Sipariş karşılama sağlayıcısının faturası tek toplam içerebilir; fakat mal kabul, depolama, ürün toplama, paketleme, sevk ve iade farklı işlerdir. Satış hesabından yapılan net kesinti bu hizmetlerin hepsini açıklamayabilir. Destek araştırmasından önce hizmet paketinin kendi hareketlerini görünür hale getirin.
“fulfillment gideri desteği” aramasında ilk soru giderin ticari adı değil hangi işlemin yapıldığı olmalıdır. Hibe Raporu ile ön incelemede hizmet sözleşmesini, fatura dönemini ve işlem dökümünü birlikte sunabilirsiniz. Bu rehber herhangi bir sağlayıcı veya faturanın destek kapsamına kabul edildiğini söylemez.
Ürünün depodaki hareketlerini tek bir örnekte izleyin
Bir ürün partisinin depoya girişinden müşteriye gönderimine kadar hangi olayların kayıt oluşturduğunu belirleyin. Mal kabul kaydı, depoda kalma dönemi ve sipariş çıkışı aynı tarih veya belgeye sahip olmayabilir. Her hareketin sistemdeki kimliği sonraki eşleştirmeyi kolaylaştırır.
Temsili bir ürünün depoya girdiği ay satılmadığını düşünün. Depolama hizmeti oluşurken sipariş çıkışı oluşmamış olabilir. Bir sonraki ay sevk gerçekleştiğinde farklı bir hizmet hareketi doğar. Bu olayları aynı satış ayına zorla toplamayın; fatura dönemi ve işlem dönemi ilişkisini açıklayın.
Sipariş karşılama hizmeti desteği araştırılırken bu kayıtlar hizmetin ne yaptığını gösterir. Ancak ticari işlemin açıklanmasıyla kabul edilecek giderin belirlenmesi ayrı aşamalardır. İlgili programın yararlanıcı, hizmet ve diğer koşulları kendi güncel kaynağından kontrol edilir.
Depo alanı kiralamakla operasyon hizmetini ayırın
Şirket bir alanı doğrudan kiralıyor olabilir veya sağlayıcının tesisinde işlem başına ücret ödüyor olabilir. İki model aynı fiziksel ürüne hizmet etse de sözleşme tarafları ve bedel yapısı farklıdır. Önce kendi modelinizi açıklayın; destek başlığını yalnız faturada geçen depo sözcüğüne göre seçmeyin.
Yurt dışı depo desteği araştırmasında sözleşmenin yer kullanımını mı yoksa operasyon hizmetini mi anlattığını belirtin. Kira, depolama ve başka işlem bedellerini tek toplamda bırakmak hangi düzenlemenin inceleneceğini belirsizleştirebilir. İşlem modeline göre resmî kaynak yolu ayrıca doğrulanmalıdır.
Aynı tedarikçi hem alan hem sevk hizmeti sunuyorsa kapsam ekini ayrı okuyun. Sabit bedel, değişken bedel ve minimum taahhüt gibi ticari unsurların nasıl hesaplandığı anlaşılmalıdır. Bu unsurların varlığı destek uygunluğu için tek başına olumlu veya olumsuz karar değildir.
İade kaydını ilk gönderimin kopyası gibi kullanmayın
Müşteri iadesinde geri taşıma, kontrol, yeniden stoklama veya başka işler oluşabilir. Sağlayıcı bunları ayrı kayıtlarla gösteriyorsa ilk sipariş kimliğine bağlayın. İadenin ticari sonucu ile alınan operasyon hizmeti aynı bilgi değildir; müşteri geri ödemesi başka bir hareketi açıklar.
Pazaryeri komisyon desteği araştırması varsa komisyon düzeltmesini depo işleminden ayırın. Aynı sipariş birden fazla hesabı etkileyebilir. Tek sipariş kimliği ortak bağlantı sağlar; giderlerin aynı nitelikte olduğunu göstermez. Her satırın sağlayıcısı ve açıklaması kendi belgesinde bulunmalıdır.
İade ve düzeltme kaydı rehberi rapor sürümlerini korumaya yardımcı olur. Geç gelen bir düzeltme varsa ilk dökümü silmeyin. Yeni hareketin hangi önceki kaydı düzelttiğini açıklayan bir bağlantı oluşturun.
Fatura toplamına açıklamasız dengeleme satırı eklemeyin
Mutabakatı devralacak kişinin sağlayıcı raporundaki kısaltmaları da çözebilmesi gerekir. Bir kod sözlüğü hazırlayıp işlem türünü, açıklamayı veren kaynağı ve kontrol tarihini ekleyebilirsiniz. Aynı kodun farklı dönemlerde farklı hizmeti gösterip göstermediğini sağlayıcıyla doğrulayın.
İşlem dökümüyle fatura toplamı farklıysa önce vergi, dönem farkı, kur, sabit ücret veya önceki düzeltme gibi açıklamalar araştırılır. Hangi unsurun bulunduğu sözleşme ve sağlayıcı kaydıyla doğrulanmalıdır. Farkı kapatmak için tahminî bir rakam üretmek mutabakatı tamamlamaz.
E-ihracat danışmanlığı görüşmesinde çözülememiş farkları açık soru olarak sunun. İşlem numarası, dönem, belge adı ve sağlayıcıya sorulan soru belli olsun. Hesabı doğrulayan kişinin notunu dosyada tutmak, aynı sorunun farklı ekiplerce tekrar araştırılmasını azaltır.
E-ihracat destek başvurusu için hazırlanacak nihai dosyada şirketin iç mutabakatıyla resmî ödeme şartları birlikte kontrol edilir. Hibe Raporu ile ilk incelemede hizmet haritanızı paylaşabilir, ekstre ayrıştırma rehberinden yararlanabilirsiniz. Sonuç, tek toplamdan ziyade açıklanabilir bir işlem zinciri olmalıdır.
Resmî kaynaklar ve kontrol yolu
Ticaret Bakanlığının e-ihracat genelgesindeki sipariş karşılama çerçevesi araştırma kaynağıdır. Aşağıdaki işlem ayrımı şirket içi öneridir; bütün paket bedelinin destekleneceği sonucu çıkarılamaz.
Paket bedelinin hangi işi karşıladığını gösterin
Sözleşme, dönem dökümü ve örnek sipariş ilişkisini Hibe Raporu e-ihracat dosyası görüşmesine hazırlayın. Açıklanamayan kesintiyi sessizce bütçeye dahil etmeyin.
Bir sipariş iki kolide çıkarsa kaç paketleme bedeli doğar?
Bir mağaza tek siparişte bir lamba ile kırılabilir yedek cam satsın. Sağlayıcı camı ayrı kolide çıkarınca sistemde bir sipariş, iki paket ve iki taşıma etiketi görünür. Sözleşmedeki toplama tarifesi sipariş başına, ambalaj tarifesi koli başına ise ikisini aynı adetle çarpmak faturayı yanlış açıklar. Ekip fulfillment gideri desteği için hazırlık yaparken sipariş kimliğini iki etiketle eşleştirip her hizmetin birimini yanına yazabilir. Sipariş karşılama faturasında ayrıca taşıma bedeli yer alıyorsa hangi etiketin hangi sevke ait olduğu da kontrol edilebilir.
