KOSGEB makine değişikliği talebi hazırlarken önce mevcut kurul kararını, ardından yeni teklifin teknik kapsamını ve değişiklik gerekçesini karşılaştırın. Tedarikçinin değişmesiyle giderin miktarı, niteliği veya projedeki işlevinin değişmesi aynı durum değildir. Bu rehber İş Geliştirme Desteğini esas alır. HibeRaporu ile proje dosyanızı yönetirken eski ve yeni alım planını birlikte inceliyor, gereken açıklamaları ve revizyon hazırlığını sizinle tamamlıyoruz.
Önce neyin değiştiğini açıkça tanımlayın
Tedarikçi teslim yapamıyor olabilir; üretici aynı ihtiyacı karşılayan başka model önerebilir veya işletmenin teknik ihtiyacı değişmiş olabilir. Bu nedenleri tek bir “makine değişecek” cümlesi içinde toplamayın. Hangi bilginin aynı kaldığını ve hangisinin değiştiğini ayrı yazın.
KOSGEB tedarikçi değişikliği değerlendirmesinde yalnız firma adına bakmak yeterli değildir. Yeni teklif aynı kapasiteyi, ekipmanı ve teslim kapsamını içeriyor mu? Fiyat düşerken önemli bir aksesuar çıkarılmış mı? Yeni ürün, proje hedefindeki işi yapabiliyor mu? Önce bu soruların cevabını belgeleyin.
Salt satıcı değişikliğinin her durumda revizyon gerektirdiğini veya hiçbir işlem gerektirmediğini varsaymayın. Dosyanızdaki teknik ve mali etkiyi ilgili uygulama birimine açıklayarak izlenecek işlemi netleştirin. Proje kapsamını değiştiren hususları yalnız fatura üzerindeki isim değişikliği gibi ele almayın.
Yeni makineyi son kurul kararıyla karşılaştırın
Kurul Karar Formunda uygun görülen giderin adı, asgari nitelikleri, miktarı ve desteklemeye esas tutarı bulunur. Karşılaştırmayı ilk başvurudaki tahmini liste yerine geçerli son kararla yapın. Daha önce revizyon varsa onun etkisini de hesaba katın.
Şirket içi inceleme için şu başlıkları kullanabilirsiniz:
- İşlev: Makine hangi proje faaliyetinde kullanılacak? Yeni seçenek aynı işi karşılıyor mu?
- Teknik nitelik: Kapasite, hassasiyet, güç, otomasyon ve gerekli bağlantılar bakımından hangi farklar var?
- Teslim kapsamı: Kurulum, eğitim, yardımcı ekipman veya lisans teklife dahil mi?
- Miktar ve birim: Bir setin içeriğiyle tek cihazın kapsamı karıştırılıyor mu?
- Mali etki: Yeni bedelin işletmenin kaynak ihtiyacına ve onaylı gider tutarına etkisi ne?
- Takvim: Teslim değişikliği eğitim, deneme üretimi veya sonraki faaliyetleri etkiliyor mu?
Bu liste resmî bir ek şablonu değildir. Teknik karşılaştırmanın sorumlular tarafından anlaşılır yapılmasına yardımcı olur. KOSGEB makine teknik özellik değişikliği dosyasında yalnız “daha iyi model” demek yerine farkı ölçülebilir özelliklerle açıklayın. Fiyat artışını da otomatik destek artışı gibi planlamayın; karardaki tutarları ve ilgili sınırları ayrıca kontrol edin.
Revizyon gerekçesini hangi bilgilerle hazırlamalısınız?
Güncel Proje Revizyon Talep Formu, projenin ilerlemesini, gerekçeyi, mevcut ve önerilen faaliyet planını birlikte ele alır. Gider bölümünde kurul kararındaki değerle talep edilen değer yan yana gösterilir; piyasa fiyat araştırması bilgileri de bulunur.
KOSGEB proje revizyon dilekçesi arayan işletmeler için önemli nokta, genel bir yazının sistemdeki formun yerine geçtiğini varsaymamaktır. Gerekçeyi somut olayla kurun: teslim edilememe bilgisi, yeni teknik ihtiyaç veya değişen uygulama planı hangi kayda dayanıyor? Ardından etkilenen faaliyet ve gideri belirtin.
Yeni teklifin tarihini ve kapsamını koruyun. Değişiklik yalnız makine satırını etkiliyor gibi görünse bile takvimde veya personel eğitiminde sonuç doğurabilir. Bir bölüm güncellendiğinde diğer ilgili bölümlerin de aynı durumu anlattığını kontrol edin. Genel proje bütünlüğü için iş geliştirme dosyası rehberimizi kullanabilirsiniz.
Revizyon süresi ve ödeme aşaması nasıl birlikte planlanır?
Güncel Girişimci Destek Programı Yönergesinin 28'inci maddesinde İş Geliştirme Desteği için en fazla üç revizyon talebi öngörülür. Değişikliğe açma talebi en erken proje başlangıcından bir ay sonra yapılabilir; revizyon formunun proje bitiminden en geç iki ay önce sistemden onaylanması gerekir. Destek ödemesi yapılmış bir gider için sonradan revizyon talep edilemez.
Proje revizyon için değişikliğe açıldığında, ilgili kurul kararı kayda alınıp onaylanana kadar sistemde destek ödemesi işlemi yapılamaz. Bu nedenle revizyonu işletmenin ödeme takviminden bağımsız düşünmeyin. Hazırlığı son güne bırakmadan mevcut proje süresini ve önceki talepleri kontrol edin.
Kurulca revize edilen giderler için, proje süresi içinde satın alınmış olmak koşuluyla, revizyon talep veya karar tarihinden önceki alımlar da ödeme bakımından değerlendirilebilir. Bu hüküm önceden yapılan her alımın kabul edileceği anlamına gelmez. Başlangıç öncesi harcamaları ayrıca ele alan harcama ve avans rehberimizi inceleyin.
Temsili örnek: Teslim edilemeyen paketleme makinesi
Bir üretim işletmesinin onaylı projesindeki paketleme makinesini tedarikçinin teslim edemediğini düşünün. İkinci firma daha erken teslim edilebilen başka bir model sunuyor olsun. Teklifte fiyat yakın görünse de yeni modelin çalışma kapasitesi ve yardımcı ekipmanı farklı olabilir.
İşletme önce iki teklifi son kurul kararına göre karşılaştırır. Eksik teknik bilgi varsa tedarikçiden tamamlatır; teslim değişikliğinin proje faaliyetlerine etkisini açıklar. Dosyanın gerektirdiği işlem ve varsa revizyon talebi bu bilgiyle hazırlanır. Yeni teklifin daha hızlı teslim edilmesi tek başına teknik uygunluk sonucu doğurmaz.
Bu örnek bir müşteri deneyimi veya onaylanmış revizyon değildir. Hazırlık yaklaşımını gösterir. Makine zaten alınmışsa gerçek alım ve ödeme tarihleri dosyada korunmalı; sonradan kabul edileceği varsayımıyla kayıtlar değiştirilmemelidir.
Karar sonrasında alım ve belge uyumunu tamamlayın
Revizyon talebinin gönderilmesiyle kabul kararını ayrı kaydedin. Karar çıktığında yeni gider kapsamını teklif, teslim ve ödeme dosyanızla yeniden eşleştirin. Ödeme Belgeleri Tablosundaki ilgili gider satırını esas alarak gereken ekleri hazırlayın; eski ve yeni teklifleri karıştırmayın.
HibeRaporu ekibi teknik karşılaştırmayı, değişiklik gerekçesini ve dosyanın birbirini etkileyen bölümlerini birlikte kontrol eder. Makine değişikliği ve revizyon hazırlığınızı HibeRaporu ile yürütün. Ekibimiz eksikleri tamamlamanıza, başvuru ve sonuç takibine yardımcı olur; revizyonun kabulü ve giderin desteklenmesi kurumun değerlendirmesine bağlıdır.