Uluslararası hibe programları araştırılırken önce proje fikrini tanımlayın, ardından çağrının ülke, başvurucu, ortaklık ve faaliyet koşullarını kontrol edin. Bir fonun Avrupa’da yürütülmesi, Türkiye’deki her işletmenin bütün çağrılarına başvurabileceği anlamına gelmez. Program adıyla belirli bir çağrının koşullarını ayrı okuyun.
HibeRaporu ekibi şirket belgelerinizi ve proje ihtiyacınızı inceleyerek uygun çağrı araştırmasını ve başvuru hazırlığını sizinle yürütür. Eksikleri belirler, dosyayı hazırlar ve süreci takip eder. Uluslararası fon hazırlığınızı birlikte değerlendirelim; önce işletmenizin projede neyi gerçekleştirebileceğini netleştirelim.
Fon aramadan önce proje fikrini yazın
“Türk şirketlerine yurt dışı destekler” araması çok farklı sonuçlar getirir. Sadece yeni makine almak, teknoloji geliştirmek, uluslararası ortakla pilot uygulama yapmak veya eğitim faaliyeti yürütmek farklı araştırma yolları gerektirir. Hepsini tek bir hibe listesiyle sonuçlandırmayın.
İlk çalışma notunuzda çözmek istediğiniz sorunu, hedeflenen çıktıyı ve mevcut hazırlığı açıklayın. İşletmenizde hangi ekip, teknik bilgi ve kayıtlar var? Dışarıdan hangi yetkinliğe ihtiyaç duyuyorsunuz? Projenin gerekçesini yalnız “destek almak istiyoruz” cümlesine bırakmayın.
Bu notun tamamlanmış bir proje önerisi olması gerekmez. Kısa ve somut bir açıklama, ilgisiz çağrıları elemenizi kolaylaştırır. Fon adı değiştikçe aynı belirsiz metni göndermek yerine fikrin hangi ihtiyacı karşıladığını geliştirin.
Avrupa Birliği hibeleri için doğru resmî kaynağa gidin
AB Başkanlığının Ufuk Avrupa açıklaması, Türkiye’nin programa katılımını ve işletmeler dahil farklı kuruluş türlerinin başvuru imkânını anlatır. Programda çok ortaklı çalışmaların yanında tek faydalanıcılı çağrılar da bulunur. Her başvuruda aynı ortak sayısı gerektiğini varsaymayın.
Çağrı araştırması için Avrupa Komisyonunun Funding & Tenders çevrim içi rehberini kullanabilirsiniz. Rehber, çağrı konusu sayfasında koşulların, temel belgelerin, takvimin ve başvuru bağlantısının bulunduğunu açıklar. Özet ilanı okuduktan sonra asıl çağrı belgelerine geçin.
Araştırma listenizde yalnız program adını tutmayın. Çağrı kodunu, resmî kaynağı, incelenen belgeyi ve kontrol tarihini de kaydedin. Böylece aynı adlı programın farklı başlıklarını veya geçmiş çağrısını güncel fırsatla karıştırmazsınız.
Uluslararası hibe uygunluk şartlarını birlikte okuyun
Ön değerlendirmede şu soruları ayrı inceleyin:
- Türkiye’de yerleşik kuruluşunuz ilgili çağrıya hangi statüyle katılabilir?
- Kuruluş türünüz ve işletme ölçeğiniz koşullarla örtüşüyor mu?
- Önerilen faaliyet, çağrının beklediği sonuçla ilişkili mi?
- Ortak gerekiyorsa hangi yetkinlik ve görevler aranıyor?
- Bütçe, süre ve başvuru aşamalarını karşılayabilecek hazırlığınız var mı?
Bu sorular bir kurumun yerine uygunluk kararı vermek için değildir. Hangi bilginin doğrulanması gerektiğini görmenize yardımcı olur. Bir maddede açık hüküm bulamadığınızda olumlu varsayım üretmek yerine soruyu ilgili resmî temas noktasına yöneltin.
Çağrının konusu size yakın görünse bile bütün projeyi zorla o başlığa uydurmayın. Beklenen çıktı farklıysa bunu erken fark etmek, hazırlık zamanını daha uygun bir fırsata ayırmanızı sağlar. Uygunlukla değerlendirme başarısını da ayrı tutun; başvurabilir olmak destek kazanıldığı anlamına gelmez.
Uluslararası proje ortaklığında görevler açık olsun
Ortak ararken yalnız yabancı bir kuruluşun adını dosyaya eklemeyi hedeflemeyin. Projede hangi teknik işi yapacağı, hangi veriyi sağlayacağı ve hangi çıktıya katkıda bulunacağı anlaşılır olsun. İşletmenizin üstleneceği görevi de aynı açıklıkla tarif edin.
İlk görüşmede ortaklardan kısa bir yetkinlik özeti ve önerilen görev açıklaması isteyebilirsiniz. Sonra işlerin birbirini tamamlayıp tamamlamadığını kontrol edin. İki ortağın aynı işi tekrar etmesi veya önemli bir faaliyetin sahipsiz kalması hazırlık aşamasında görülmelidir.
Temsili bir örnek düşünelim: bir üretici yeni çözümü kendi hattında denemek, başka bir ortak da teknik geliştirmeyi yürütmek istiyor olsun. Denemenin kapsamı, sağlanacak veri ve çıktının kim tarafından değerlendirileceği baştan konuşulsun. Bu örnek gerçek bir müşteri ortaklığı veya fon kabulü değildir.
Eurostars’ta ulusal ve uluslararası işlemleri ayırın
TÜBİTAK 1709 EUREKA-EUROSTARS sayfası, uluslararası ortaklı Ar-Ge projelerine yönelik çerçeveyi ve Türkiye’deki başvuru sürecini açıklar. Ulusal başvurularda ön kayıt, ön proje ve sonraki aşamalar bulunduğundan yalnız uluslararası platformdaki dosyayı tamamlamayı yeterli kabul etmeyin.
Örneğin resmî ulusal çağrı dokümanı, uluslararası kapanışla kuruluş ön kaydı ve ulusal ön proje adımlarını ayrı takvimde gösterir. Bu geçmiş çağrının tarihlerini yeni başvuruya taşımayın; seçilen dönemin duyurusunu esas alın.
Çalışma listenizde her gönderim için ayrı sorumlu ve kontrol kaydı tutun. Ortaklar farklı ülkelerdeyse aynı saati kastettiğinizden emin olun. Bütün uluslararası programların Eurostars ile aynı ulusal süreci izlediğini de varsaymayın.
AB fonlarına nasıl başvurulur: Hesap, kuruluş ve dosya
Komisyon rehberi, EU Login kullanıcı hesabıyla kuruluşun PIC kaydını ayrı tanımlar. Kayıt sahibi olmak, kuruluşun çağrı koşullarını sağladığını göstermez. İşletmenizde mevcut kayıt bulunup bulunmadığını kontrol edin; aynı kuruluş için gereksiz yeni kayıt oluşturmadan yetki ve bilgi güncelliğini inceleyin.
Yurt dışı hibe başvuru dosyası hazırlarken faaliyet planı, görev dağılımı ve bütçenin aynı projeyi anlattığından emin olun. Kopyalanmış bir ortak tanıtımıyla gerçek ekip kapasitesini karıştırmayın. Her gideri neden gerekli olduğu ve hangi işte kullanılacağıyla açıklayın.
Başvuru dilini, zorunlu ekleri ve istenen formu ilgili çağrıdan doğrulayın. Önceki dosyadaki şablonu otomatik kullanmayın. Son kontrolü yalnız yazım hatalarıyla sınırlamayın; eksik bölüm, tutarsız bütçe ve tamamlanmamış ortak bilgilerini de inceleyin.
Finansmanı ve sonraki yükümlülükleri planlayın
Uluslararası fon bulma çalışması, yalnız çağrı seçimiyle bitmez. İşletmenin proje boyunca hangi kaynağı ne zaman kullanacağını da açıklayın. Desteklenmesi beklenen tutarı, bütün giderlerin baştan karşılandığı bir nakit girişi gibi ele almayın. Bütçe ve nakit akışı rehberimiz bu hazırlığa yardımcı olabilir.
Belgeleri toplarken başvurudan sonraki takip için de sorumlu belirleyin. Kurum bildirimleri, ortaklardan gelen değişiklikler ve dosyanın son sürümü düzenli kaydedilsin. HibeRaporu bu hazırlığı şirketinizin gerçek belgeleri üzerinden yürütür. Uluslararası proje dosyanızı ekibimizle hazırlayın; uygunluk, dosya bütünlüğü ve başvuru takibini birlikte yönetelim. Nihai değerlendirme ilgili fon kuruluşuna aittir.