Uluslararası bir proje için takvim hazırlarken koordinatörün dosya teslimi, Türkiye'deki kuruluşun ulusal başvurusu ve elektronik imza işlemlerini ayrı satırlara yazın. Her satırda kullanılacak sistem, son tarih, saat dilimi, sorumlu kişi ve tamamlandığını gösteren kayıt bulunsun. Bir dosyanın uluslararası platforma gönderilmesi, Türkiye tarafındaki işlemlerin de tamamlandığını göstermez.
Bu ayrım özellikle ulusal fonlayıcının ayrı başvuru istediği ortak çağrılarda önemlidir. Hibe Raporu ile belge ve dosya hazırlığını değerlendirebilir, genel araştırma için uluslararası hibe programları rehberimizi okuyabilirsiniz. Burada amaç, seçilmiş bir proje fikrinin teslim işlerini uygulanabilir çizelgeye dönüştürmektir.
Proje takviminin sahibi kim olacak?
Koordinatör, Türkiye'deki yürütücü ve kuruluşun imza yetkilisi aynı kişi olmayabilir. Hazırlığın başında bu üç rolü adlandırın. Bilimsel bölümü hazırlayan ekip, mali tabloyu kontrol eden kişi ve sistemde gönderimi yapacak kullanıcı için de sorumlulukları belirleyin.
Bir görev “ortaklara gönderildi” ifadesiyle kapanmamalıdır. Hangi sürümün gönderildiğini, hangi cevabın beklendiğini ve cevabın ne zaman gerektiğini yazın. Ortak bütçenin değişmesi ulusal bütçe ekinin yeniden kontrolünü gerektirebilir. Son gün birden fazla dosyada farklı tutarların kalmasını önlemek için değişiklik sorumlusunu baştan seçin.
Aşağıdaki çizelge işletme içi hazırlık örneğidir. Resmî başvuru formu değildir.
| İş | Sorumlu | Başlamadan gerekli bilgi | Tamamlanma kanıtı |
|---|---|---|---|
| Uluslararası metnin son sürümü | Koordinatör | Ortakların iş ve bütçe katkıları | Onaylı sürüm kaydı |
| Türkiye bütçesi | Ulusal yürütücü ve mali ekip | Uygun gider kuralları | Kontrol edilmiş bütçe eki |
| Ulusal sistem başvurusu | Yetkili kullanıcı | Çağrının istediği kayıtlar | Gönderim/onay kaydı |
| E-imza | İlgili yetkililer | Son sürüm ve geçerli yetki | Tamamlanan imza işlemi |
| Son tutarlılık kontrolü | Dosya sorumlusu | İki başvurunun kayıtları | Fark listesinin kapanması |
Water4All proje çağrısı için iki aşamayı aynı satıra sıkıştırmayın
Water4All proje çağrısı araştırmasında öncelikle incelenen dönemin aşama yapısını okuyun. TÜBİTAK'ın 2026 duyurusu, uluslararası başvurunun yanında birinci aşamada Türkiye'deki kuruluşların ulusal başvurusunu ve e-imza işlemlerini de düzenler. İkinci aşamaya geçiş davetiyle ilk aşama hazırlığı farklı işlerdir. TÜBİTAK Water4All duyurusu
Bu örnekten çalışma listenize aktarılacak ilke, her teslim kanalının kendi koşuluyla izlenmesidir. Water4All proje çağrısı için uluslararası metin hazırken ulusal formda kuruluş veya bütçe bilgisi bekleniyor olabilir. Hazırlık toplantısında ikisinin durumunu ayrı konuşun.
Çağrı adı yanında sürüm ve kontrol tarihi tutun. Geçmiş dönem takvimini yeni bir başvuruya kopyalamayın. Kasım 2026'da incelenen duyuru, tarihli bir süreç örneği olarak kullanılıyor. Gelecek dönemin açılışına veya süresine ilişkin taahhüt oluşturmuyor.
FORESTPathways proje çağrısı ve ortakların teslim sırası
FORESTPathways proje çağrısı için incelenen TÜBİTAK duyurusu da uluslararası başvuruya ek ulusal başvuru gerektiğini açıklar. Türkiye tarafındaki elektronik başvuru ve imza adımlarının ayrı tarihlerle yer alması, tek bir “proje son günü” notunun neden yetersiz kalacağını gösterir. TÜBİTAK FOREST Ortaklığı duyurusu
FORESTPathways proje çağrısı kapsamında kurulacak konsorsiyumun ülke ve ortaklık şartlarını uluslararası metinden, Türkiye'deki kuruluşun mali ve idari koşullarını ulusal kurallardan inceleyin. Bir ortağın uluslararası listede yer alabilmesi, kendi ülkesindeki her giderinin fonlanabileceği anlamına gelmez.
Ortaklardan istenecek bilgileri tek pakette tanımlayın. İş paketi katkısı, personel görevi, bütçe gerekçesi ve gerekli kuruluş bilgisi farklı zamanlarda geldiyse sürümleri eşleştirin. Dosyayı birleştiren kişi, değişen bütçenin teknik çalışma kapsamını etkileyip etkilemediğini de sormalıdır.
BiodivFuture Türkiye çağrısı için kapanış kaydı
BiodivFuture Türkiye çağrısı araştırmasında ulusal başvuru ve e-imza satırlarını ayrıca izleyin. TÜBİTAK'ın incelenen 2026 duyurusu uluslararası sekretaryaya teslimle Türkiye başvurusunu ayrı düzenler. Kurallara uyulmaması halinde değerlendirmeye alınmadan iade edilebilmesine de dikkat çeker. TÜBİTAK BiodivFuture duyurusu
BiodivFuture Türkiye çağrısı için hazırlanan takvimde yalnız kapanış gününü yazmakla yetinmeyin. Son gönderim saatini ve duyurudaki saat dilimini kaydedin. Duyuru ile başvuru platformu arasında farklılık görürseniz bunu son gün varsayımla çözmeye çalışmayın, resmî temas noktasından açıklık isteyin.
Gönderim sonrasında sistemin oluşturduğu referansı, teslim edilen dosya adını ve kullanılan sürümü saklayın. Ekranda dosya görünmesiyle başvurunun onay/gönderim adımının tamamlanması aynı durum olmayabilir. Çağrının kendi usulüne göre tamamlanma kanıtını belirleyin.
Bir değişiklik iki dosyayı nasıl etkiler?
Temsili bir senaryoda Türkiye'deki şirketin test faaliyeti daralsın ve bütçeden bir hizmet kalemi çıkarılsın. Koordinatör uluslararası bütçeyi değiştirirken Türkiye ekibi ulusal dosyayı eski tutarla bırakırsa iki başvuru farklı işleri anlatabilir. Değişiklik kaydında etkilenen iş paketi, bütçe ve ekleri birlikte işaretleyin.
hibe başvurusu nereye yapılır sorusunun cevabı bu yüzden yalnız bir web adresi değildir. Hangi kuruluşun hangi sistemde, hangi aşamada ve hangi yetkiyle işlem yapacağı belirlenmelidir. FORESTPathways proje çağrısı, Water4All proje çağrısı ve BiodivFuture Türkiye çağrısı örneklerindeki ortak ders, teslim sorumluluğunun yazılı izlenmesidir.
Belgelerinizi HibeRaporu Belgelerim alanında giriş yaparak düzenleyebilirsiniz. Kuruluş bilgileri ve mali kayıtları güncel dosyayla karşılaştırın. Paneldeki bir kaydı ilgili ulusal veya uluslararası sisteme yapılmış resmî gönderim olarak göstermeyin.
Son toplantıda yalnız kalan işleri konuşun
Son kontrol toplantısında bütün metni yeniden okumak yerine açık kalan kritik kararları görünür tutun. Yanlış sürüm, eksik yetki, tamamlanmamış imza, bütçe farkı ve belirsiz teslim saati ayrı satırlar olsun. Her satırın sahibini ve kapanma koşulunu belirtin.
hibe başvurusu ne zaman sonuçlanır sorusunu hazırlık takviminden ayrı değerlendirin. Teslimin tamamlanmasıyla değerlendirme sonucunun açıklanması farklı aşamalardır. İkinci aşama daveti, revizyon veya ulusal koşul kontrolü varsa bunu ilgili çağrının belgelerinden takip edin.
Hibe Raporu ekibiyle uluslararası dosyanızın belge ve takip işlerini planlayın. hibe teşvik danışmanlığı görüşmesine koordinatörün güncel metnini, Türkiye bütçesini, teslim çizelgesini ve açık soru listesini getirin. Görüşmenin sonunda hangi işin kimin sorumluluğunda olduğu ve neyin tamamlanmasının beklendiği anlaşılır olsun.
