Makine kuruldu, çalışanlar eğitime katıldı ve üretim başladı. Şirket şimdi projede beklediği değişimin gerçekleşip gerçekleşmediğini açıklamak istiyor. Hibe projesi sonuç raporu hazırlanırken her faaliyetin ne zaman tamamlandığını ve bu faaliyetin hangi sonuca katkı verdiğini birlikte gösterin. Başvuru sırasında yazılan hedefleri, işletmenin proje sonunda yaptığı ölçümlerle karşılaştırın. Sonuçlar arasındaki farkın nedeni belgelerden veya teknik açıklamalardan anlaşılabilsin.
İlk iş, projenin son geçerli başvuru ve faaliyet kayıtlarını bulmaktır. Hibe başvuru formu, başvuru ekleri, varsa onaylanmış değişiklikler ve şirketin ölçüm kayıtları aynı dosyada görülebilsin. Farklı sürümlerdeki hedefleri karıştırmamak için her kaydın tarihini yazın. Hibe Raporu kataloğunda programınızın resmî belgelerine ulaşabileceğiniz bağlantıları inceleyebilirsiniz. Destek programları
Faaliyet tamamlanmasıyla ölçülen sonucu ayrı kaydedin
Bir paketleme makinesinin kurulması, proje faaliyetlerinden birinin tamamlanmasıdır. Hattın daha hızlı çalışması veya hatalı ambalaj sayısının azalması ise ölçülebilecek bir sonuçtur. Teknik ekibin kurulum kaydı, makinenin ne zaman ve hangi kapsamla çalışmaya hazırlandığını açıklar. Üretim verisi ise şirketin belirlediği dönemde ne kadar ürün işleyebildiğini gösterir. Raporda bu iki kayıt birbirini tamamlayabilir.
KOSGEB İş Geliştirme Desteği için yayımlanan proje sonuç raporu formunda proje revizyonları, faaliyetlerin gerçekleşmesi, beklenen ve elde edilen sonuçlar için ayrı alanlar bulunur. Bu program kapsamında çalışıyorsanız güncel form sürümünü ve kendi proje kayıtlarınızı birlikte inceleyin. Diğer programlar için sonuç raporunu kendi belge ve uygulama düzenine göre hazırlayın. KOSGEB İş Geliştirme Desteği Proje Sonuç Raporu
Hibe proje örnekleri incelerken, bir faaliyetin hangi kayıtla tamamlandığının ve sonucun hangi ölçümle bulunduğunun nasıl anlatıldığına bakın. Başka bir işletmenin sonuç cümlesini doğrudan kullanmak, kendi projenizdeki şartları açıklamayabilir. Şirketinizin hangi makineyi, hangi ürün üzerinde, hangi koşullarda kullandığını yazın. Ölçümün kim tarafından yapıldığını ve hangi dönemi kapsadığını da ekleyin.
Ölçüm birimini ve başlangıç dönemini bulun
Kurgusal örnekte şirket, paketleme hızını saatte 80 kutudan 100 kutuya çıkarmayı planlamış olsun. Başlangıç ölçümü belirli bir ürün ve ambalaj boyutuna aitse sonuç ölçümünde de bu bilgileri kaydedin. Başlangıçta yalnız çalışılan saatleri, sonuçta ise vardiyanın tamamını kullanırsanız iki değer farklı koşulları açıklar. Kayıtların hangi süreyi ve hangi işlem adımlarını kapsadığını belirleyin.
Ölçüm günü değiştiğinde ürün türü, çalışan sayısı veya sipariş büyüklüğü de değişebilir. Üretim ekibinden bu farkları açıklayan not isteyin. Önceki ölçümü tekrar üretmek mümkünse benzer koşullarda yeni bir kontrol yapılabilir. Bu mümkün değilse farklılıkları rapora yazın. Örneğin ilk veri kısa parti üretiminden, son veri uzun parti üretiminden geliyorsa hazırlık süresinin karşılaştırmaya etkisini açıklayın.
Hibe için iş planı hazırlanırken kullanılan hedefin birimini de kontrol edin. “Kapasite artışı” ifadesinin günlük ürün, saatlik ürün, toplam vardiya veya başka bir göstergeyle açıklandığı dosyada belli olsun. Sonuç raporunda ölçülen değeri aynı tanımla vermek, projenin başlangıçta neyi değiştirmeyi hedeflediğini okuyucuya gösterir.
Beklenen ve gerçekleşen değer arasındaki farkı sayıyla açıklayın
Örnekte şirketin proje sonunda saatte 94 kutu ürettiğini varsayalım. Başlangıç değerine göre artış saatte 14 kutudur. Hedeflenen artış saatte 20 kutuydu. Gerçekleşen hız, 100 kutuluk hedefin saatte altı kutu altında kalmıştır. Bu bilgileri bir cümlede birleştirmek yerine ölçüm tablosunda başlangıç, hedef ve gerçekleşmeyi birlikte gösterin. Sonrasında farkın hangi üretim koşullarında ortaya çıktığını açıklayın.
| Ölçüm | Başlangıç | Beklenen | Gerçekleşen | Şirket kaydı |
|---|---|---|---|---|
| Saatlik paketleme | 80 kutu | 100 kutu | 94 kutu | Üretim çizelgesi |
| Artış | Başlangıç değeri | 20 kutu/saat | 14 kutu/saat | Aynı birimde hesap |
| Hedefe kalan fark | — | — | 6 kutu/saat | Teknik inceleme notu |
Şirket, 94 kutuluk hızın nedenini araştırırken malzeme beslemesi, ürün değişimi ve duruş kayıtlarına bakabilir. Ölçüm sırasında bir ayar işlemi yapılmışsa ne kadar sürdüğü ve ölçüme dahil edilip edilmediği yazılsın. Önce teknik kaydı açıklayın. Ardından bu gözlemin beklenen sonuçla ilişkisini anlatın. Sonuç hedefin altında kalmışsa raporda gerçekleşen değeri olduğu gibi gösterin. Düzeltme veya iyileştirme planını da kendi tarihleriyle kaydedin.
Yüzde hesabında hangi değeri esas aldığınızı yazın
Saatte 80 kutudan 94 kutuya çıkmak, başlangıca göre yüzde 17,5 artıştır. Hedeflenen 20 kutuluk artışın 14 kutusu gerçekleştiği için planlanan artışın yüzde 70’i karşılanmıştır. Aynı üretim verisinden çıkan bu iki yüzde farklı sorulara cevap verir. Raporu okuyacak kişinin hangi hesabın kullanıldığını anlaması için pay ve paydayı açıklayın. Bir tabloda “yüzde 70 başarı” yazıldığında ölçülen şeyin başlangıca göre artış mı, hedef artışa ulaşma düzeyi mi olduğu görülebilsin.
Ölçümün kalıcı sonuç olarak sunulacağı dönemi de seçin. Makinenin ilk deneme günündeki hızla düzenli üretim günlerindeki hız farklı olabilir. İşletme, sonucunu hangi günler veya üretim partileri üzerinden açıklayacağını belirlesin. Günlük kayıtlar arasında ciddi fark varsa yalnız en yüksek değeri seçmek, normal çalışma düzenini açıklamakta yetersiz kalabilir. Verinin kapsamını ve kullanılan hesap yöntemini rapora yazın.
Birden çok ürün için ortalama çıkarmak istiyorsanız her ürünün üretim miktarını veya ölçüm süresini de saklayın. Bir saat ölçülen ürünle bir hafta ölçülen ürünü aynı ağırlıkla bir araya getirmenin sonucu, işletmenin toplam üretim görünümünden farklı olabilir. Hangi göstergenin projedeki hedefi en iyi anlattığını teknik ekiple belirleyin. Hesap yeniden yapıldığında aynı girdilere ulaşılabilsin.
Harcama ve değişiklik kayıtlarını sonuç açıklamasına bağlayın
Hibe harcama belgeleri proje kapsamındaki mali işlemleri gösterir. Bir kalemin faturası varsa teknik ekibin kullanım ve gerçekleşme kaydını da bulun. Örneğin alınan makinenin seri numarası, kurulum notu ve üretim çizelgesinde ortak bir tanımlayıcı üzerinden izlenebilir. Rapor hazırlanırken ödeme belgesinin hangi faaliyete ait olduğu açık kalsın. Böylece proje dosyasındaki harcama ve uygulama kayıtları aynı yatırımı anlatır.
Hibe projesinde tedarikçi değişikliği veya hibe projesinde bütçe aktarımı olduysa ilgili işlemin dayanağını ve son geçerli proje bilgisine etkisini yazın. Projenin ilk halinde 100 kutuluk hedef yer almış ve yetkili süreçte hedef değişmiş olabilir. Sonuç tablosunda karşılaştırılan hedefin hangi sürüme ait olduğunu belirtin. İşletmenin kendi tahminiyle resmî kayda alınmış revizyonu farklı tarihlerle izleyin.
Hibe projesine ek süre gündeme geldiyse son raporda ilk takvim, değişiklik ve gerçekleşen çalışma dönemini ilişkilendirin. Bir deneme yapılmış ve sonraki ay düzenli üretim başlamış olabilir. İki aşamanın gerçekleşme tarihini ayrı kaydedin. Hangi tarihin sonuç ölçümü için kullanıldığını, o tarihin dayanağıyla birlikte yazın.
Miktar artışının kalite ve zaman üzerindeki etkisini de okuyun
Paketleme hızındaki artış, işlenen bütün kutuların aynı kalite sonucuyla çıktığını tek başına açıklamaz. İşletmenin hedeflerinde hatalı ürün oranı da varsa toplam kutu ile yeniden işleme alınan kutu için ayrı kayıt tutun. Örneğin başlangıçta 400 kutudan 12’si yeniden işlenmişse oran yüzde 3’tür. Son ölçümde 470 kutudan 14’ü yeniden işlenmişse oran yaklaşık yüzde 2,98 olur. İki ölçümde kutu sayısı ve hata sayısı değişmiş olsa da oranlar birbirine yakındır.
Bu örnekte rapor, saatlik çıktı artışını ve kalite oranını kendi kayıtlarıyla gösterebilir. Çalışanların makine ayarını yaparken geçirdiği süreyi de inceliyorsanız o süreyi hangi işlemlerden topladığınızı yazın. Üretim ve yeniden işleme süreleri aynı toplamın içinde yer alıyorsa kullanılan ölçüm yöntemini açıkça belirtin. Ölçüm tanımı değiştiğinde yeni veriyi önceki satırın üzerine yazmadan önce iki hesabın karşılaştırılabilirliğini değerlendirin.
Şirketin ilk başvurusunda belirli bir kalite hedefi bulunmuyorsa sonradan takip edilen kalite verisini ek gözlem olarak açıklayabilirsiniz. Bu ölçümün hangi soruyu cevapladığı yazılsın. Örnekte işletme, artan hızın yeniden işleme oranında belirgin bir değişiklikle birlikte görülüp görülmediğini inceliyordu. Şirketin kullandığı veri dönemi kısa kaldıysa sonraki üretim kayıtlarının hangi tarihte tekrar gözden geçirileceğini kendi takip notuna ekleyin.
Dosyanın son okuyucusu için kanıt dizini hazırlayın
Sonuç raporunun ekleri arasında üretim çizelgesi, kurulum belgesi, teknik inceleme, proje değişikliği veya eğitim kaydı bulunabilir. Şirket içi dizinde her belgenin hangi faaliyet veya sonuç satırını açıkladığını belirtin. Dosyayı inceleyen kişi, örnekteki 94 kutuluk hızın hangi çizelgeden geldiğini tek adımda bulabilsin. Kayıtlarda güncelleme yapılmışsa son ölçümün tarihini ve onu hazırlayan ekibi gösterin. Çizelgenin hangi satırlarının hesapta kullanıldığını da işaretleyin.
Hibe danışmanlığı görüşmesine gelirken başvuru hedeflerini, gerçekleşen ölçümleri ve açıklama gerektiren farkları birlikte getirin. Hibe dosyası hazırlama çalışmasının bu aşamasında önce hangi sonucun hangi belgeyle doğrulandığını belirleyebilirsiniz. Hibe Raporu üzerinden proje ve başvuru hazırlığı hizmetlerini inceleyebilirsiniz. Dosya hazırlığı ve danışmanlık
