Fuar desteği başvurunuza eksik belge bildirimi geldiyse önce bildirimin tamamını okuyun, istenen her belgeyi ayrı göreve dönüştürün ve yanıt süresini kaydedin. Belgeleri bilgisayarınızda tamamlamak yeterli değildir; yanıtın DYS üzerinden iletilmesi de takip edilmelidir. Eksiklik bildirimi, tek başına dosyanın reddedildiğini veya desteğin onaylandığını göstermez.
HibeRaporu ekibi başvuru dosyasındaki eksikleri değerlendirir, tamamlanacak belgeleri sizinle netleştirir ve süreci takip eder. Dosyanızı görüşmek için fuar desteği bölümünden geri arama talebi bırakabilirsiniz. Görüşmede bildirimin hangi başvuruya ait olduğunu ve hangi işlemin beklendiğini birlikte inceleyelim.
Bildirimi tek bir “evrak eksik” notuna indirmeyin
Bir bildirimde birden fazla konu bulunabilir: belgenin okunabilirliği, katılım bilgisinin açıklanması veya belirli bir kaydın sunulması gibi. İlk cümleyi okuyup yalnız en kolay belgeyi göndermek, diğer taleplerin gözden kaçmasına yol açabilir.
Hazırlık için bildirimin bir kopyasını saklayın ve maddeleri numaralandırın. Her maddeye istenen işlem, gerekli belge, belgeyi sağlayacak kişi ve son kontrol tarihi ekleyin. Kuruma ait talebin sözlerini değiştirerek şirket içinde başka bir anlama dönüştürmeyin.
Bu çalışma listesi resmî bildirim yerine geçmez; ekibinizin neyi tamamlaması gerektiğini görünür kılar. Talep anlaşılmıyorsa yorumla kapatmak yerine inceleyen birimden açıklama isteyin.
Eksik belge tamamlama süresi nasıl izlenir?
Güncel Fuar Desteklerine İlişkin Genelge’nin 38’inci maddesi, DYS üzerinden istenen eksik bilgi ve belgelerin bildirim tarihinden itibaren iki ay içinde tamamlanmaması hâlinde başvurunun değerlendirmeye alınmayacağını düzenler. Yanıt hesabında eksikliklerin tamamlanarak DYS üzerinden gönderilmesi önemlidir.
Takibinizde ilk başvuru tarihiyle eksiklik bildirim tarihini ayrı alanlarda tutun. İlk başvurunun son günü farklı bir takvimdir. İnceleme sırasında gelen bildirim için eski fuar tarihinden yeni bir süre hesaplamaya çalışmayın.
Genelge, daha önce bildirilmemiş eksiklere ilişkin belirli ilave süre hükümleri de içerir. Bunu her başvuruda otomatik ikinci bir süre verileceği gibi yorumlamayın; kendi dosyanızdaki bildirimi ve uygulanacak hükmü birlikte değerlendirin.
DYS’de bildirimi ve yazışmaları nereden kontrol edebilirsiniz?
Bakanlığın DYS fuar desteği kılavuzu, eksikliklerin başvurunun yazışmalarıyla incelenmesini ve geri gelen dosyanın iş akışından takip edilmesini anlatır. Ekran örnekleri eski sürüme aittir; güncel ekrandaki başvuru ve bildirim kaydını esas alın.
Bir e-posta veya şirket içi mesaj gördüğünüzde, ilgili dosyayı resmî sistem kaydıyla eşleştirin. Başvuru numarası ve fuar aynı mı? Bildirim hangi işlem için gönderilmiş? Önce bunları kontrol edin.
Birden fazla dosyayı yöneten ekiplerde bu adım özellikle yararlıdır. Aynı organizatörden belge bekleyen iki başvurunun bildirimlerini birbirine karıştırmak, doğru belgenin yanlış dosyaya eklenmesine neden olabilir.
Temsili örnek: Stant alanını açıklayan belge isteniyorsa
Bir firmadan katıldığı alanı açıklayan ek belge istendiğini düşünelim. Muhasebenin elinde fatura, dış ticaret ekibinde sözleşme ve organizatörden gelen son yerleşim kaydı bulunsun. Üç belgeyi incelemeden hepsini aynı açıklamayla göndermek, talebin karşılanıp karşılanmadığını belirsiz bırakır.
Önce bildirimin hangi bilgiyi istediği belirlenir. Ardından bu bilgiyi gösteren kayıt seçilir; belgelerde çelişki varsa düzenleyenden açıklama istenir. Yanıt hazırlığında ilgili belgeyle talep maddesi eşleştirilir.
Bu örnek gerçek müşteri vakası değildir. Amaç, “belge gönderdik” demekle “istenen bilgiyi açıklayan belgeyi gönderdik” arasındaki farkı göstermektir. Belgelerin içeriğini kendi varsayımınızla değiştirmeniz veya eksik kaydı uydurmanız doğru bir çözüm değildir.
Yanıt öncesinde dört kontrol yapın
Dosyayı yeniden iletmeden önce şu sorulara cevap verebilmelisiniz:
- Bildirimdeki bütün maddeler çalışma listenizde yer alıyor mu?
- Her maddenin karşısında hangi belgenin veya açıklamanın verildiği belli mi?
- Dosyalar açılıyor, okunuyor ve doğru şirkete ait görünüyor mu?
- Gönderimi kimin yapacağı ve sonrasında kaydı kimin kontrol edeceği net mi?
Belgenin adıyla içeriği farklıysa önce bunu düzeltin. Örneğin “son sözleşme” adı verilen dosya eski sürüm olabilir. Kontrol edilen sürümü açık bir adla saklayın ve yanıt notunda gerektiği kadar açıklayın.
Gönderim sonrasında şirket içi listede yalnız “tamamlandı” yazmak yerine yanıt tarihi ve işlem kaydını belirtin. İnceleme devam ederken yeni bildirim gelirse hangi yanıtın daha önce verildiğini böylece görebilirsiniz.
Belgeyi organizatörden istiyorsanız talebinizi de saklayın. Hangi kayıt için açıklama beklendiğini, eksik bilginin ne olduğunu ve dosyanızdaki yanıt takvimini açıkça iletin. Gelen cevabı yalnız e-posta konusu üzerinden değil, ekindeki belgenin içeriğiyle kontrol edin.
Belge talebiyle teknik yükleme sorununu ayırın
İstenen belgenin eksik olması içerik sorunudur; dosyanın yüklenememesi ise ayrıca çözülmesi gereken teknik bir sorun olabilir. İkisini aynı not altında bekletmeyin. Belgeyi sağlayan kişiyle sistemi kullanan kişinin farklı işleri bulunduğunu netleştirin.
Genel başvuru akışına dönmeniz gerekiyorsa DYS fuar başvurusu rehberini inceleyebilirsiniz. Evrakın hangi katılım türü için gerektiğini anlamak için de gerekli belgeler rehberi yardımcı olur.
HibeRaporu ile eksiklerinizi birlikte tamamlayın
HibeRaporu bildirimi dosyanızdaki belgelerle birlikte değerlendirir. Ekibimiz hangi kaydın eksik olduğunu belirler, tamamlanması gerekenleri sizinle paylaşır ve başvuru sürecindeki yanıtları takip eder.
Fuar desteği bölümünden bize ulaşırken başvurunuz olduğunu ve eksiklik bildirimi aldığınızı belirtin. Böylece görüşmeyi genel bilgi yerine dosyanızın bekleyen adımına odaklayabiliriz. Eksiklerin tamamlanması destek onayı garantisi oluşturmaz; nihai inceleme ve karar ilgili kuruma aittir.