E-ihracat fulfillment desteği belgeleri hazırlanırken hizmet sağlayıcıyı, ülkeyi, ürünü, siparişi, faturayı ve ödemeyi birlikte eşleştirin. Depoda ürün bulunması, o depoya ilişkin her giderin aynı kapsamda destekleneceği anlamına gelmez. Depolama hizmeti, sipariş hazırlama ve depo kirası farklı işlemler olabilir. İlk adımınız, aldığınız hizmetin kapsamını açıklamak ve belgeleri bu kapsama göre ayırmak olmalıdır. Bu rehber, 5986 sayılı Karar kapsamındaki sipariş karşılama hizmeti desteğine yönelik dosya hazırlığını anlatır.
Hizmetin kapsamını depo adresinden önce belirleyin
Güncel genelgenin 15. maddesinde birim başına sipariş karşılama, iade kabul ve depolama giderleri yer alır. Komisyon, üyelik, ürünün ülkeden geri çekilmesi ve imhası gibi giderler aynı kapsamda değerlendirilmez. Bu nedenle “lojistik hizmeti” başlıklı tek bir toplamla ilerlemeyin.
Teklifinizde hangi işlemlerin bulunduğunu yazın: Ürünün rafta tutulması mı, sipariş için toplanıp paketlenmesi mi, etiketleme veya başka bir hizmet mi? Her kalemin ölçü birimini ve ilgili kaydını belirleyin. Faturada kullanılan birimle kendi stok raporunuzdaki birim farklıysa farkın nedenini açıklayan not hazırlayın. Belirsiz hizmeti desteklenebilir kabul etmek yerine sağlayıcıdan gerçek işleme uygun döküm isteyin.
Hizmet sağlayıcıyı ülke bilgisiyle kontrol edin
Bakanlığın firma listesi ve pazaryeri/e-ticaret sitesi listesi ülke bazında düzenlenir. Firma listesinde bölge, ülke, firma unvanı ve internet sitesi alanları bulunur. Sağlayıcının adını bulduğunuzda listedeki ülke ile hizmet alınan ülkeyi de karşılaştırın; benzer ticari adları otomatik olarak aynı kuruluş saymayın.
Kontrol notunuzda kaynağın bağlantısını, kontrol tarihini ve eşleştirdiğiniz unvanı saklayın. Sözleşmede farklı bir grup şirketi veya aracı bulunuyorsa bunun hangi hizmeti verdiğini açıklığa kavuşturun. Güncel listede yer almak da şirketinizin, ürününüzün ve harcamanızın bütün destek koşullarını tek başına sağladığını göstermez.
Ön onay dosyasını ürün listesiyle bağlayın
Resmî ön onay formu; sağlayıcı, ülke, hesap kimliği, hizmet kapsamı, ölçü birimleri, fiyat teklifleri ve ürün bilgilerini sorar. Pazaryeri ürün kimliği veya üçüncü taraf sistemindeki ürün kimliği, KTÜN ve ürün bağlantıları bu eşleştirmenin parçalarıdır. İncelemeci kuruluşun raporlama ekranlarına erişimi de formda ele alınır.
Kendi çalışma listenizde ürünün şirketteki stok koduyla sağlayıcı sistemindeki kodunu yan yana yazın. Aynı ürün farklı paket miktarlarıyla tutuluyorsa bunları ayırın. Bir kod değişikliği olduğunda eski raporlara nasıl ulaşılacağını kaydedin. Listeyi güncellemekle ön onayın kapsamını güncellemenin aynı işlem olduğunu varsaymayın; ilgili kaydı ayrıca kontrol edin.
Sipariş karşılama gideri uygunluğu için işletme ve ürün koşullarını da değerlendirmek gerekir. Genel çerçeveyi e-ihracat işletme ve gider uygunluğu rehberimizden inceleyebilirsiniz.
Fatura, dönem raporu ve satış kaydını birlikte hazırlayın
Ödeme başvuru formunda fatura veya kabul edilen harcama belgesi, ödeme kanıtı, ürün başına hizmet giderlerini gösteren dönem raporu, KTÜN bilgileri ve ilgili ülkedeki e-ticaret satış kayıtları yer alır. Pazaryeri dışındaki sağlayıcıdan alınan hizmette hizmet sözleşmesi de istenir. Excel ekleri kendi formatlarında iletilir.
E-ihracat depolama faturası kontrolünde önce dönemi belirleyin. Sonra ürün kodunu, miktarı, birim açıklamasını ve rapor karşılığını karşılaştırın. Aylık fatura ile yalnız belirli bir haftaya ait raporu eşleştirmek eksik bir kontrol olur. Bir belge birkaç ülkeyi veya hizmeti içeriyorsa hangi satırın hangi faaliyete ait olduğunu yardımcı listenizde gösterin.
Satış kaydıyla hizmet giderinin aynı şeyi ölçmediğini de unutmayın. Depolanan ürün, gönderilen sipariş ve gerçekleşen satış sayıları farklı olabilir. Bu farkları tahminle eşitlemeyin; stok hareketi, sipariş ve satış raporlarındaki açıklamaları inceleyin. Kendi mutabakatınız resmî raporların yerine geçmez, kayıtların birbiriyle nasıl bağlantılı olduğunu gösterir.
Mahsuplaşma ve aracılı hizmette belge zincirini koruyun
Resmî ödeme formu, hizmet pazaryerinden alınıp mahsuplaşmayla ödendiğinde bu durumun ödeme tipinde belirtilmesini öngörür. Aracı üzerinden yansıtılan hizmette ise çift taraflı harcama belgeleri istenir. Yalnız sizin ödediğiniz toplamı saklayıp hizmetin kaynağıyla bağlantıyı kaybetmeyin.
E-ihracat lojistik hizmet sözleşmesini incelerken faturayı kimin düzenlediğini, hizmeti kimin sunduğunu ve ödemenin hangi kayda bağlandığını birlikte yazın. Aracının ayrıca aldığı bedeli asıl sipariş karşılama tutarıyla birleştirmeyin. Sözleşme eki, hizmet dökümü ve ödeme referansları farklı kişilerdeyse dosyayı hazırlamadan önce sorumlularını belirleyin.
Depolama hizmetiyle depo kirasını karıştırmayın
Güncel e-ihracat genelgesinin depo kira desteği maddesi kaldırılmıştır. Birim kira desteğindeki e-ticaret depolarından nihai müşteriye gönderimlerde ise 15. maddedeki depolama dışındaki ilgili giderler, Genel Müdürlüğün uygun görüşüyle desteklenebilir. Depolama sunmayan firmalar için de bu özel yol öngörülür.
Bu nedenle eski bir depo kira formunu bulmak, yeni harcamanızı o form üzerinden sunmanız gerektiğini göstermez. Kendi kontrol listenizde “depo kira sözleşmesi”, “depolama hizmeti” ve “sipariş karşılama hizmeti” için ayrı başlıklar açın. Bir faturanın içinde birlikte yazılmışlarsa dayanakları ayırın. Aynı depolama giderini farklı desteklerde tekrar toplamamak için önceki dosya referanslarını da görünür tutun.
Temsili örnek: Aynı ürün için dört işlem
Tamamen temsili bir şirketin raporunda depolama, sipariş hazırlama, iade kabul ve imha satırları bulunduğunu düşünün. Hepsinin aynı ürüne ait olması aynı uygunluk sonucunu doğurmaz. Şu kontrolü yapabilirsiniz:
- Her işlem için hizmet açıklamasını ve dönemini bulun.
- Ürün kodunu ön onay listesindeki kayıtla karşılaştırın.
- Miktar ve birim bilgisini ilgili dönem raporuna bağlayın.
- Fatura ile ödeme veya mahsuplaşma kaydını eşleştirin.
- Farklı kapsamda değerlendirilecek satırları ayırın.
- Eksik kaydı, sağlayacak kişi ve kontrol tarihiyle takip edin.
Bu örnek gerçek müşteri sonucu veya destek tutarı hesabı değildir. Amaç belge sayısını artırmak değil, her tutarın hangi hizmete karşılık geldiğini açıklamaktır.
Başvuru hazırlığını sonuç takibiyle tamamlayın
Destek süresi ön onayı izleyen ayın ilk gününden başlar. Giderler aylık hesaplanır, belgeler çeyrek dönemlerle sunulur; ödeme başvurusu ödeme belgesinden itibaren en geç altı ay içinde yapılır. Takviminizde ürün, sağlayıcı ve belge kontrolünü ayrı iş olarak izleyin.
HibeRaporu; belgelerin ve program uygunluğunun değerlendirilmesi, eksiklerin tamamlanması, dosya hazırlığı, birlikte başvuru ve sonuç takibinde danışmanlık sunar. Sipariş karşılama dosyanızı HibeRaporu ekibiyle değerlendirmek için bizimle görüşebilirsiniz. Diğer platform kesintilerini ayırmak için pazaryeri reklamı ve komisyon giderleri rehberimize de bakabilirsiniz. Nihai değerlendirme yetkili kuruluşundur; destek onayı garanti edilmez.