Bir proje dosyasındaki tutarsızlık her zaman yanlış rakamdan kaynaklanmaz. Anlatımda yeni bir ürün geliştirmekten söz edilirken bütçede yalnız rutin üretim giderleri bulunabilir. Takvimde altı ay süreceği yazılan iş için teklif başka bir teslim zamanını gösterebilir. Hibe projesi nasıl yazılır sorusunu cevaplarken bu parçaların birbirini açıklaması gerekir. Okuyan kişi yapılacak işi ve istenen kaynağın gerekçesini izleyebilmelidir.
Hibe Raporu'nun dosya hazırlama hizmetlerinde işletmenin hedefi ve mevcut kayıtları birlikte değerlendirilir. Aşağıdaki yöntem, ilk taslağınızı görüşmeye hazırlamak ve ekip içindeki açık noktaları belirlemek için kullanılabilir.
Sorunu ve hedefi aynı paragrafta açıklayın
Projenizin başlangıcında bugün yaşanan sorunu somut biçimde yazın. Sorun müşteriye, üretime veya işletmenin belirli bir sürecine nasıl yansıyor? Ardından projenin sonunda oluşmasını istediğiniz değişikliği açıklayın. Genel büyüme hedefiyle ölçülebilir bir proje çıktısını birbirinden ayırın.
Kurgusal bir gıda üreticisinin ürün etiketleme sürecinde sık hata yaşadığını düşünelim. İşletmenin hedefi yalnız yeni cihaz satın almak olmayabilir. Hata nedenlerini belirlemek, uygun çözümü seçmek, sistemi kurmak ve sonuçları izlemek gibi faaliyetler gerekebilir. Bu örnek, proje anlatımının satın alma listesinden daha geniş olduğunu gösterir.
Her faaliyeti bir çıktıya bağlayın
Hibe için iş planı hazırlarken ekip üyelerine görev listesi vermekle yetinmeyin. Hangi faaliyet sonunda hangi çıktı elde edilecek, çıktının tamamlandığı nasıl görülecek ve kim sorumlu olacak? Bu sorular anlatımı uygulanabilir hâle getirir.
Kurgusal etiketleme projesinde ilk faaliyet mevcut hataların sınıflandırılması olabilir. Çıktı, hata türlerini ve sıklığını gösteren bir inceleme notudur. İkinci faaliyet çözüm seçeneklerinin teknik karşılaştırmasıdır. Bunun çıktısı karşılaştırılabilir teklifler ve seçim gerekçesi olabilir. Faaliyetlerin bütçeyle ilişkisinin kurulması da bu aşamada kolaylaşır.
Hibe proje örnekleri incelerken başka işletmenin faaliyetlerini kendi projenize taşımadan önce bu bağı arayın. Bir örneğin bölüm başlıkları yararlı olabilir, fakat işin gerekçesi ve uygulama kapasitesi sizin işletmenize dayanmalıdır.
Formdaki her rakamın dayanağını bulun
Hibe başvuru formu doldurulurken aynı bilginin farklı bölümlerde tekrar kullanılması gerekebilir. Toplam bütçenin, faaliyet tablosunun ve teklif kayıtlarının aynı sürümle uyumlu olduğunu kontrol edin. Bir ekip üyesi teklifi güncellediğinde ilgili form alanlarının da kontrol edilmesi için dosya sorumlusu belirleyin.
Hibe başvurusu için proforma toplarken teknik ihtiyacınızı tedarikçiye açıkça iletin. Fiyatın hangi ürün, özellik ve teslim kapsamı için verildiğini kaydedin. Hibe için kaç teklif gerekir sorusunu seçtiğiniz programın güncel başvuru dokümanından araştırın. Şirket içi satın alma karşılaştırmasıyla resmî başvuruda aranan kayıtların kapsamı aynı olmayabilir.
Belgeleri başlığa göre değil soruya göre düzenleyin
Hibe başvuru belgeleri klasörünü yalnız dosya adlarından oluşan bir yığın hâline getirmeyin. Her belge hangi bilgiyi açıklıyor, hangi döneme ait ve güncel sürüm hangisi? Bu soruların cevabı kısa bir belge listesinde yer alsın. Aynı dosyanın farklı isimlerle çoğaltılması yerine sürüm takibi yapın.
| Değerlendirme sorusu | Hazırlıkta incelenecek kayıt | Sorumlunun notu |
|---|---|---|
| İşletme ne yapıyor? | Faaliyet ve şirket kayıtları | Üretimle kayıt arasındaki ilişki |
| Proje neyi değiştirecek? | İhtiyaç ve hedef açıklaması | Mevcut durumun dayanağı |
| Gider neden gerekli? | Teknik tanım ve teklif | İlgili faaliyet |
| Ne zaman uygulanacak? | İş ve teslim takvimi | Bağımlı işler |
| Kaynak nasıl sağlanacak? | İç bütçe ve ödeme planı | Açık kalan finansman varsayımı |
Hibe başvurusunda bilanço istenir mi sorusunu seçilen programın belge listesiyle değerlendirin. Gerekli görülen mali kayıtların hangi döneme ait olacağını ve kimden temin edileceğini belirleyin. Vergi borcu olan hibe alabilir mi sorusunda da program koşullarını ve başvurunun hangi aşamasının incelendiğini açıklığa kavuşturun. Bütün desteklere uygulanacak tek cevapla hareket etmeyin.
Program belgesini taslak boyunca masada tutun
Hibe başvurusu nasıl yapılır araştırması, formu açmadan önce programın amaç ve kapsamını okumayı gerektirir. Projenizin hedefiyle programın desteklemek istediği faaliyet arasında bağ kuramıyorsanız metni uzatmak bu boşluğu kapatmaz. Önce doğru programın incelenip incelenmediğini değerlendirin.
KOSGEB'in Girişimci Destek Programı sayfasında başvuru, değerlendirme ve proje bilgilerine ilişkin farklı formlar bulunur. Bu, yalnız tek bir anlatım metninin değil, başvurunun farklı parçalarının da hazırlık gerektirebileceğini gösterir. Kendi programınızın güncel form ve açıklamalarını esas alın.
Son okumayı dosyayı hazırlamayan biriyle yapın
Son kontrolde okuyucuya yatırımınızı önceden anlatmayın. Önce taslağı okusun ve yapılacak işi kendi cümleleriyle açıklasın. Hedef, faaliyet veya bütçe arasında kuramadığı bağlantıları işaretleyin. Bu çalışma resmî değerlendirme sonucunu öngörmez, fakat anlatımdaki boşlukları görmenize yardımcı olur.
Hibe dosyası hazırlama sürecinde düzeltmeleri gerekçeleriyle kaydedin. Hibe proje yazma hizmeti alıyorsanız işletmenizin doğrulayacağı bilgilerle danışmanın hazırlayacağı metin ve tabloları baştan belirleyin. Hibe başvuru danışmanı ile görüşmede, hangi kararın işletme tarafından verileceğini ve hangi belgenin beklendiğini konuşun.
HibeRaporu panelinde şirket profilinizi hazırlayabilir, program kataloğundan araştırmanızı daraltabilirsiniz. İlk taslağınızla birlikte tekliflerinizi ve açık sorularınızı getirin. Ekibimizle projenizin anlatımı, bütçesi ve belgeleri arasındaki bağı değerlendirelim.
Başarı göstergesi kişi mi, katılım günü mü?
Üç günlük bir eğitime aynı sekiz çalışan katılırsa listelerde toplam 24 katılım günü görülür. Projede hedef sekiz kişinin beceri kazanmasıysa bu sayı 24 farklı çalışan olarak yazılamaz. Bir hibe başvuru formu doldururken katılımcı listesinde kişiyi tekilleştiren işletme içi kodu, devam çizelgesinde ise günü kullanın. Öğrenme hedefi varsa son uygulamanın sonucunu da kişiyle eşleştirin. Böylece eğitim bütçesindeki 24 kişilik günlük yemek hizmetiyle sonuç bölümündeki sekiz katılımcı birbiriyle çelişmez.
