Bir projenin bütçesi, satın alma listesiyle başvuru dosyası arasında bağlantı kurar. Bu bağlantının açık olması için her satırın hangi ihtiyacı karşıladığını, hangi teklife dayandığını ve hangi tarihte ödeneceğini bilmelisiniz. Destek tahsilatının zamanını ayrıca planladığınızda şirketin geçici finansman ihtiyacı daha görünür hâle gelir.
KOSGEB proforma fatura dosyasını hazırlarken fiyatı tek başına değerlendirmeyin. Aynı tutardaki iki teklif farklı ürün, hizmet süresi veya teslim kapsamı içerebilir. Hibe Raporu ile dosya hazırlığını görüşürken teklif karşılaştırmanızı da paylaşın.
KOSGEB proforma fatura karşılaştırmasında aynı kapsamı kullanın
Makine tekliflerinde teknik kapasite, ekipman seçenekleri, kurulum, eğitim ve bakım kapsamını ayrı alanlara yazın. Yazılımda kullanıcı sayısı, lisans süresi, güncelleme ve entegrasyon hizmeti ayrıca açıklanmalı. KOSGEB makine desteği için araştırma yapan bir şirket, fiyatın üretim ihtiyacıyla ilişkisini ancak bu ayrıntılarla gösterebilir.
Temsili bir örnekte bir teklif kurulum dahil 900 bin TL, diğeri kurulum hariç 850 bin TL olsun. Bu iki rakamı doğrudan “ucuz ve pahalı” diye sıralamak yerine kapsamı eşitleyin. Kurulum için alınacak ek hizmetin bedelini ve sorumlusunu yazın. Bu sayılar yalnız örnektir, destek tutarı veya program limiti değildir.
KOSGEB proforma fatura içinde model veya kapsam değişirse teklifin yeni sürümünü saklayın. Önceki dosyanın hangi tarihte ve hangi değerlendirmede kullanıldığını not edin. Birbiriyle çelişen iki teklifi aynı anda son sürüm diye işaretlememek, ekip içindeki kontrolü kolaylaştırır.
Makine ve yazılım satırını proje faaliyetine bağlayın
KOSGEB yazılım desteği başlığında bir lisansın adını yazmak, projenin neden o lisansa ihtiyaç duyduğunu açıklamaz. Hangi süreçte, kim tarafından ve ne kadar süreyle kullanılacağını belirtin. Mevcut yazılımla yapılabilen işlerle yeni lisansın sağlayacağı ek işlevi kendi işletme veriniz üzerinden karşılaştırın.
KOSGEB personel gideri hazırlığında da görev tanımı ve proje faaliyeti arasındaki bağlantıyı kurun. Çalışanın projeye ayıracağı süreyi planlamak, hem teknik iş takvimini hem bütçeyi açıklamaya yardımcı olur. Giderin destek kapsamına kabulü, seçilen programın güncel kuralları ve kurum incelemesine bağlıdır.
Aynı ekipman hem genel üretim hem proje için kullanılacaksa bu durumu açıkça yazın. Proje bütçesine hangi giderin hangi gerekçeyle alındığı anlaşılmalıdır. Başka destek dosyalarında aynı harcama bulunuyorsa kontrol listesine işaret koyun. Uygulanacak birlikte kullanım kurallarını ilgili programlardan ayrıca doğrulayın.
Kurul kararıyla satın alma işleminin aşamalarını ayırın
KOSGEB kurul kararı sonrası satın alma araştırmasında önce kararın hangi gideri, teknik kapsamı ve işlem dönemini ilgilendirdiğini belirleyin. Onaylı planla gerçekleşen alımı karşılaştırmak için karar eki, teklif, sipariş ve fatura aynı satırda izlenebilir. Bu öneri, bütün programlarda aynı satın alma sırasının geçerli olduğu anlamına gelmez.
Tedarikçi teslim edemediğinde yeni teklifi sessizce eski teklifin yerine koymayın. Model, adet, fiyat veya süre değişikliğini kayıt altına alın ve ilgili program açısından yapılacak işlemi kontrol edin. KOSGEB kurul kararı sonrası satın alma dosyasında değişikliğin gerekçesi ve ne zaman bildirildiği anlaşılabilir olmalı.
Ekibin kendi iç onayıyla kurumun onayını farklı sütunlarda izleyin. “Satın alma tamam” notu, sipariş verilmesi, teslim alınması veya ödeme yapılması anlamlarından hangisini taşıyor? Her işlemin tamamlandığını gösteren kaydı kendi alanına yazın.
Avans ile destek ödemesini aynı nakit kaynağı gibi yazmayın
KOSGEB avans ödemesi araştırılırken bunun hangi destek unsurunda, hangi koşulla ve hangi aşamada incelendiğini netleştirin. Bir tedarikçiye şirketinizin yaptığı peşinat ile kurumdan talep edilebilecek bir erken ödeme aynı kayıt değildir. Kendi finansman tablonuzda kaynağı, muhatabı ve dayanak belgeyi ayrı gösterin.
KOSGEB geri ödemeli mi sorusu da bütçenin merkezinde yer alır. Seçilen destek unsurunun geri ödeme ve finansman yapısını program metninden alın. KOSGEB kapasite geliştirme başvurusu için finansmanla ilişkili tutarları incelerken kredi anaparasıyla destek katkısını ayrı satırlara yerleştirin. Şirketin geri ödeme yükünü bu ayrım üzerinden değerlendirin.
İç planınızda “destek henüz tahsil edilmedi” seçeneğini ayrıca çalıştırın. Tedarikçi ödemesi daha erken yapılacaksa aradaki dönemde hangi kaynak kullanılacak? Bu bir kurum ödeme tarihi tahmini değildir. İşletmenin kendi ödeme kapasitesini görmek için önerilen senaryo çalışmasıdır.
Destek ödemesi sorgusunda işlem kaydını bütçe satırına bağlayın
KOSGEB destek ödemesi sorgulama sırasında hangi program, proje ve ödeme talebine baktığınız belli olsun. Başvuru gönderimi, ödeme talebi ve hesaba geçen tutarı ayrı takip edin. Ekip içinde yalnız “ödeme bekleniyor” demek yerine son durum, kontrol tarihi ve sonraki sorumluyu yazın.
Bütçe satırının yanına fatura numarası, ödeme kaydı ve varsa ilgili talebin işlem numarasını ekleyebilirsiniz. KOSGEB destek ödemesi sorgulama için resmî sistemde görünen durum, destek talebinin güncel aşamasını anlamak için kullanılır. Banka hareketi ise gerçekleşen tahsilatın kendi kaydıdır.
HibeRaporu panelindeki tahmini sonuçları şirketin nakit takvimine aktarırken varsayımları da taşıyın. Bir programın üst sınırını bütçenizde kesin alacak gibi göstermek, harcama kararını yanlış etkileyebilir.
Ret veya eksik bildiriminde önce gerekçeyi dosyadan bulun
KOSGEB başvuru reddine itiraz araştırmasında karar metnini ve bildirimin tarihini ilk dosyaya koyun. Gerekçenin belge eksikliği, uygunluk, proje değerlendirmesi veya başka bir konuya dayanması yapılacak hazırlığı değiştirir. Başvuru yolu ve süreyi ilgili karar ile güncel mevzuattan doğrulatın.
İç çalışma notunda her gerekçenin karşısına dayanak kayıt, açıklama ihtiyacı ve uzman sorusunu yazın. Bu yazı bir itiraz dilekçesi veya hukuki yol önerisi değildir. KOSGEB başvuru reddine itiraz için somut dosyanın ayrıntıları ayrıca incelenmelidir. Hibe Raporu ekibiyle görüşürken kararın tamamını ve gönderim kayıtlarını paylaşın.
Resmî kaynaklar ve kontrol yolu
Aşağıdaki kaynaklarda seçtiğiniz programın güncel kapsamını, formunu ve işlem tarihini kontrol edin. Yazıdaki senaryolar editoryal hazırlık örnekleridir. Tutar veya süre verilmişse ayrıca belirtilen örnek varsayımları esas alın.
Şirketiniz için sıradaki adımı belirleyin
Teklif sürümleri ve satın alma takvimi aynı proje kapsamını göstermeli. Hibe Raporu dosya takibine mevcut kurul kararı, teklif ve ödeme planıyla başvurabilirsiniz. Destek kapsamı henüz netleşmemiş satırları açık işaretleyin. Böylece tedarikçiyle yürütülen ticari süreçte kesinleşen yükümlülükler, başvuruya ilişkin bekleyen incelemelerden ayrı görülebilir.
