesabına geçen tutar, ilgili SGK hizmeti bakımından fiilen gerçekleşen prim tasarrufu ele alınır. Güncel oran ve ayrıntılar için sözleşmenin ücret bölümünü okuyun. Şirket içinde ödeme planı hazırlanırken bu gerçekleşme kaydının kimden sağlanacağını da belirleyin.
Sistem işlemini yetkili kullanıcı düzeniyle birlikte planlayın
Hibe dosyası hazırlama sürecinde resmî sisteme hangi kişinin hangi yetkiyle işlem yapacağı konuşulmalıdır. İncelenen hizmet metni, sistemin yetkili kullanıcı düzenine göre yükleme adımının birlikte tamamlanmasını da açıklar. İşletme içindeki bilgi ve işlem sorumluları bu plana göre hazırlık yapabilir.
Son kontrolde hangi dosya sürümünün kullanılacağı belli olsun. Yeni teklif, belge düzeltmesi veya ek açıklama geldiyse ilgili form ve tablolar da kontrol edilsin. Gönderim veya yükleme kaydı, dosyanın hangi aşamaya geçtiğini takip etmek için saklanabilir. Şirket ve danışman aynı güncel belge listesi üzerinden çalışsın.
İlk görüşmenin sonunda beklentileri yazılı özetleyin
Hibe danışmanlık sözleşmesi ve teklif incelendikten sonra açık kalan konular için kısa bir soru listesi hazırlayın. Hangi belgeyi işletmenin sağlayacağı, hangi çıktının hazırlanacağı ve sonraki kontrolün ne zaman yapılacağı belli olsun. HibeRaporu panelinde şirket profilinizi hazırlayıp hizmetler bölümünden görüşmeye başlayabilirsiniz.
İlk adım olarak teklifinizdeki program adını ve beklenen çıktıyı kendi proje notunuzla karşılaştırın. Hibe Raporu ekibiyle görüşmede teknik hazırlık, belge temini ve sistem adımını aynı iş planına bağlayabiliriz. Böylece hizmet kapsamı, şirketinizin gerçek hazırlığıyla birlikte okunabilir hâle gelir.
Kapsam sabitken iki şube ayrı saha ziyareti istiyorsa
Bir üretici aynı programa iki tesisinin hazırlık düzeyini görmek için başvuru öncesi inceleme istesin. Teklifte yalnız bir saha ziyareti var ve tesisler farklı illerdeyse ikinci ziyaretin kapsamı belirsizdir. Bir hibe danışmanlık sözleşmesi üzerinde görüşürken ilk tesiste hangi gözlemin yapılacağını ve ikinci tesisin kayıtlarının masa başında değerlendirilip değerlendirilemeyeceğini yazın. İki teklifin hibe danışmanlık ücreti aynı görünse bile yol gideri, ikinci ziyaret ve tesis bazında teslim edilecek notlar farklıysa hizmetler karşılaştırılabilir hale gelmemiştir.
