Eksik evrak bildirimi geldiğinde klasördeki bütün dosyaları yeniden göndermek yerine talebin neyi açıklamanızı istediğini bulun. Bir belgenin hiç bulunmaması, okunamaması veya başka bir şirketi göstermesi farklı eksikliklerdir. Hazırlanacak cevap bu ayrımı görünür kılmalıdır.
“fuar desteği eksik evrak süresi” araştırmasının yanında cevap içeriği ve son gönderim kanıtı da izlenmelidir. Hibe Raporu ile incelemede ilk başvuruyu, bildirimi ve cevap için hazırlanan son sürümü birlikte değerlendirebilirsiniz. Şirket içinde bir dosyanın hazır sayılması resmî sisteme gönderildiği anlamına gelmez.
Süreyi e-posta hatırlatıcısından değil ilgili bildirimden okuyun
11 Kasım 2026 tarihinde incelenen Fuar Desteklerine İlişkin Genelgenin 38. maddesi, DYS üzerinden istenen eksik bilgi ve belgelerin bildirimden itibaren iki ay içinde tamamlanmasını düzenliyor. Aynı maddedeki ilave süre hükmü, daha önce eksik bildirimine konu edilmemiş bilgi ve belgeler içindir. Bunu her dosyaya otomatik süre uzatımı gibi yorumlamayın.
İlgili madde, süre hesabında eksikliklerin tamamlanarak DYS üzerinden gönderildiği tarihi esas alıyor. Bilgisayara kaydetme veya danışmana e-posta atma tarihini bu işlemle eşitlemeyin. Somut bildirimin hangi başvuruya ait olduğunu ve geçerli metni yetkili kullanıcıyla kontrol edin.
İç takviminize resmî süreyle aynı gün biten bir hazırlık hedefi koymak yerine ekip kontrolüne zaman ayırın. Bu bir yasal süre hesabı önerisi değildir; belgeyi üreten kişiyle gönderen kişinin aynı anda müsait olmayabileceğini dikkate alan iş planıdır.
Bildirimin her satırını ayrı soruya dönüştürün
Cevap tablosunda talep edilen konu, eksikliğin türü, dayanak dosya, hazırlayan kişi ve açık soru bulunsun. Bildirim bir ödemenin hangi faturayla ilişkili olduğunu soruyorsa yalnız dekontu tekrar eklemek açıklamayı tamamlamayabilir. Önce aranan ilişkinin hangi kayıtta gösterileceğini belirleyin.
“stant bedeli dekontu” dosyasındaki gönderen ve açıklama alanını faturayla karşılaştırın. Bir ödeme birden fazla faturayı kapsıyorsa bu ilişkiyi gösteren kayıtları hazırlayın. İç açıklama notu, bankanın veya fatura düzenleyenin belgesini değiştirmez; dayanaklar kendi özgün biçiminde korunmalıdır.
“fuar faturası başka şirket adına” sorusu varsa unvan farkını başka bir belge eksikliği gibi geçmeyin. Hangi şirketin katıldığı, hangi şirketin ödediği ve faturanın hangi işlemle ilişkili olduğu ayrı açıklanır. Şirketlerin aynı grupta bulunması tek başına uygunluk sonucu vermez.
Mevcut belge ile yeni açıklamayı ayırın
Bir belge okunamıyorsa daha net özgün kopyaya ulaşmak gerekebilir. Belgenin içeriği eksikse yetkili düzenleyiciden açıklama istenebilir. Şirket ekibinin sonradan hazırladığı notun hangi bilgiye dayandığı da yazılmalıdır. Bu üç işlemi aynı “dosya düzeltildi” işaretiyle kapatmayın.
Fuar desteği katılım belgesi ve fotoğraflar için şirket, etkinlik ve edisyon ilişkisini kontrol edin. Yeni bir açıklama yazmak, geçmişte gerçekleşmeyen katılımı olmuş gibi göstermeye izin vermez. Belgede bulunmayan tarihi veya alanı tahmin ederek tamamlamayın; açık soruyu kaynak sahibiyle netleştirin.
İç kontrolü yapan kişi, belgeyi hazırlayan kişinin cevabını bildirim metniyle yan yana okumalıdır. Belge mevcut fakat yanlış soruya cevap veriyor olabilir. Her satır için “bu dosya talebin hangi kısmını açıklıyor?” sorusuna kısa bir karşılık yazın.
Son sürümü ve gönderim alındısını birlikte saklayın
Fuar sonrası DYS evrak yükleme hazırlığında dosya adlarını içeriğini bulmayı kolaylaştıracak biçimde düzenleyin. Yanlış sürümü seçmemek için gönderime ayrılan klasörle çalışma klasörünü ayırabilirsiniz. Resmî sistemin dosya biçimi ve boyut kuralları kendi güncel yönergesinden alınır.
Gönderimden sonra işlem kaydını son dosya sürümüyle ilişkilendirin. Şirket içindeki kontrol tamamlandı, sisteme eklendi ve resmî gönderim yapıldı durumlarını ayrı izleyin. Yetkili kullanıcının gördüğü işlem durumu bu kaydın dayanağı olmalıdır.
“fuar desteği eksik evrak süresi” sorusunu dosya başında çözüp takibi bırakmayın. Bildirim, cevap, gönderim ve sonraki işlem aynı listede izlenmelidir. Fuar sonrası belge eşleştirme rehberi cevap dosyanızın temel kayıtlarını kontrol etmenize yardımcı olur.
Resmî kaynaklar ve kontrol yolu
Süre açıklaması, 11 Kasım 2026 tarihinde Bakanlık bağlantısından açılan Fuar Desteklerine İlişkin Genelgenin 38. maddesine dayanır. Somut bildiriminizi ve işlem sırasında geçerli metni birlikte kontrol edin.
Bildirimi ve ilk başvuruyu birlikte hazırlayın
Eksiklik yazısı, ilk gönderim ve mevcut kanıtları Hibe Raporu dosya takip görüşmesine birlikte getirin. Dosyanın hangi satırının açık kaldığını belirleyerek ilerleyin.
İstenen iki açıklamadan yalnız biri dışarıdan gelecekse
Bildirimin bir maddesi hangi tarihte ödeme yapıldığını, diğeri bu ödemenin hangi standı kapattığını sorsun. Şirket ilk yanıtı kendi banka kaydından bulabilir. İkinci yanıt organizatörün müşteri hesabındaysa tek bir “bekleniyor” durumu iki işi birbirine bağlar. Cevap çizelgesinde stant bedeli dekontu bulunan satırı tamamlayıp alan teyidi için muhatabı ve son iletişim gününü yazın. Böylece takip toplantısında herkes zaten bulunan dekontu tekrar aramak yerine dışarıdan gelmesi gereken tek açıklamayı görür.
Eksik bildirimi eski sürüme atıf yapıyorsa
Bildirimde “teklifin ikinci sayfası” yazıyor, arşivdeki güncel teklif ise tek sayfaysa önce ilk gönderdiğiniz nüshayı açın. Bir çalışan daha sonra yeni teklifi aynı adla arşive kaydetmiş olabilir. Bildirimdeki soruyu o gün gönderilen belgeye göre okuyun. Yeni sürümü kullanacaksanız değişen tutarı, kapsamı ve sürüm tarihini kısa açıklamayla belirtin. Bu yöntem, fuar desteği başvurusu için verilen eksik cevabının hangi kanıta dayandığını görünür kılar. Fuar ekibinin fuar desteği eksik evrak süresi takibinde de son gönderim teyidi aynı satırda bulunur.
