Üç tedarikçiden fiyat almak, üç karşılaştırılabilir teklifiniz olduğu anlamına gelmez. Aynı makine başlığı altında farklı kapasite, aksesuar ve teslim kapsamı sunulmuş olabilir. Hibe başvurusu için proforma hazırlığında tedarikçiye verilecek ortak teknik tanım bu nedenle önemlidir. Karşılaştırma, önce hangi işin satın alınacağını açıklamakla başlar.
Hibe Raporu proje ve dosya hazırlığında işletmenin teknik ihtiyacını ve mevcut kayıtlarını birlikte değerlendirir. Bu rehber, teklif toplamadan önce oluşturabileceğiniz ihtiyaç listesini ve fiyat karşılaştırmasını somut bir örnekle anlatır.
Tedarikçilere aynı ihtiyacı gönderin
Önce satın alacağınız ürünün işlevini, çalışacağı ürün veya süreci ve gerekli teknik özellikleri yazın. Kapasite ölçü birimi, enerji ihtiyacı ve gerekli yardımcı parçalar belli olsun. Gereksiz marka kısıtlarıyla ihtiyacı daraltmak yerine projenin gerçekten ihtiyaç duyduğu özellikleri teknik ekibinizle açıklayın.
Kurgusal bir işletme belirli bir ambalajı kapatacak makine arıyor olsun. İlk tedarikçiye yalnız “paketleme makinesi”, diğerine ambalaj ölçüsü ve hedef kapasite gönderilirse tekliflerin farklı çıkması şaşırtıcı değildir. İlk açıklamayı ortaklaştırmak, karşılaştırma sonunda fiyat farkının nereden geldiğini anlamayı kolaylaştırır.
Fiyat kapsamını satırlara ayırın
Teklifte ana makine, zorunlu aksesuar, kurulum, taşıma ve eğitim gibi kalemlerin durumunu işaretleyin. Bir hizmetin dahil olmadığının belirtilmesi, bütçede sıfır maliyet anlamına gelmez. Ayrı alınacaksa bunun için kaynak ve sorumlu belirleyin.
A teklifinin 400.000 TL ana ekipman ve 20.000 TL kurulum, B teklifinin 395.000 TL ana ekipman ve 70.000 TL kurulum içerdiğini varsayalım. Yalnız ana ekipmanı karşılaştırırsanız B daha düşük görünür. Bu kurgusal örnekte iki kalemin toplamı A için 420.000 TL, B için 465.000 TL'dir. Vergi, nakliye ve başka kalemler ayrıca açıklanmalıdır. Bu hesap bir destek oranı veya hak ediş hesabı değildir.
| Kalem | A teklifinde | B teklifinde | Karşılaştırmada yapılacak iş |
|---|---|---|---|
| Ana ekipman | 400.000 TL | 395.000 TL | Teknik eşdeğerlik kontrolü |
| Kurulum | 20.000 TL | 70.000 TL | Aynı hizmetin fiyatlandığını doğrulama |
| Diğer gider | Açıklama bekliyor | Açıklama bekliyor | Eksik kapsamı tamamlama |
| İki kalem toplamı | 420.000 TL | 465.000 TL | Vergi ve diğer kalemlerden ayrı izleme |
Teklif sayısını programın kendi kuralından araştırın
Hibe için kaç teklif gerekir sorusunu şirketinizin alışılmış satın alma yöntemiyle cevaplamayın. İncelenen programın güncel başvuru, satın alma ve uygun harcama açıklamalarını okuyun. Bir çağrıda istenen teklif düzeni, başka bir destek için kendiliğinden geçerli olmaz.
Hibe için kaç teklif gerekir araştırmasında sayının yanında teklifin içeriğini de kontrol edin. İmzaya, geçerlilik tarihine, para birimine, teknik ayrıntıya veya ek belgeye ilişkin koşullar varsa bunları aynı kontrol listesine alın. Sırf dosya sayısı tamamlandı diye teknik olarak karşılaştırılamayan kayıtları hazır kabul etmeyin.
Teknik farkı fiyat farkından önce açıklayın
Bir makinenin daha yüksek kapasite veya farklı malzeme sunması fiyatı etkileyebilir. Projenizin bu özelliğe gerçekten ihtiyaç duyup duymadığını teknik ekiple değerlendirin. Hibe için iş planı içindeki hedefle alınacak ekipmanın işlevi birbirini açıklamalıdır.
Kurgusal örnekte B teklifi daha yüksek toplam fiyatla birlikte farklı bir otomasyon seçeneği içeriyor olabilir. Bu özelliğin üretim sürecine katkısı bilinmeden yalnız toplam fiyatla seçim yapmak eksik kalır. Dosyanızdaki seçim gerekçesi, belirli bir tedarikçiyi övmek yerine proje ihtiyacı ve karşılaştırılabilir bilgiler üzerinden kurulmalıdır.
Döviz ve ödeme koşullarını ayrı sütunda tutun
Farklı para birimlerinde gelen teklifleri şirket içi karşılaştırma için ortak bir varsayımla değerlendirebilirsiniz. Kullandığınız kurun tarihini ve kaynağını yazın. Bu iç karşılaştırmanın, programın kabul edeceği mali hesap yöntemiyle aynı olduğunu varsaymayın. Hibe projesinde kur farkı araştırması ayrıca ilgili düzenleme üzerinden yapılmalıdır.
Avans, bakiye ve teslim tarihleri de nakit ihtiyacını değiştirir. Daha düşük toplam bedel, daha erken ödeme gerektirebilir. Hibe bütçesi örneği hazırlarken teknik seçim tablosunu ödeme takvimiyle birlikte okuyun. Şirketin kaynağıyla destek incelemesinin ödeme aşamasını aynı tarih gibi göstermeyin.
Son teklif sürümünü başvuru metniyle eşleştirin
Teklifin geçerlilik süresi dolduysa fiyatın ve kapsamın devam edip etmediğini tedarikçiden teyit edin. Yeni teklif düzenlendiğinde eski toplamı başvuru tablosunda bırakmayın. Şirket içi onay eski teklife dayanıyorsa bunun da güncellenmesi gerekebilir. Hangi kaydın yalnız araştırma, hangisinin son karar için kullanıldığını tarih ve sürüm bilgisiyle açıklayın.
Hibe başvuru formu doldurulurken kullanılan ekipman tanımının ve tutarın son kontrol edilmiş teklifle uyumlu olmasını sağlayın. Değişiklik varsa dosya sorumlusu ilgili tablo ve metinleri de güncellesin. Eski teklifin yanında yenisinin bulunması, hangi sürümün esas alındığını kendiliğinden göstermez.
Hibe dosyası hazırlama sürecinde her teklif için tedarikçi, tarih, teknik kapsam ve bağlı faaliyet bilgisi tutulabilir. Hibe başvuru belgeleri listesindeki kayıtlarla şirket içi karşılaştırma notlarını ayırt edin. Bir değerlendirme notu, resmî olarak istenen teklif belgesinin yerine geçmez.
HibeRaporu panelinde şirket bilgilerinizi hazırlayıp, program kataloğunda araştırdığınız desteğin resmî kaynağını inceleyebilirsiniz. Hibe başvurusu için proforma kayıtlarınızı karşılaştırma tablosuyla birlikte ekibimize getirin. Hangi teklifin neyi içerdiğini ve dosyada hangi açıklamanın eksik olduğunu birlikte değerlendirelim.
Ucuz görünen teklif hangi durumda daha pahalı çıkar?
İki tedarikçiden gelen tutarlar 480.000 TL ve 505.000 TL olsun. İlk teklif kurulum ve nakliyeyi dışarıda bırakıyor, ikinci teklif ikisini de içeriyorsa önce kapsamı eşitleyin. İlk tedarikçinin ayrıca yazılı olarak verdiği kurulum ve nakliye bedeli 38.000 TL ise iki toplam artık 518.000 TL ve 505.000 TL’dir. Bir hibe başvurusu için proforma incelerken para birimini, vergi dahil olup olmadığını ve teklifin geçerlilik tarihini de aynı tabloda gösterin. Hesapta kullandığınız varsayımları tedarikçinin teyit ettiği rakamlardan ayrı tutun.
