Bir fuarın tanıtım adıyla teklifte yazan şirket unvanı birbirinden farklı olabilir. Fuarın markası, resmî düzenleyicisi ve satış görüşmesini yürüten şirket aynı bilgiyi ifade etmez. Sözleşmeyi hazırlamadan önce hangi şirketin hangi rolde olduğunu ve teklifin hangi edisyona ait olduğunu belgelere bakarak açıklayın.
TOBB fuar organizatörü sorgulama çalışmasına fuarın tam adı, tarih aralığı ve şehir bilgisiyle başlayın. Hibe Raporu ile görüşmeye gelirken takvim kaydını, teklif sürümünü ve varsa farklı unvanın açıklamasını birlikte paylaşın. Bu rehber, fuar kaydıyla ticari teklif arasında fark görüldüğünde izlenecek incelemeyi anlatır.
Fuarı adından önce edisyonuyla eşleştirin
TOBB takviminde ilgili yılı seçin ve etkinliği tam adıyla arayın. Aynı veya benzer adlarla farklı şehirlerde düzenlenen etkinlikler bulunabilir. Başlangıç, bitiş, fuar yeri ve düzenleyici sütunlarını birlikte okuyun. Yalnız tanıtım broşüründeki kısa adı kaydetmek sonraki eşleştirmeyi güçleştirebilir.
TÜYAP fuar takvimi üzerinden ulaştığınız bir etkinliğin resmî takvim satırını da inceleyin. TÜYAP İstanbul fuarları gibi geniş bir arama yaptığınızda il, mekân ve tarih alanlarını daraltın. Aynı markanın farklı yıllardaki etkinliklerini tek bir kayıt altında karıştırmadan önce güncel teklifteki tarihi bulun.
“fuar stant alanı değişikliği” görüşülüyorsa teklif ve yeni yerleşim planını aynı edisyona bağlayın. Bir önceki fuarın salon planı dosyada kalmış olabilir. Belgenin tarihini ve sürümünü kontrol edin. Düzenleyiciden gelen değişikliğin hangi alan ve hizmeti etkilediğini yazılı olarak açıklatın.
Teklif veren şirketin görevini yazılı öğrenin
TOBB Fuar Düzenleyicileri sayfasında şirketin tam unvanıyla arama yapabilirsiniz. Teklifteki marka adıyla arama sonuç vermiyorsa ticari unvanı isteyin. Takvimde düzenleyici olarak görünen şirketle teklif gönderen taraf farklıysa teklif verenin bu etkinlik için hangi hizmeti sunduğunu resmî irtibat üzerinden doğrulayın.
“fuar organizatörü nasıl doğrulanır” araştırmasında kendinize üç soru sorun. Etkinliği takvimde hangi şirket düzenliyor? Katılım sözleşmesinin tarafı kim? Fatura hangi hizmet karşılığında hangi şirketten gelecek? Yanıtları aynı belgede toplamak ödeme ve dosya kontrolünü kolaylaştırır.
Temsili bir örnekte düzenleyici şirket A, stant kurulum teklifini gönderen şirket B olsun. B’nin teklifinde yalnız kurulum hizmeti varsa yer kirası ve katılım sözleşmesi için ayrıca kimle görüşüleceğini açıklığa kavuşturun. B’nin fiilen hangi rolde olduğu hakkında varsayım yapmadan güncel teklif ve organizatör açıklamasına başvurun.
Destek durumunu ilgili resmî listeden kontrol edin
“destekli fuar sorgulama” sırasında takvim kaydıyla destek listesi farklı soruları cevaplar. Etkinliğin tarihi ve düzenleyicisi için TOBB kaydını, ilgili desteğin kapsamı için kurumun kendi listesini inceleyin. Yurt içi ve yurt dışı programlarında hangi liste ve katılım biçiminin geçerli olduğunu ayrı ayrı belirleyin.
“katılacağım fuar destek kapsamında mı” sorusunu fuarın adı ve edisyonuyla sorun. Bakanlık listesinde yer alan başka bir yılın kaydını güncel katılımla eşleştirmeden önce tarihleri kontrol edin. İlgili listeyi hangi gün açtığınızı ve hangi satıra göre değerlendirme yaptığınızı şirket içi notunuza ekleyin.
“TÜYAP fuarım destek kapsamında mı” araştırması için de aynı yaklaşımı kullanın. TÜYAP fuar desteği ifadesi farklı etkinlik ve programlara işaret edebilir. TÜYAP stant başvurusu için görüşülen teklifin resmî listedeki etkinlikle eşleştiğini görün. Şirketinizin koşullarını ayrıca incelemek için katılımcı ve faaliyet bilgilerini hazırlayın.
Yurt dışındaki temsil ve organizasyon kaydını doğru kaynakta arayın
“yurt dışı fuar desteği” araştırmasında seçilen fuarın katılım türünü belirleyin. Bakanlığın fuar sayfalarında yurt dışı destek listeleri ve organizatör bilgileri için ayrı bağlantılar bulunur. Yetkili milli katılım organizatörleri araştırmasında şirketin genel tanıtımını seçtiğiniz etkinliğe ilişkin resmî kayıtla tamamlayın.
“bireysel fuar katılım desteği” ile milli katılım fuar desteği için araştırdığınız dosyaların kendi katılım biçimine ait olduğunu kontrol edin. Aynı fuar adıyla ulaşılan iki bilgi farklı katılımcı gruplarına veya edisyonlara ait olabilir. Organizatörün ilgili etkinlikteki rolünü yazılı belgelerle eşleştirin.
İTO yurt dışı fuar organizasyonları veya Expotim milli katılım fuarları araştırmasında da etkinliğin tam adı ve yılını kullanın. Bir organizatörün etkinliği tanıtması, belirli bir şirketin bireysel dosyasındaki bütün koşulların karşılandığını göstermez. Bu nedenle destek araştırmasını gerçek katılım belgesi ve kurum kaydıyla birlikte yürütün.
Farkı çözmeden önce yapılacak işi belirleyin
İlk teklifle son teklif arasında şirket unvanı değişirse hangi değişikliğin neden yapıldığını yazılı olarak sorun. “fuar faturası başka şirket adına” endişesi oluştuğunda katılımcı unvanı, fatura muhatabı ve hizmet sağlayıcıyı aynı tabloda gösterin. Mali ve hukuki değerlendirme gereken durumu şirketinizin yetkili ekibiyle inceleyin.
“fuar destek başvurusu” hazırlığında kaynağı belirsiz bir unvan, tarih veya katılım türü varsa açık soru olarak bırakın. Sonraki kontrolün sorumlusunu ve tarihini ekleyin. Şirketin karar kaydında hangi bilginin doğrulandığı, hangisinin organizatör veya kurumdan açıklama beklediği görünür olsun.
TOBB fuar organizatörü sorgulama çalışmasını tamamladığınızda takvim satırı, teklif, hizmet açıklaması ve resmî destek kaydını bir arada tutun. Ön talep ve sözleşme rehberi ticari hazırlığı tamamlar. hiberaporu.com üzerindeki fuar takviminden araştırmaya başlayabilir, Hibe Raporu görüşmesine açık sorularınızı taşıyabilirsiniz.
Resmî kaynaklar ve kontrol yolu
TOBB Fuar Takvimi, Fuar Düzenleyicileri ve Ticaret Bakanlığı fuar listeleri kontrol kaynaklarıdır. Örnekte herhangi bir gerçek organizatörün yetkisi veya belirli bir etkinliğin destek sonucu hakkında hüküm verilmez.
- TOBB Fuar Düzenleyicileri dizini
- TOBB yurt içi fuar takvimi
- TOBB fuar düzenleme mevzuatı
- Ticaret Bakanlığı fuar mevzuatı ve destek listeleri
Şirketiniz için sıradaki adımı belirleyin
Hibe Raporu, şirket belgeleriyle faaliyet ve harcama planınızı birlikte inceler. Dosya hazırlığı ve takip hizmetimizden bize ulaşabilir, mevcut hesabınızla Belgelerim alanına geçebilirsiniz. Program araştırmasını genişletmek için açık programlar kataloğunu inceleyin.
Teklif revize edildiğinde eski unvanı hangi belgelerde aramalısınız?
Satış ekibi teklif kapağındaki unvanı düzeltmiş olabilir. Ödeme talimatı veya ekli yerleşim teyidi eski firmayı gösteriyorsa düzeltme henüz bütün belgelere yansımamıştır. Örneğin teklifte A, tahsilat talimatında B yazıyorsa B’nin hangi sıfatla tahsilat yaptığını ve ödemenin hangi sözleşmeyle ilişkilendirileceğini yazılı sorun. Yanıtı etkinliğin şehir ve tarih bilgileriyle dosyalayın. Ardından destekli fuar sorgulama sonucunu aynı edisyonla eşleştirin. Takvimde etkinliği bulmak ile teklifteki firmanın ödeme almaya hangi belgeyle yetkilendirildiğini göstermek iki ayrı kontrol gerektirir.
