Yurt dışı fuar desteği için gerekli belgeler, fuara nasıl katıldığınıza ve fuarda gözlemci görevlendirilip görevlendirilmediğine göre değişir. Hazırlığa fuar katılım kaydı, stant alanınızı gösteren belgeler ve şirketinizin üretim veya pazarlama niteliğini açıklayan evraklarla başlayabilirsiniz. Elinizdeki faturaları tek klasörde toplamak yararlıdır; ancak dosyanın hazır sayılması için belgelerin aynı katılımı ve aynı şirketi anlattığının da kontrol edilmesi gerekir.
HibeRaporu olarak fuarınızı ve katılım bilgilerinizi inceliyor, eksikleri belirliyor ve başvuru dosyanızı hazırlıyoruz. Bu rehberde önce hangi belge grubuna bakacağınızı, sonra evrakları nasıl eşleştireceğinizi bulabilirsiniz. Elinizdeki dosyanın durumunu konuşmak için fuar desteği hesaplama ve başvuru bölümünden ekibimize ulaşabilirsiniz.
Önce hangi katılım için belge hazırladığınızı belirleyin
İlk adım, fuarın tam adıyla birlikte gerçekleştiği ülke, şehir ve dönemi kaydetmektir. Aynı fuarın farklı yıllardaki veya farklı şehirlerdeki organizasyonlarını tek kayıt gibi değerlendirmeyin. Katılım sözleşmesinde yazan isimle fuar listesindeki ismin aynı etkinliği gösterdiğinden emin olun.
Ticaret Bakanlığı, yurt dışı fuarlara stantla katılım desteğini ayrı bir destek başlığı olarak açıklıyor. Desteklenen fuarları kontrol etmek için Bakanlığın fuarlar sayfasındaki listelerden başlayabilirsiniz. Organizatör üzerinden millî katılım ile kendi düzenlemenizi yaparak bireysel katılımın belge akışı aynı kabul edilmemelidir.
Kendi çalışma notunuza şu dört bilgiyi yazın: şirket unvanı, fuarın tam adı, başlangıç ve bitiş tarihleri, katılım şekli. Bu küçük özet, muhasebeden veya organizatörden belge isterken hangi dosyadan söz ettiğinizi netleştirir.
Resmî belge listesinin hangi bölümüne bakmalısınız?
Fuar Desteklerine İlişkin Genelge’nin EK-1 bölümünde, gözlemci görevlendirilen katılımlar ile gözlemci görevlendirilmeyen bireysel katılımlar ayrı düzenlenir. İkinci grupta katılımın ve metrekarenin kanıtlanması ile organizatör yetkisine ilişkin belge önem taşır.
Aynı ekte, üretici veya pazarlamacı niteliğine göre kapasite raporu ve ilgili alternatif belgeler, pazarlama sözleşmesi ve belirli marka kullanım durumlarını açıklayan belgeler yer alır. Bunların tamamını her işletme için zorunlu bir alışveriş listesi gibi okumayın. Hangi bentlerin şirketinize uygulanacağını belirlemek gerekir.
Dosyanın güncel belge listesiyle eşleştirilmesi, “internette gördüğüm evrakları yükledim” yaklaşımından daha güvenilir bir hazırlık sağlar. Özellikle daha önce katıldığınız bir fuarın dosyasını kopyalıyorsanız şirket niteliğini ve yeni etkinliğin koşullarını yeniden kontrol edin.
Fatura, ödeme belgesi ve stant alanını birlikte kontrol edin
Fuar desteği için gerekli evrakları toplarken üç ayrı soruya cevap arayın: hangi hizmet alınmış, ödeme hangi işleme ait ve şirket hangi alanla katılmış? Bu kontrol, belgeler arasında bağlantı kurulmasını kolaylaştıran bir hazırlık yöntemidir.
Faturada fuar adı, katılımcı şirket ve hizmet açıklamasını okuyun. Ödeme belgesini de yalnız tutara bakarak eşleştirmeyin; alıcı, tarih, açıklama ve faturayla ilişkiyi yan yana değerlendirin. Birden fazla ödeme varsa her birinin hangi faturaya veya sözleşme kalemine ait olduğunu not edin.
Stant alanı faturada açık görünmüyorsa elinizdeki sözleşmeye ve organizatörden gelen katılım kayıtlarına bakın. Metrekare bilgisini tahmin ederek dosyaya eklemek yerine, eksikliği belgeyi düzenleyen tarafa sorun. Talep ederken “alan bilgisini içeren katılım belgesine ihtiyacımız var” gibi somut bir açıklama kullanın.
Temsili örnek: Belgelerde farklı alanlar görünüyorsa
Bir firmanın sözleşmesinde 24 metrekare, son faturasında ise alan bilgisi bulunmadığını düşünelim. Muhasebe klasöründe ayrıca önceki yerleşim planına ait 18 metrekarelik bir kayıt olsun. Bu örnekte ilk iş yüksek alanı seçerek hesap yapmak değildir.
Önce hangi kaydın son durumu gösterdiği belirlenir; organizatörden teyit ve gerektiğinde açıklayıcı belge istenir. Eski plan, son sözleşme ve ödeme bağlantısı birlikte incelenir. Bu, gerçek bir müşteri vakası değil, belge çelişkisini fark etmenize yardımcı olan temsili bir örnektir.
Şirket belgelerinde hangi bilgileri gözden geçirmelisiniz?
Şirket tarafında en sık karışan konu, mevcut evrakın ilgili tarihte geçerli olup olmadığıdır. Klasörde bir kapasite raporu bulunması, raporun bu katılım için yeterli olduğunu tek başına göstermez. Önce belge tarihini, şirket unvanını ve faaliyet bilgisini kontrol listesine alın.
Pazarlamacı olarak katıldıysanız üreticiyle ilişkinizi açıklayan sözleşmeyi ayrıca işaretleyin. Başka bir firmanın markasını sergilediyseniz bunun dosyada nasıl açıklandığını kontrol edin. Bu alanlarda hangi belgenin gerektiğini, EK-1’de size uyan bölüm üzerinden netleştirin.
Şirket evrakını herkese açık bir bağlantıyla paylaşmak yerine, başvuruyu hazırlayan ekiple kararlaştırdığınız kanalı kullanın. Ekip içinde muhasebe, dış ticaret ve imza yetkilisinin aynı belge sürümünü kullandığından emin olmak da hazırlığın pratik bir parçasıdır.
Dosyanızı göndermeden önce beş soruluk kontrol yapın
Aşağıdaki kontrol, resmî evrak listesinin yerine geçmez; toplanan belgelerin düzenli ve anlaşılır olmasına yardımcı olur:
- Fuar adı, ülke ve tarihler bütün belgelerde aynı katılımı mı gösteriyor?
- Fatura ve ödeme kayıtlarının hangi işleme ait olduğu açık mı?
- Stant alanı güncel bir belgeyle açıklanabiliyor mu?
- Şirketin niteliğine göre incelenecek kapasite, faaliyet veya sözleşme belgeleri ayrıldı mı?
- Eksik ya da çelişkili kayıt için kimden, hangi belgenin isteneceği belli mi?
Belgeleri “son”, “son yeni” gibi belirsiz adlarla saklamayın. Fuar adı, belge türü ve tarih içeren dosya isimleri kullanın. Ayrıca kısa bir eksik listesi tutun: belge adı, belgeyi sağlayacak kişi ve beklenen yanıt. Böylece aynı evrakı farklı kişilerden tekrar tekrar istemezsiniz.
HibeRaporu başvuru dosyanızı nasıl hazırlar?
HibeRaporu, fuarınızı ve katılım şeklinizi görüşerek hazırlığa başlar. Ekibimiz elinizdeki belgeleri kontrol eder, birbirini açıklamayan kayıtları belirler ve tamamlanması gerekenleri sizinle paylaşır. Ardından başvuru dosyanızı düzenler, başvuruyu sizinle birlikte tamamlar ve süreci takip eder.
Yurt dışı fuar desteği başvurusu için belge topluyor, fakat nereden başlayacağınızı bilemiyorsanız önce fuarınızı ve stant alanınızı HibeRaporu hesaplayıcısında seçin. Tahmini destek tutarını ve son başvuru gününü gördükten sonra dosyanızın incelenmesi için geri arama talebi bırakabilirsiniz. Başvuru ve destek kararı ilgili kuruma aittir; hesaplama sonucu kesin ödeme taahhüdü değildir.