“fuar bitti destek alabilir miyim” sorusuyla araştırmaya başlayan şirketin ilk ihtiyacı bir ödeme tahmini değildir. Önce hangi etkinliğe, hangi tarihte ve hangi katılım şekliyle iştirak edildiği anlaşılmalıdır. Ardından ilgili başvuru takvimi ve mevcut kanıtlar birlikte incelenir.
Fuarın sona ermiş olması tek başına olumlu veya olumsuz uygunluk sonucu vermez. Hibe Raporu ile ilk incelemede katılımın ticari özetini ve başvuru durumunu birlikte ele alabilirsiniz. Bu rehber, sonradan gelen talebin ilk görüşmesini düzenleyen bir yöntem sunar; somut dosyanız için destek kararı değildir.
İlk ayrım: hiç başvuru yapılmadı mı, dosya mı bekliyor?
Şirkette daha önce bir çalışanın veya hizmet sağlayıcısının işlem yapıp yapmadığını öğrenin. Sistemde başvuru kaydı bulunması, yalnız taslak açılması veya bir belgenin yüklenmesi aynı aşama değildir. Gönderim alındısı, işlem numarası ve yetkili kullanıcının gördüğü durum ayrı kontrol edilmelidir.
Hiç işlem yapılmadıysa ilk başvuru yolu araştırılır. Gönderilmiş bir dosyada eksiklik bildirimi varsa cevap süreci ayrıca incelenir. Daha önce karar verilmiş bir başvurunun değerlendirilmesi de farklı bir çalışma gerektirebilir. Bu üç duruma aynı “başvuruyu yapalım” cümlesiyle yaklaşmayın.
Fuar sonrası DYS evrak yükleme araştırmasında önce hangi kayıtta çalışılacağını belirleyin. Aynı katılım için eski bir dosya bulunurken bunun bilinmemesi ekip içinde çelişkili sürümler yaratabilir. Mevcut resmî işlem durumunu yetkili kişiyle doğrulayın.
Yurt dışı fuar süresini ilgili maddeden kontrol edin
İncelenen genelgenin 7. maddesi, yurt dışı fuar iştirakleri ve organizatör tanıtım başvuruları için fuar bitiminden sonra üç aylık süre öngörüyor. Başvurunun tamamlanarak DYS üzerinden gönderildiği tarih esas alınıyor. Bu açıklama ilgili hükme ilişkindir; başka işlem türlerine taşınmamalıdır.
Kendi iç kaydınızda fuarın bitiş tarihiyle resmî gönderim tarihini farklı sütunlara yazın. Bir PDF dosyasının bilgisayarda oluşturulduğu tarih gönderim tarihi değildir. Süreye ilişkin tereddüt varsa somut etkinlik ve işlem kaydı üzerinden ilgili yetkili incelemesi yapılmalıdır.
“fuar desteği eksik evrak süresi” ilk başvuru süresiyle aynı soru değildir. Eksiklik bildirimi rehberi cevap dosyasının nasıl ayrılacağını açıklar. Elinizde bildirim varsa ilk görüşmede bunun tamamını paylaşın; yalnız mesajın kısa özetini iletmeyin.
Fuar adını edisyon ve katılım türüyle tamamlayın
Aynı fuar adı farklı yıllarda veya şehirlerde kullanılabilir. Fuarın resmî adı, ülke, şehir, başlangıç ve bitiş tarihlerini katılım sözleşmesinden kaydedin. Organizatörün ticari markasıyla sözleşmedeki şirket unvanı farklıysa ilişkinin nasıl açıklandığını da not edin.
Destekli fuar sorgulama için doğru edisyon seçilmeden yapılan araştırma yanlış sonuca yönlendirebilir. Önceki yıl desteklenen bir etkinlik hakkında bulunan sayfayı yeni katılımın kaydı gibi kullanmayın. Fuar takvimi araştırmayı başlatabilir; somut destek listesi ayrıca incelenir.
İlk kez fuara katılım desteği araştıran şirketin deneyimsiz olması, bütün katılım şekillerinin aynı koşullarla değerlendirilmesini gerektirmez. Şirketin stant açması, ortak alan kullanması veya yalnız ziyaretçi olarak bulunması farklı olaylardır. Elinizdeki kayıt hangi olayı açıklıyorsa onu ifade edin.
Eksik dosyayı belge adıyla değil açık soruyla tanımlayın
İlk belge listesinde “fatura yok” yerine hangi giderin hangi şirket adına belgeleneceği açık kalsın. “Fotoğraf var” notu yerine fotoğrafın hangi stant ve etkinlikle ilişkili olduğu anlaşılsın. Böylece belge toplama işi hangi soruyu çözmek için yapıldığını kaybetmez.
“fuar için kapasite raporu gerekli mi” sorusuna cevap aranırken faaliyet ve katılım statüsünü belirtin. Yurt içi ile yurt dışı başlıkların belge koşulları aynı kabul edilmemelidir. Başka bir işletmenin dosyasında bulunan belgeyi bütün başvuruların zorunlu eki gibi sunmayın.
“kapasite raporum yok fuar desteği alabilir miyim” diyen işletme mevcut faaliyet ve üretim kanıtlarını ilk incelemeye getirebilir. Hangi kanıtın hangi işlemde kullanılabileceği somut düzenlemeden belirlenir. Eksik belgeyi tahminle tamamlamak yerine hangi kaynaktan alınacağını yazın.
Ön hesabın yanında açık koşullar listesini tutun
Fuar hibe hesaplama sonucunu sunarken kullanılan alan, etkinlik ve katılım varsayımlarını da saklayın. Henüz kontrol edilmemiş şirket veya belge koşulları varsa bunları aynı notta gösterin. Hesap çıktısının yüksek olması başvuru hazırlığının tamamlandığını göstermez.
Hibe Raporu ile görüşmenin sonunda başvuru durumu, takvim araştırması ve belge eksikleri ayrı anlaşılmış olmalıdır. Belge eşleştirme rehberi ayrıntılı hazırlığa geçmenize yardımcı olur. İlk karar, ne kadar alınacağı değil hangi işlemin hangi kanıtla inceleneceğidir.
Resmî kaynaklar ve kontrol yolu
11 Kasım 2026 tarihinde Bakanlık PDF bağlantısından açılan Fuar Desteklerine İlişkin Genelgenin 7. maddesindeki yurt dışı fuar başvurusu hükmü incelendi. Yazıdaki üç aylık süre başka programlara veya yurt içi işlem türlerine otomatik uygulanmaz.
İlk görüşmeye katılım özetiyle gelin
Fuarın adı, tarihi, katılım türü ve mevcut belgelerinizi Hibe Raporu ön incelemesinde birlikte paylaşın. Takvim ve belge soruları çözülmeden tahmini tutarı kesin alacak gibi kullanmayın.
Eski danışman ayrıldıysa dosyanın hangi aşamada olduğunu nasıl öğrenirsiniz?
Fuardan dönen üreticinin gelen kutusunda danışmanın “dosya hazır” mesajı, muhasebede ise yalnız hizmet faturası bulunsun. Bu iki kayıt, hazırlık yapıldığını düşündürür. Bir çalışan “fuar bitti destek alabilir miyim” diye araştırmaya başlamadan önce şirket adına yetkili kişiden ilgili edisyonun işlem referansını ve son durumunu kontrol etmesini isteyebilir. Referans bulunamazsa danışmandan hazırladığı dosyayı ve varsa gönderim kaydını ayrı ayrı isteyin. Böylece ilk inceleme için ayrılan zamanı aynı başvuruyu yeniden hazırlamakla harcamazsınız.
Başka bir çalışan aynı etkinlik için kayıt açmış olabilir mi?
Fuar dönüşünde dosyayı devraldıysanız önce şirket içinde etkinliğin tam adıyla, sonra kısa adıyla arayın. Örneğin satış ekibi dosyayı marka adıyla, muhasebe ise faturadaki organizatör unvanıyla kaydetmiş olabilir. Aynı tarihler ve aynı sözleşme numarası iki kayıtta birleşiyorsa ikinci bir dosya açmadan ilk gönderimin teyidini arayın. Bu kontrol, fuar bittikten sonra destek başvurusu hazırlayacak kişiyle mevcut bir fuar katılım desteği dosyasını takip edecek kişinin sorumluluğunu ayırır.
