Fuar sona erdiğinde ilk iş, katılımın hangi şirket ve hangi etkinlik adına gerçekleştiğini tek bir özet sayfada toplamaktır. Fuarın adı tek başına yeterli ayrıntıyı vermeyebilir. Ülke, şehir, tarih aralığı, edisyon ve katılım türü birlikte yazılmalı. Sonraki belge incelemesi bu özet üzerinden ilerleyebilir.
“fuar bitti destek alabilir miyim” sorusunun cevabı etkinliğin ve şirketin koşullarıyla başvuru takvimine bağlıdır. Bu nedenle önce fuar kaydını ve ön hesaplama aracını inceleyin, ardından katılım belgelerinizi bir araya getirin. Hibe Raporu ekibi dosyanızın hangi işlem yolu için inceleneceğini belirlemenize yardımcı olur.
Etkinlik, şirket ve katılım türü için ortak bir kapak sayfası hazırlayın
Kapak sayfasında fuarın resmî adı, katıldığınız tarih, şehir ve organizatör bilgisi bulunsun. Şirket unvanını ilgili kayıtlardaki yazımıyla kullanın. Marka adıyla şirket unvanı farklıysa ikisi arasındaki ilişkiyi ayrıca açıklayın. Katılımcı sözleşmesinde hangi tüzel kişinin bulunduğunu kontrol edin.
“fuar faturası başka şirket adına” düzenlenmişse bu farkı ilk incelemede görünür yapın. Aynı grupta yer alan şirketlerin belgeleri birbirinin yerine sessizce kullanılmamalı. Faturayı kimin aldığı, ödemeyi kimin yaptığı ve stantta kimin katıldığı netleştirilmelidir. Somut dosyadaki destek uygunluğu ilgili mevzuat üzerinden değerlendirilir.
Fatura ile ödeme belgesi arasındaki bağlantıyı okuyun
“stant bedeli dekontu” dosyasında ödemenin hangi faturayla ilişkili olduğunu açıklayan kayıt bulunmalı. Ödeyen şirket, alıcı, para birimi, işlem tarihi ve açıklama incelenebilir. Bir ödeme birden fazla faturayı kapsıyorsa bağlantıyı gösteren mutabakat notunu da saklayın. Yalnız banka hareketinin bulunması, her giderin destek kapsamına alındığını göstermez.
Temsili bir örnekte fatura toplamı iki taksitte ödenmiş olsun. Her iki dekontu faturanın altında sıralayın. Kur farkı, banka masrafı veya mahsup varsa karşılaştırmayı açıklayan ek not hazırlayın. Bu örnek bir ödeme kabul kuralı değildir. Amacı dosyayı inceleyen kişinin işlem izini takip edebilmesidir.
“fuar faturası başka şirket adına” sorunu ile stant bedeli dekontu üzerindeki gönderen farkını ayrı satırlarda izleyin. Bunlar bazen aynı olayın iki parçası, bazen de farklı bir belge hatası olabilir. Hibe Raporu ile dosya hazırlığını görüşürken faturanın tamamını ve ödeme kayıtlarını birlikte sunun.
Katılım ve fotoğraf kayıtları neyi gösteriyor?
“fuar desteği katılım belgesi” hazırlanırken belgenin hangi şirketi, hangi etkinliği ve hangi tarihleri gösterdiğini okuyun. Katılım sözleşmesi, organizatör yazısı ve katalog kaydı aynı olayı farklı açılardan açıklayabilir. Resmî olarak istenen evraklar katılım türüne göre güncel kaynaktan kontrol edilir.
“fuar fotoğrafı destek başvurusu” için kullanılacaksa görselin hangi stant ve katılımcıyı gösterdiği anlaşılmalı. Tarihi veya şirketle ilişkisi belirsiz bir fotoğrafın açıklamasını sonradan tahmin etmeyin. Özgün dosyayı koruyun ve ilgili katılımla bağlantısını gösteren kısa bir not ekleyin. Fotoğraf üzerinde gerçek durumu değiştiren düzenlemeler yapmayın.
Fotoğraf klasöründe “ön görünüm”, “şirket tabelası” veya “ürün sergileme” gibi açıklayıcı adlar kullanabilirsiniz. Bunlar kurumun evrak adlandırma talimatı değildir, ekip içi düzen önerisidir. fuar desteği katılım belgesi ile diğer görsellerin aynı edisyonu gösterdiğini de karşılaştırın.
Üretici belgesi ve kapasite raporu sorusunu dosyanıza göre cevaplayın
“fuar için kapasite raporu gerekli mi” sorusu, şirketin faaliyetinin ve katılım statüsünün nasıl belgeleneceğiyle birlikte incelenmelidir. “kapasite raporum yok fuar desteği alabilir miyim” diye araştırırken dosyanızda mevcut olan üretim ve faaliyet kayıtlarını da listeleyin. Hangi kanıtın kabul edileceğine genel bir blog cümlesiyle karar vermeyin.
“fuar desteği üretici belgesi” araştırmasında belgenin düzenleyen kurumu, kapsamı ve tarihini not edin. İşletmenin kendi üretimiyle pazarladığı ürünler arasında fark varsa bu ilişkiyi açıklayın. Başka bir şirketin belgesini kendi faaliyet kanıtınız gibi göstermeyin. Fuar belgeleri rehberinde katılım türüne göre araştırmaya devam edebilirsiniz.
Kapasite raporu yoksa hangi seçenek inceleniyor?
11 Kasım 2026 tarihinde açılan Fuar Desteklerine İlişkin Genelgenin EK-1 bölümünde kapasite raporunun yanında koşullu alternatifler de yer alıyor. Fuardan önce rapora başvurulduğunu gösteren belge sunulursa dosya sonuç kesinleşene kadar bekletiliyor. Olumsuz sonuçta destek başvurusu reddediliyor. Belirtilen mevzuat hallerinde ekspertiz veya faaliyet belgesi seçeneği bulunuyor. Pazarlamacı katılımında üreticiyle sözleşme ve üreticinin ilgili kayıtları ayrıca açıklanıyor. Bu nedenle raporun yokluğu tek başına kesin evet veya hayır cevabı vermiyor. Katılım statünüz ve EK-1 koşulları birlikte kontrol edilmeli. Genelge EK-1, PDF sayfa 26–27
Aynı metnin 7. maddesi yurt dışı fuar başvurusunda bitişi izleyen üç aylık süreyi düzenliyor. 38. madde eksik bilgi ve belge için bildirimden başlayan iki aylık süreyi ve bazı ek süre durumlarını açıklıyor. Başvurunuzun tarihini ve DYS bildiriminizi bu hükümlerle karşılaştırın.
DYS gönderimini ve eksik evrak bildirimini ayrı izleyin
“fuar sonrası DYS evrak yükleme” hazırlığında doğru yararlanıcı ve doğru başvuru kaydında çalıştığınızı kontrol edin. Dosyaları sisteme eklemekle başvuruyu göndermek farklı işlemler olabilir. Son gönderimin alındısını ve işlem numarasını saklayın. Resmî kılavuzda belirtilen adımları başvuru türünüze göre izleyin.
“fuar desteği eksik evrak süresi” için genel bir gün sayısını bütün dosyalara uygulamayın. Bildirimin hangi mevzuat ve hangi işlem için yapıldığını okuyun. Takip tablonuzda bildirim tarihi, istenen evrak, tamamlayan kişi ve yeniden gönderim kaydı ayrı bulunsun. fuar sonrası DYS evrak yükleme tamamlandı notu, talebin resmî olarak karşılandığını gösteren kayıtla desteklenmeli.
Ekipte bir kişi izinliyse bildirimlerin kontrolünü kimin devralacağı belli olsun. “Mesaj gelmedi” ifadesi dosyanın durumunu açıklamaya yetmez. Yetkili kullanıcı, ilgili resmî sistemdeki iş akışını programın gerektirdiği şekilde izlemelidir.
Ön hesap ile başvuru dosyasını birlikte değerlendirin
“destekli fuar sorgulama” çalışmasında fuarın doğru yıl ve edisyonunu seçin. Ardından stant metrekare desteği araştırmasını katılım kaydıyla karşılaştırın. Örneğin “24 metrekare stant desteği” için yapılan bir ön hesap, gerçekten kullanılan alanın belgelerde 24 metrekare olduğunu ayrıca doğrulamayı gerektirir.
“fuar hibe hesaplama” sonucunu incelerken fuar destek üst limiti, katılım türü ve diğer şartların somut dosyanıza etkisini uzmanla değerlendirin. fuar seyahat masrafı desteği gibi ek bir gider başlığı araştırılıyorsa bunu stant bedeliyle aynı hesap satırına eklemeyin. Seçilen programda hangi giderin nasıl ele alındığını güncel kaynaktan kontrol edin.
“fuar bitti destek alabilir miyim” sorusuyla başlayan hazırlığın sonunda, hangi belgelerin tamam olduğu, hangi bilginin netleşeceği ve başvuru takviminin hangi kayda göre izleneceği anlaşılmalı. Hibe Raporu ekibiyle dosyanızı değerlendirin.
Resmî kaynaklar ve kontrol yolu
Aşağıdaki kaynaklarda seçtiğiniz programın güncel kapsamını, formunu ve işlem tarihini kontrol edin. Yazıdaki senaryolar editoryal hazırlık örnekleridir. Tutar veya süre verilmişse ayrıca belirtilen örnek varsayımları esas alın.
Şirketiniz için sıradaki adımı belirleyin
Fuar dosyanızın ilk kontrolünü şirket, katılım ve ödeme belgeleri üzerinden yapın. Hibe Raporu fuar sonrası hazırlık alanından ihtiyaçlarınızı araştırabilirsiniz. Bildirim veya başvuru süresi varsa dosyanızın kendi tarihini esas alın. Tamamlandığını düşündüğünüz bir belge setini göndermeden önce isim, alan ve tutar eşleşmesini yeniden kontrol edin.
Banka açıklamasında şirketin eski kısa adı görünüyorsa
Organizatör ödeme açıklamasına katılımcının eski ticari markasını yazmış, sözleşmede ise güncel şirket unvanı yer almış olsun. Bu farkı gören ekip hemen “fuar faturası başka şirket adına” sonucuna varmasın. Önce faturanın alıcı bölümünü ve sözleşmedeki tüzel kişiyi okuyun. Marka adının yalnız açıklama alanında mı, yoksa alıcı kimliğinde mi yer aldığını ayırın. Ardından stant bedeli dekontu üzerindeki göndereni doğrulayın. Böylece bir marka kısaltmasıyla gerçekten farklı şirket tarafından yapılmış ödeme için aynı düzeltme istenmez.
