Bir AB projesi bütçesi hazırlarken her ortağın üstlendiği işi, bu iş için gereken kaynakları ve gideri hangi kuralla hesapladığınızı aynı tabloda gösterin. Önce uygun maliyeti bulun, sonra çağrıdaki hibe oranını uygulayın. Şirketinizin karşılayacağı tutarı ancak bu iki adımı tamamlayınca görebilirsiniz. Örneğin Ufuk Avrupa’da bir alt yükleniciye yaptırılan iş uygun bir doğrudan gider olabilir. Buna rağmen aynı tutar üzerinden dolaylı gider hesaplamak bütçeyi şişirir.
Çağrı hangi bütçe modelini kullanıyor?
Konu sayfasından eylem türünü, finansman oranını ve kullanılacak bütçe şablonunu alın. Bunları teklif dosyanızın ilk sayfasında çağrı koduyla birlikte saklayın. Aşağıdaki hesap, Ufuk Avrupa’da bir şirketin yenilik eylemine katılımını örnekler. Erasmus+, başka bir AB programı veya farklı bir eylem için o çağrının belgelerindeki kuralları kullanın. Ufuk Avrupa Tüzüğü, 34–36. maddeler
Çağrı götürü bedelle (lump sum) yürütülüyorsa başvuru aşamasında gerçekçi bir kaynak tahmini yapmanız hâlâ gerekir. Uygulamada ise Komisyon, dönemsel ödemeyi kabul edilen iş paketlerinin payları üzerinden değerlendirir. Örneğin bir laboratuvar raporunda hangi testlerin yapıldığı ve ilgili iş paketinin nasıl tamamlandığı görülebilmelidir. Arşivinizde fatura bulunması tek başına o teknik işi açıklamaz. Komisyonun götürü bedelli hibeler için uygulama rehberi
Götürü bedel ile gerçekleşen maliyette ödeme nasıl değişir?
Bir pilot hattı kurmayı taahhüt ettiğinizi düşünün. Götürü bedel (lump sum) sözleşmesinde dönem sonundaki soru şudur: Ekip sözleşmede tarif edilen hattı kurup test etti mi? Gerçekleşen maliyet (actual cost) esaslı bir gider kaleminde teknik çalışmanın yanında ikinci bir soru vardır: Hangi uygun gider gerçekten doğdu ve muhasebe kayıtlarında nerede görülüyor?
| Dosyada neyi kontrol edersiniz? | Götürü bedel | Gerçekleşen maliyet |
|---|---|---|
| AB katkısının dayanağı | Kabul edilen iş paketinin sözleşmedeki sabit payı | Kabul edilen uygun maliyet ve sözleşmedeki finansman oranı |
| Dönem raporunun dayanağı | Pilotun kurulum tutanağı, test kayıtları ve teknik rapor | Teknik rapora ek olarak bildirilen giderle eşleşen mali kayıtlar ve destekleyici belgeler |
| Harcama tahminden düşükse | İş paketi tam kabul edilirse tasarruf tek başına sabit payı düşürmez. | Gerçekleşmeyen gideri mali bildirime ekleyemezsiniz. |
Temsili hesap: Pilotun bütçesini 100.000 avro, gerçekleşen ve uygun bulunan maliyetini 90.000 avro varsayalım. Gerçekleşen maliyet modelinde örnek hibe oranı %70 ise AB katkısı 63.000 avrodur. Diğer senaryoda sözleşme bu iş paketine 70.000 avro götürü pay ayırmışsa ve paket tam kabul edilmişse esas alınan pay 70.000 avrodur. Bunlar katkı tutarlarıdır; daha önce ödenen avans, sonradan hesaba yatacak bakiyeyi değiştirir. Ufuk Avrupa örnek hibe sözleşmesi, madde 6 ve 22
“Toplu ödeme” bütün hibenin tek seferde yatırılacağı anlamına gelmez. Komisyonun iş paketi esaslı modelinde, pilotun yarısını bitirmek ara dönemde payın yarısını isteme hakkı vermez. Paket tamamlanınca sonraki dönemde bildirilebilir. Proje sonunda teknik nedenlerle veya mücbir sebeple tamamlanamayan iş için gerekçeli kısmi kabulü yetkili kurum değerlendirir. Harcanan bütçenin yüzdesi, tamamlanan işin yüzdesini belirlemez. Komisyon rehberi, bölüm 6: raporlama ve ödemeler
Personel maliyetini görevden başlayarak yazın
Bir pilot üretim denemesinde “iki mühendis çalışacak” demek bütçe için yetersiz kalır. Deneme düzeneğini kuracak mühendisin kaç gün sahada olacağını, ölçümleri inceleyecek uzmanın ne kadar zaman ayıracağını ve kimin raporu hazırlayacağını ayrı yazın. Bir kişinin aynı tarihlerde başka bir iş paketinde de tam zamanlı görünüp görünmediğini kontrol edin. Koordinatörün birleştireceği personel planıyla şirketin ayırabileceği zaman örtüşmelidir. Proje ortaklığında iş paketi ve kişi-ay hesabı
İç tahmin için örneğin 40 gün ile günlük 300 avroyu çarparak 12.000 avro yazabilirsiniz. Bu rakamı kullanan kişinin, günlük tutarın hangi kayıttan geldiğini ve süre tahminini kimin onayladığını bulabilmesi gerekir. Teklife ve sonraki mali bildirime girilecek personel tutarını hesaplarken hibe sözleşmesindeki maliyet yöntemini izleyin. Müşteriye kestiğiniz günlük danışmanlık fiyatı, şirketin personel maliyetinden farklı olabilir.
Hizmet alımı ile alt yükleniciliği ayırın
Bir dış laboratuvardan malzeme almanızla proje tanımında size düşen bir test faaliyetini bütünüyle ona yaptırmanız farklı bütçe soruları doğurur. Teklif isteyen ekip önce işi tarif etsin. Dış kuruluş yalnızca standart bir girdi mi sağlıyor, yoksa projenin tanımlanmış bir görevini mi yürütüyor? Sınıflandırmayı bu görev ve çağrı sözleşmesi üzerinden yapın. Faturada “hizmet” yazması, dolaylı gider hesabına hangi tutarın gireceğini belirlemeye yetmez.
| Bütçe satırı | Başvuru öncesi kontrol |
|---|---|
| Personel | İş paketi, süre tahmini ve maliyetin dayanağı aynı kuruluşla ilişkilendirilebiliyor mu? |
| Sarf ve satın alınan hizmet | Miktar, fiyat ve projede kullanım amacı açıklanmış mı? |
| Alt yüklenici | Dışarı verilen görev teknik dosyada tanımlı mı? Bedel dolaylı gider tabanından çıkarılmış mı? |
| Eş finansman | Hibenin karşılamadığı uygun maliyet ile ayrıca ödenecek uygun olmayan giderler ayrı görülüyor mu? |
Dolaylı gideri ve şirket payını aynı örnekte hesaplayın
Temsili bir Ufuk Avrupa bütçesi düşünelim. Bir şirketin uygun doğrudan giderleri 60.000 avro personel, 20.000 avro sarf ve 20.000 avro alt yüklenicilikten oluşsun. Tüzüğün 35. maddesindeki yüzde 25 sabit oranı uygulayalım. Bu örnekte başka bir gider, özel maliyet yöntemi veya tavan bulunmadığını varsayıyoruz.
- Doğrudan uygun maliyet üç kalemin toplamıyla 100.000 avro olur.
- Alt yüklenicilik tutarını çıkarınca dolaylı gider tabanı 80.000 avro kalır. Dolaylı gider 80.000 × %25 = 20.000 avro olur. Tüzük, üçüncü kişilere verilen mali desteği ve dolaylı gideri zaten içeren belirli maliyetleri de taban dışında tutar.
- Toplam uygun maliyet 120.000 avrodur. Bu şirket için çağrıda yüzde 70 hibe oranı uygulandığını varsayarsak AB katkısı 84.000 avro, şirketin karşılayacağı uygun maliyet 36.000 avro olur.
Tam 100.000 avroya yüzde 25 uygulasaydınız dolaylı gideri 5.000 avro yüksek gösterirdiniz. Aynı yüzde 70 oranıyla beklenen hibeyi de 3.500 avro fazla hesaplardınız. Teklifi göndermeden önce ekipten ikinci bir kişinin yalnızca hesap tabanını ve dışarıda bırakılan kalemleri denetlemesi bu hatayı yakalayabilir.
Eş finansmanı ödeme takvimine bağlayın
Örnekteki 36.000 avro, şirketin karşılayacağı toplam uygun maliyet payıdır. İlk ay kasada bulunması gereken tutarı belirlemek için ayrıca ödeme takvimi hazırlayın. Alt yüklenici işe başlarken avans istiyor ve personel ücretleri her ay ödeniyorsa bunları gerçek tarihlerine yerleştirin. Beklenen ön finansmanı da sözleşmedeki koşul ve tarihe göre yazın. Şirketin dönem içinde en fazla ne kadar paraya ihtiyaç duyduğu, aylık giriş ve çıkışlardan görülür. Hibe projelerinde öz kaynak ve nakit akışı
Hibe Raporu ekibiyle görüşürken çağrı belgesi, iş paketi dağılımı, gider tahmini ve finansman planını birlikte hazırlayın. Paneldeki simülasyon bölümüne erişmek için giriş gerekir. Programınıza uygulanacak oranı ve gider kapsamını ilgili çağrının belgelerinden doğrulayın. Simülasyona giriş · Giriş yapmadan uygunluk analizi hizmetini inceleyin
