Bir yazılımın faturası kesilmiş olabilir; fakat kullanıcı hesapları açılmamış veya eski veriler sisteme taşınmamış olabilir. Bu yüzden satın alma kaydıyla işletmenin yazılımı kullanmaya başlaması ayrı olaylar olarak izlenmelidir. Şirket içinde teslimin ne anlama geldiğini satın alma görüşmesinde belirlemek, sonradan çıkacak kapsam tartışmasını azaltır.
KOSGEB yazılım desteği araştıran işletmeler için bu rehber bir kabul testi düzeni önerir. Önerilen kayıtlar kurumun zorunlu belge listesi değildir. Seçilen programın gider ve ödeme koşulları resmî metinden ayrıca alınır. Hibe Raporu ile dosyanızı incelerken teknik teslimi açıklayan kayıtları mali belgelerin yanına koyabilirsiniz.
Lisansın açılması ile işin tamamlanmasını ayırın
Teklifteki teslimleri önce dört gruba ayırın: kullanım hakkı, kurulum, veri aktarımı ve eğitim. Bu grupların aynı gün tamamlanması gerekmeyebilir. Lisans etkinleştirme e-postası, veri aktarımının başarıyla yapıldığını göstermez. Her grubun kendi sorumlusu ve kapanış kaydı bulunmalıdır.
KOSGEB proforma fatura dosyasındaki ürün açıklaması yalnız ticari paket adı içeriyorsa teknik eki isteyin. Kullanıcı sayısı, erişim dönemi ve dahil modüller açıklanmadan şirketin ne aldığı anlaşılamayabilir. Paket adı aynı kalsa bile teklif sürümü değiştiğinde kapsam değişikliklerini ayrıca kaydedin.
Örneğin satış ve stok modülleri alınmış, muhasebe bağlantısı sonraya bırakılmış olsun. Kendi kabul listenizde bağlantıyı mevcut teslimin içinde gösterirseniz tedarikçiyle görüşmeniz yanlış beklentiye dayanır. Henüz sipariş edilmemiş işi açık geliştirme ihtiyacı olarak ayrı izleyin.
Kabul cümlesini çalışan bir senaryoya dönüştürün
“Sistem çalışıyor” ifadesi yerine işletmenizin gerçek iş akışını temsil eden küçük bir senaryo seçin. Bir ürün açılması, sipariş alınması, stok düşmesi ve rapor üretilmesi ardışık testler olabilir. Testte hangi adımın beklendiği ve hangi sonucun görüldüğü açıkça yazılmalıdır.
Gerçek müşteri verisi kullanmak zorunda değilsiniz. Test müşterisi ve örnek ürün oluşturduysanız bunları sanal olarak etiketleyin. Ekran görüntüsünü daha sonra sunumda kullanırken bunun canlı satış kanıtı olmadığını belirtin. Başarılı senaryoyu gösteren görselin yanında başarısız testin kayıtlarını da koruyun.
KOSGEB proje sunumu içinde yazılımın işletmeye sağlayacağı değişimi anlatıyorsanız kabul senaryosu bu değişimle ilişkili olmalı. Sipariş hatasını azaltmak hedeflenirken yalnız giriş ekranının açıldığını göstermek yeterli bir teknik açıklama üretmez. Hedef ile test arasındaki ilişkiyi proje ekibi kurmalıdır.
Veri aktarımında toplam kadar istisnayı kontrol edin
Aktarılan kayıt sayısının eski sistemdeki sayıyla aynı olması, bütün alanların doğru eşleştiğini kanıtlamaz. Birim, para birimi, ürün kodu ve tarih biçimi gibi alanlardan örnekler seçin. Kontrolün hangi dosya sürümleri arasında yapıldığını da kaydedin; eski veri sonradan değişmiş olabilir.
İstisna listesinde aktarılmayan, mükerrer veya elle düzeltilecek kayıtlar ayrı bulunsun. Hepsini silip temiz bir başarı ekranı almak yerine açık işlerin sahibini belirleyin. Bu listeyi tedarikçiye gönderirken erişim bilgilerini ve gereksiz kişisel verileri paylaşmayın.
KOSGEB personel gideri araştırmasıyla aynı projede çalışan görevleri de inceleniyorsa şirket içi test işini kimin yürüttüğünü açıklayabilirsiniz. Ancak bu çalışma kaydı personel giderinin destek kapsamına kabul edildiği anlamına gelmez; programın kendi dayanakları ayrıca değerlendirilir.
Fatura, teslim ve ödeme arasındaki farkı not edin
Tek bir sözleşme birden fazla teslim aşaması içerebilir. Fatura numarasını ilgili teslim grubuna bağlayın; kısmi teslim varsa hangi işin açık kaldığını yazın. Ödeme planında taksit bulunmasıyla teknik teslimin tamamlanması aynı ölçüt değildir. Şirketin ticari sözleşmesi ayrıca okunmalıdır.
KOSGEB destek ödemesi sorgulama sırasında şirketin kabul tutanağını resmî ödeme kararı gibi kullanmayın. İç kabul, tedarikçi ilişkisini açıklayan bir kayıttır. Kurumun istediği belgeler ve değerlendirme kendi işlem yolunda ilerler. Dosya içinde bu iki onay alanı farklı isimlerle tutulmalıdır.
Teslimden sonra hata giderilirse ilk tutanağı değiştirmeyin. Düzeltme tarihi ve yeniden test sonucuyla yeni bir kayıt ekleyin. Böylece ekibiniz yazılımın hangi sürümünü hangi tarihte kullanıma aldığını ve hangi sorunların daha sonra çözüldüğünü izleyebilir.
Teknik dosyayı danışmanlık görüşmesine hazır hale getirin
Görüşme paketinizde kapsam eki, kabul senaryoları, açık işler, fatura ve ödeme ilişkisi bulunsun. Hibe Raporu ile yazılım giderinin dosya hazırlığını değerlendirirken bu kayıtlar işlemi açıklamanıza yardımcı olur. Erişim parolalarını belge paketine eklemeyin.
KOSGEB yazılım desteği için hangi programın araştırıldığını program kataloğunda daraltabilir, aynı serideki teklif ve ödeme düzeni rehberini okuyabilirsiniz. Son kontrolün sorusu şudur: Dosyayı ilk kez alan kişi neyin satın alındığını, neyin teslim edildiğini ve neyin hâlâ beklendiğini ayırabiliyor mu?
Resmî kaynaklar ve kontrol yolu
Bu yazının kabul testleri şirket içi önerilerdir. Bağlantıdaki programın güncel eklerinden gider ve ödeme koşullarını ayrıca kontrol edin.
Yazılım teslimi için sonraki adım
Teklifin teknik ekini ve tamamlanan kabul senaryolarını birlikte hazırlayın. Hibe Raporu ile yazılım dosyanızı görüşün; açık kalan kurulum ve veri aktarımı işlerini de belirtin.
Yazılım yarıda kalan aktarımı nasıl tamamlıyor?
Kabul denemesinde işlemi bilerek iki aşamaya bölün. Örneğin 100 siparişten 60’ı aktarılmışken bağlantı kesiliyor. Yeniden başlatınca beklenen sonuç, 100 farklı siparişin her birinin bir kez görünmesidir. Toplam 100 satır görmek yetmez: Eksik bir siparişle çift yazılmış bir başka sipariş birbirini sayıda örtebilir. Kaynak listedeki sipariş numaralarını çıktıdaki numaralarla karşılaştırın, yinelenen ve eksik numaraları ayrı kaydedin. KOSGEB iş geliştirme desteği için yazılım giderini açıklayan işletme, tedarikçinin düzeltmesini bu denemenin tarihli çıktısıyla kontrol edebilir.
Bir siparişi iki kullanıcı aynı anda güncellerse
Depo görevlisi miktarı düzeltirken satış ekibi aynı siparişin adresini değiştirebilir. Kabul sırasında iki ayrı kullanıcıyla aynı örnek siparişi açın. Önce depo miktarı değiştirsin, ardından satış çalışanı önceden açtığı ekrandan yeni adresi kaydetsin. Son kayıtta hem miktarın hem adresin doğru kaldığını, çakışma varsa kullanıcının bunu görebildiğini kontrol edin. KOSGEB iş geliştirme desteği projesinde birden fazla departmanın aynı yazılımı kullanacağı anlatılıyorsa bu deneme doğrudan o ihtiyacı sınar. Sorun çıkarsa tedarikçiye iki kullanıcının işlem sırasını iletin; aynı denemeyi düzeltmeden sonra tekrarlamak mümkün olur.
