Pazaryeri raporunu indirdiğiniz gün bütün siparişler kapanmış olmayabilir. Bir müşteri daha sonra iade yapabilir, platform bir kesintiyi düzeltebilir veya banka aktarımı sonraki döneme sarkabilir. Dosyanın ilk sürümüyle son kayıt arasındaki farkı açıklamak için geçmiş veriyi koruyan bir çalışma düzeni gerekir.
Bu rehber, e-ihracat destek başvurusu hazırlığında kullanılabilecek şirket içi bir kayıt yöntemini anlatır. Resmî bildirim yükümlülüğü, başvuru süresi veya kabul edilecek gider hakkında karar vermez. Hibe Raporu ekibine değişen raporu iletirken ilk sürümü ve değişiklik açıklamasını birlikte sunmanız incelemeyi kolaylaştırır.
Bir tarih yerine üç ayrı tarihi kaydedin
Sipariş tarihi, iade işlemi tarihi ve hesabınıza yansıma tarihi farklı olabilir. Bunları tek bir işlem günü sütununa sıkıştırmayın. Hangi olayın hangi dönemi etkilediğini açıklayan kayıt, aynı iadenin iki ayrı ayın raporunda neden göründüğünü anlamanıza yardım eder.
Temsili olarak ayın son gününde teslim edilen bir ürünün sonraki ay iade edildiğini düşünün. Satış ilk raporda bulunurken iade başka raporda görünebilir. Bu iki raporun farklı olması tek başına kayıt hatası değildir. Aynı sipariş kimliğine bağlandıklarında olayın zaman sırası anlaşılır.
Amazon satış raporu destek başvurusu dosyasında kullanılıyorsa raporun oluşturulma anını da saklayın. İşlem dönemi aynı olan iki indirme, sonradan yansıyan düzeltmeler nedeniyle farklı sonuç verebilir. Dosya adına yalnız ay yazmak bu ayrımı göstermeye yetmez.
İlk dosyayı koruyup değişiklik tablosu açın
İlk raporu yeni indirdiğiniz dosyayla değiştirmek yerine salt okunur bir arşiv kopyası tutun. Yeni rapora sürüm numarası verin. Değişiklik tablosuna sipariş kimliği, eski değer, yeni değer, farkın nedeni ve dayanak dosya adını ekleyin. Açıklama henüz bilinmiyorsa bu alanı tahminle doldurmayın.
Bu tablo bir resmî düzeltme formu değildir. Ekip içinde hangi bilginin değiştiğini açıklamak için önerilir. Gönderilmiş bir dosya etkileniyorsa ne yapılacağını ilgili programın işlem yolu ve yetkili incelemeyle belirleyin. Yeni sürümü bilgisayarınıza kaydetmek resmî bildirim yapılmış sayılmaz.
İhracat desteği ödeme belgeleri ile platform raporlarının aynı sürüm dizininde bulunması pratik olabilir. Bununla birlikte bankadan gelen belgenin özgün dosyasını koruyun; açıklama eklemek için belgenin içeriğini değiştirmeyin. Mutabakat notu ayrı bir kayıt olarak tutulabilir.
İadeyi bütün giderlerden otomatik düşmeyin
Bir satışın iptal olması reklam, depolama ve sevk hareketlerinin tamamının geri alındığı anlamına gelmez. Önce platformun hangi kalemi gerçekten düzelttiğini bulun. Komisyon iadesi, reklam harcaması ve müşteriye yapılan geri ödeme farklı hareketlerdir; aynı siparişle ilişkili olsalar bile tek kalem gibi okunmamalıdır.
Pazaryeri komisyon desteği araştırmasında ilk kesintiyle sonradan gelen komisyon düzeltmesini yan yana gösterin. Amazon reklam gideri desteği için hazırlanan reklam raporunun değişip değişmediğini ayrıca kontrol edin. Ticari hareketin niteliğini açıklamakla giderin destek kapsamındaki sonucuna karar vermek farklı işlerdir.
Sipariş karşılama hizmeti desteği incelenirken çıkış sevki ve geri gelen ürünün işlemleri ayrı görünebilir. Depolama ya da geri kabul hizmeti yeni bir kayıt oluşturmuşsa ilgili sözleşme ve dökümü ekleyin. Fulfillment gideri desteği araştırmasında tek bir net kesinti yerine hizmetlerin dökümüyle ilerlemek daha açıklayıcıdır.
Banka aktarımını sipariş toplamıyla zorla eşitlemeyin
Platformun banka aktarımı birden fazla işlem dönemi, hesap rezervi veya düzeltme içerebilir. Farkı kapatmak için açıklamasız bir dengeleme satırı eklemeyin. Önce aktarımın hangi hesap dökümüne dayandığını bulun; çözülemeyen farkı açık soru olarak bırakın.
Şirket içi mutabakatın amacı bütün rakamları aynı göstermek değil, farklı rakamların nedenini kanıtla açıklamaktır. Kontrol eden kişinin adı, tarih ve açık kalan sorular kaydedildiğinde sonraki çalışan aynı araştırmayı baştan yapmak zorunda kalmaz.
Dosyayı devrederken açık işlemleri de teslim edin
E-ihracat danışmanlığı görüşmesine yalnız son Excel tablosuyla gelmeyin. İlk rapor, son rapor, değişiklik listesi ve hangi kaydın daha önce kullanıldığını gösteren not birlikte olsun. Belgenin dosyada bulunmasıyla doğrulanmış olması ayrı durumlar olarak izlenmelidir.
Hibe Raporu ile dosyanızı değerlendirirken değişen kayıtların inceleme kapsamını paylaşabilirsiniz. Mevcut hesabınızdaki belgeleri düzenlemek için Belgelerim alanına geçin. Platformdaki düzeltme, şirket arşivindeki güncelleme ve resmî işlem üç ayrı kontrol satırında tutulmalıdır.
Resmî kaynaklar ve kontrol yolu
Aşağıdaki kaynaklarda seçtiğiniz programın güncel kapsamını, formunu ve işlem tarihini kontrol edin. Yazıdaki senaryolar editoryal hazırlık örnekleridir. Tutar veya süre verilmişse ayrıca belirtilen örnek varsayımları esas alın.
Şirketiniz için sıradaki adımı belirleyin
Hibe Raporu, şirket belgeleriyle faaliyet ve harcama planınızı birlikte inceler. Dosya hazırlığı ve takip hizmetimizden bize ulaşabilir, mevcut hesabınızla Belgelerim alanına geçebilirsiniz. Program araştırmasını genişletmek için açık programlar kataloğunu inceleyin.
İade geri çekilirse eski düzeltme satırı silinmeli mi?
Bir müşteri iade talebi açtığında mağaza iç raporu tutarı geçici olarak bekleyen iadeler arasına alsın. Müşteri ürünü göndermeden talebinden vazgeçerse bir hafta sonra indirilen raporda hareket kaybolabilir. Ekip Amazon satış raporu destek başvurusu dosyasında iki sürümü karşılaştırırken sipariş numarasından iade talebinin durum geçmişine gidebilir. Bankadan gerçekten para çıkmış mı, platformda kesin kesinti var mı kontrol edin. İlk raporu saklayıp sonraki sürümde satırın neden kalktığını yazarsanız dosyayı devralan kişi bunu ikinci bir satış veya müşteriye yapılmış bir ödeme sanmaz.
