KOSGEB proje izleme raporu hazırlığı, kabul edilen faaliyetlerin ne kadarının gerçekleştiğini ve giderlerin projeyle ilişkisini gösteren kayıtları düzenlemekle başlar. Yalnız faturaları toplamak yeterli değildir; teslim, kullanım, teknik özellik ve faaliyet sonuçları da açıklanabilmelidir. Bu rehber, Girişimci Destek Programındaki İş Geliştirme Desteğini esas alır. Diğer KOSGEB programlarının izleme formları ve süreleri ayrıca kontrol edilmelidir.
Hibe Raporu ekibi proje belgelerinizi, gerçekleşen faaliyetleri ve eksik kanıtları birlikte inceler. Dosya hazırlığı ve takip hizmetimizle kayıtları birbirine bağlayabilir, kurumun istediği açıklamaları hazırlayabilirsiniz. Şirket içi hazırlık, izleyicinin değerlendirmesinin veya kurul kararının yerine geçmez.
Dönemsel İzleme Formunu kim hazırlar?
7 Kasım 2026 tarihinde kontrol edilen Girişimci Destek Programı Yönergesinin 30’uncu maddesine göre izleme, görevlendirilen izleyici tarafından üçer aylık uygulama dönemleri üzerinden yapılır. Formun dönem bitiminden itibaren en geç bir ay içinde sisteme kaydedilmesi esastır. Takvim kurul kararıyla birlikte işletmeye bildirilir.
İşletmenin görevi, kendi çalışma notunu resmî izleme raporu olarak sunmak değildir. İncelenecek faaliyetleri, giderleri ve bunlara ilişkin açıklamaları hazırlayın. Bildirilen takvimi proje başlangıç tarihinizle eşleştirin; başka işletmenin ziyaret tarihini kendi son tarihiniz saymayın.
Hazırlık sorumlusu teknik ekipten gerçekleşmeleri, mali ekipten ilgili alım ve ödeme kayıtlarını toplamalıdır. İnceleme günü bir belgeye kimin ulaşacağını önceden belirlemek, aynı soruya farklı dosyalardan çelişkili cevap verilmesini azaltır. Belirsiz bilgiyi tahminle tamamlamak yerine açık soru olarak kaydedin.
Son kurul kararı ve faaliyet planıyla başlayın
Çalışma dosyasının ilk bölümüne kabul edilen proje, son kurul kararı ve varsa revizyon kararlarını koyun. İlk başvuru dosyası ile yürürlükteki proje kapsamı farklıysa bu değişikliği görünür tutun. Eski teklifin projede bulunması, sonradan alınan farklı ürünün uygun olduğunu tek başına göstermez.
Dönemsel İzleme Formu; gideri faaliyet kimliği, teknik özellik, miktar ve elde edilebilen ürün tanımlayıcılarıyla ilişkilendirir. Faaliyetlerin gerçekleşen, kısmen gerçekleşen veya gerçekleşmeyen durumları ayrılır. Teknik uygunsuzluk ve farklı adreste yapılan tespitler için açıklama alanları bulunur.
Bu nedenle her gideri yalnız bir klasör adıyla değil, projedeki karşılığıyla takip edin. Aynı modelden iki makine varsa seri numaralarını ayırın. Bir hizmet birden fazla faaliyete katkı sağlıyorsa hangi çıktının hangi faaliyetle ilişkili olduğunu açıklayın. Model veya tedarikçi değiştiyse makine değişikliği ve revizyon rehberini inceleyin.
Proje gerçekleşmesini göstermek için hangi kayıtlar düzenlenebilir?
Aşağıdaki tablo şirket içi hazırlık önerisidir; her proje için zorunlu ekler listesi değildir. Dosyanıza uygun kayıtları seçin ve kurumun somut belge talebini esas alın.
| İncelenen işlem | Hazırlıkta kullanılabilecek kanıt | Kontrol sorusu |
|---|---|---|
| Makinenin teslimi | Fatura, teslim kaydı, ürün etiketi | Belgeler aynı ekipmanı mı anlatıyor? |
| Kurulum ve kullanım | Kurulum tutanağı, deneme üretimi kaydı | Cihaz teslim mi edildi, kullanıma da geçti mi? |
| Yazılım | Lisans kaydı, etkinleştirme ve teslim bilgisi | Süre, kullanıcı ve kapsam hangi alıma bağlı? |
| Personel faaliyeti | Görev kaydı ve ilgili dönem belgeleri | Çalışma hangi proje faaliyetine katkı sağladı? |
| Eğitim veya test | Katılım, hizmet çıktısı veya test raporu | Hizmet gerçekten hangi tarihte tamamlandı? |
Bir fotoğraf, faturanın veya yerinde tespitin yerine geçmez. Görsel kullanıyorsanız hangi cihazı, konumu ve tarihi açıkladığı belli olsun. Deneme üretimi kaydında test koşullarını yazın; farklı ürün veya vardiyaların sonuçlarını açıklamasız karşılaştırmayın.
Belge adlarını dönem ve işlemle ilişkilendirebilirsiniz: “Dönem-2 / Faaliyet-3 / teslim-kaydı” gibi. Bu, resmî dosya adlandırma şartı değil, ekibin aynı kanıtı bulmasını kolaylaştıran bir yöntemdir. Düzeltilen belgeyle eski sürümü karıştırmayın; değişikliğin nedeni ve son sürümün tarihi anlaşılır olsun.
Geciken veya kısmen tamamlanan faaliyeti nasıl açıklamalısınız?
“Devam ediyor” ifadesi tek başına ilerlemeyi anlatmaz. Tamamlanan kısmı, açık kalan işi, gecikmenin nedenini ve sonraki faaliyete etkisini ayrı yazın. Tedarikçi gecikmesi varsa teslim bildirimi; teknik sorun varsa servis kaydı gibi durumu açıklayan gerçek belgeleri ilişkilendirin.
Yönergenin 30’uncu maddesi, gerçekleşmeyen faaliyetlerin proje ilerleyişine etkisinin değerlendirilmesini öngörür. İşletmenin önerdiği yeni tarih, kendiliğinden onaylı takvim değişikliği değildir. Revizyon gerekip gerekmediğini ilgili uygulama birimiyle netleştirin.
Temsili olarak bir işletmenin dönem içinde 100 parçalık deneme üretimi planladığını, aynı ürün ve test koşullarında 80 parçayı tamamladığını düşünelim. Sayısal gerçekleşme 80 ÷ 100 = %80, eksik miktar 20 parçadır. Bu oran KOSGEB başarı puanı veya destek ödeme oranı değildir. Kalite sonuçları, eksikliğin gerekçesi ve projenin sonraki adımlarına etkisi ayrıca incelenir.
İzleme kaydı ile destek ödemesini ayrı takip edin
Yönergenin 35/3 hükmü, Dönemsel İzleme Formunun sisteme kaydından sonra işletmenin ödeme talebini ve eklerini hazırlamasını düzenler. Kurula sevk edilen projelerde devam kararı alınmadan ödeme talep edilemez. İzleme yapılmış olması, her giderin otomatik ödendiği anlamına gelmez.
Şirket içi takipte “kanıt hazır”, “izleme kaydı oluştu”, “ödeme talebi gönderildi” ve “ödeme gerçekleşti” alanlarını ayırabilirsiniz. Sonucu banka hareketi veya resmî işlem kaydıyla doğrulamadan tahmini tutarı gerçekleşmiş gelir olarak göstermeyin. Borç kontrolü ve mahsup için KOSGEB vergi ve SGK borcu bölümünü kullanabilirsiniz.
Dönemsel izleme ile Proje Sonuç Raporu aynı belge mi?
Dönemsel izleme, uygulama boyunca yapılan değerlendirmedir. Proje Sonuç Raporu ise revizyon geçmişini, bütün faaliyetlerin gerçekleşmesini ve beklenen sonuçlarla elde edilen sonuçların karşılaştırmasını içerir. Yönergenin 33’üncü maddesi bu raporu işletmenin proje bitiminden sonraki bir ay içinde sunmasını öngörür.
Son rapor için kanıt toplamayı proje bitimine bırakmayın. Her dönem aynı ölçüm yöntemini kullanmak, başlangıçtaki hedefle son durumun karşılaştırılmasını kolaylaştırır. Hedef değiştiyse hangi kararla değiştiğini belirtin; sonucun daha iyi görünmesi için başlangıç değerini değiştirmeyin. Hedef ve faaliyet ayrımı için iş geliştirme projesi hazırlama rehberine bakabilirsiniz.
Hibe Raporu ile izleme hazırlığını nasıl düzenleyebilirsiniz?
Belgelerim ve İşlem günlüğü bölümlerine erişmek için giriş gerekir. İşlem günlüğü, Hibe Raporu içindeki işlem adımlarını gösterir; KOSGEB’in resmî izleme formu, başvuru ekranı veya ödeme onayı değildir. Burada bir işlemin tamamlanması, kurum sistemindeki raporun gönderildiğini kanıtlamaz.
Hibe Raporu ekibi belgelerin faaliyetlerle eşleştirilmesine, eksik açıklamaların hazırlanmasına ve süreç takibine yardımcı olur. Giriş yapmadan uygunluk analizi hizmetimizi inceleyin. Hazırlık görüşmesine son kararınızı, dönem takviminizi ve açık kalan işleri getirmeniz, hangi kanıtın kimden tamamlanacağını belirlemeyi kolaylaştırır.