Bir şirketin kendisini belirli bir sektörün üreticisi olarak tanıtması, destek dosyasında bu faaliyetin hangi belgeyle açıklanacağı sorusunu da gündeme getirir. Fuar için kapasite raporu gerekli mi araştırması bu noktada yapılır. Katılımın kapsamı, şirketin niteliği ve incelenen hesap koşulları birlikte değerlendirilmelidir. Önce kayıtlı faaliyetle fuarda sergilenecek ürün arasındaki ilişkiyi görünür kılın.
Hibe Raporu'nun fuar dosyası incelemesi için görüşmeye gelirken şirket belgelerinizi ve fuarda tanıtacağınız ürünleri birlikte açıklayabilirsiniz. Bu rehber, hedef sektör ve faaliyet araştırmasını somut bir belge listesine bağlamanıza yardımcı olur.
Şirketin faaliyetini sergilenecek ürünle ilişkilendirin
İlk sayfada bugün ne ürettiğinizi veya pazarladığınızı yazın. Ardından fuara hangi ürünlerle gideceğinizi belirtin. Şirketin birden fazla iş kolu varsa etkinlikte tanıtılacak ürünlerin hangi faaliyetle ilişkili olduğu açık olsun. Tek bir genel sektör adı, bu ilişkinin bütün ayrıntılarını açıklamayabilir.
Kurgusal bir işletme hem endüstriyel ambalaj malzemesi hem farklı bir ürün grubunun ticaretini yapıyor olabilir. Fuara yalnız ambalaj ürünleriyle katılacaksa dosyada bu katılımın konusu anlaşılır biçimde yazılmalıdır. Ürün kataloğu, şirketin faaliyet kayıtları ve etkinlik bilgisi aynı incelemeye hazırlanabilir. Hangi belgenin hangi bilgiyi doğruladığı not edilmelidir.
Hedef ülke ve hedef sektör kontrolünü ayrı yürütün
Fuarın düzenlendiği ülkeyle şirketin faaliyet alanı farklı veri gruplarıdır. Araştırmada hangi ülke listesinin ve hangi sektör açıklamasının kullanıldığını belirtin. Aynı ülkedeki bütün etkinliklerin, her şirket için aynı hesap koşuluna sahip olduğunu varsaymak yerine katılımın somut kaydını inceleyin.
İncelenen Fuar Desteklerine İlişkin Genelgede, hedef ülkelerin Bakanlıkça ilan edilmesi ve hedef sektör faaliyetinin ilgili kayıtlar üzerinden belirlenmesi ayrı hükümlerle ele alınır. Hedef sektör incelemesinde kapasite raporu/faaliyet belgesi ve belirlenen faaliyet kodlarına ilişkin açıklamalar bulunur. Kendi katılımınız için güncel liste ve belge kapsamını birlikte kontrol edin.
Faaliyet kodunu belgedeki açıklamasıyla birlikte saklayın
NACE koduna göre hibe araştırmasında kodun yanında açıklama ve belge tarihi bulunsun. Şirket profilindeki kodla faaliyet belgesindeki metin arasında açıklama gerektiren konu varsa bunu dosya notuna yazın. Kullanılan sınıflama sürümü de araştırmada önem taşıyabilir. Sadece sayı dizisini aktarmak yerine hangi kayıttan alındığını gösterin.
İmalatçı hibe destekleri veya fuar katılım desteği araştırması yaparken şirketin faaliyetini aynı bilgi dosyasında açıklamak yararlıdır. Bunun yanında her programın özel koşulu kendi kaynağından incelenir. Fuar için hazırlanmış bir belge açıklaması, başka bir destek başvurusunun bütün ihtiyaçlarını kendiliğinden karşılayan ortak sonuç olarak kullanılmamalıdır.
Kapasite ve faaliyet belgelerinde geçerlilik bilgisini okuyun
Kapasite raporum yok fuar desteği alabilir miyim sorusunu araştırırken katılım türünü ve hangi belge koşulunun ele alındığını belirtin. İncelenen düzenlemedeki alternatif veya özel kayıtları ilgili kapsam üzerinden okuyun. Bir şirketin geçmiş dosyasında kullandığı yöntemi bütün katılımların genel kuralı gibi kabul etmek yerine kendi şirket kaydınızı değerlendirin.
Fuar desteği üretici belgesi başlığı altında farklı adlarla karşılaştığınız belgeler olabilir. Belgenin tam adını, düzenleyen kurumu, ilgili işletmeyi ve geçerlilik tarihini yazın. İşletmenin üretim veya pazarlama niteliğine ilişkin açıklama gerekiyorsa bu soruyu ayrıca işaretleyin. Güncel genelgenin ekinde istenen bilgi ve belge kapsamı da kontrol edilmelidir.
| Kayıt | Açıklanacak bilgi | Diğer kayıtla ilişkisi |
|---|---|---|
| Şirket faaliyeti | Kayıtlı iş ve ürün grubu | Fuarda tanıtılacak ürün |
| Faaliyet kodu | Kod, açıklama ve sürüm | İlgili sektör araştırması |
| Kapasite/faaliyet belgesi | İşletme ve geçerlilik bilgisi | İncelenen belge koşulu |
| Etkinlik | Konu, ülke ve edisyon | Hedef ülke ve fuar kaydı |
| Ön hesap | Kullanılan şirket girdileri | Doğrulanacak dayanaklar |
Ön hesapta kullanılan seçimi belge notuna bağlayın
Yurt dışı fuar desteği hesaplama ekranında hedef sektör veya şirket bilgisi sorulduğunda cevabın hangi kayda dayandığını not edin. Hangi bilgi henüz netleşmediyse bunu görüşmede paylaşın. Ön hesabın güncellenmesi gerektiğinde eski ve yeni girdinin farkı görülebilsin.
Kurgusal örnekte şirket ilk araştırmada genel ticaret açıklaması kullanmış, sonra ilgili üretim belgesini hazırlamış olabilir. Bu durumda dosya sorumlusu yeni kaydın hangi soruyu açıkladığını yazsın. Ekrandaki bir seçimin değişmesiyle belge incelemesinin tamamlanması farklı aşamalar olarak takip edilebilir. Hangi koşulun yetkili inceleme beklediği açık olsun.
Görüşmeye ürün ve belge eşleştirmesiyle gelin
Şirket içinde ürün kataloğunu güncelleyen kişiyle faaliyet belgelerini sağlayan sorumlu aynı tabloyu kontrol edebilir. Katalogda yeni ürün eklenmişse bunun hangi üretim veya pazarlama kaydıyla açıklanacağı sorulsun. Etkinlikte tanıtılması planlanan ürünler değiştiğinde belge listesindeki ilgili satırlar da gözden geçirilsin. Böylece ilk toplantı notu ile son katılım hazırlığının aynı ürün grubunu anlattığı görülebilir.
Fuar desteği başvurusu için gerekli evraklar listesi hazırlanırken belgeleri yalnız adlarıyla sıralamayın. Her kaydın fuarda sergilenecek ürün ve şirket faaliyetiyle ilişkisini gösterin. DYS fuar destek başvurusu hazırlığında kullanılacak sürümler ve kayıtların kimden temin edileceği belli olsun.
HibeRaporu fuar araştırma ekranında etkinliğinizi inceleyebilir, panelde şirket profilinizi hazırlayabilirsiniz. Fuar için kapasite raporu gerekli mi sorusunu ekibimizle değerlendirirken faaliyet kodunuzu, mevcut belgelerinizi ve ürün listenizi birlikte paylaşın. Hangi kaydın hangi koşulu açıklayacağını bu dosya üzerinden belirleyebiliriz.
Katalogda görünen ürünün hangi parçasını siz üretiyorsunuz?
Bir firma pompa gövdesini kendi tesisinde üretip motoru dışarıdan alarak komple pompa sergilesin. Katalog yalnız bitmiş ürünü gösterdiğinde ziyaretçi motorun da aynı tesiste üretildiğini düşünebilir. Ekip “fuar için kapasite raporu gerekli mi” sorusuyla görüşmeye giderken tek bir model üzerinden gövde dökümünü, satın alınan motoru ve montaj işini ayırabilir. Üretim akışındaki her adımı şirketin hangi kaydının açıkladığını işaretleyin. Böylece güncel belge koşulunu sorarken sergilenen bütün ürünü tek kalemde kendi imalatınız olarak tarif etmezsiniz.
Tek stantta iki farklı ürün ailesi varsa
Örneğin işletme kendi ürettiği pompayı ve başka bir firmadan aldığı kontrol panosunu birlikte sergiliyor. Katalog kapağında iki ürünün tek sistem gibi görünmesi ikisinin de aynı işletmede üretildiğini göstermez. Ürün listesinde model, üretici ve gösterilen işlevi yan yana kaydedin. Bir fuar desteği başvurusu hazırlarken sektörle ilişkiyi hangi ürün üzerinden kurduğunuzu böylece açıklayabilirsiniz. “fuar için kapasite raporu gerekli mi” sorusunu inceleyen kişiye de hangi şirketin hangi ürünü için belge araştırıldığını iletin.
