Fuar görüşmesinde kartvizit alınması satış sürecinin başlangıcı olabilir. Alıcının istediği ürün, miktar ve karar takvimi kaydedilmediyse görüşmeden sonra gönderilecek genel katalog yeterli bilgi sağlamayabilir. Satış ekibinin her temas için sonraki işlemi açıklayabileceği bir kayıt düzeni hazırlayın.
İTO yurt dışı fuar organizasyonları araştırmasında etkinliğin ürün kapsamını incelerken kendi görüşme hedeflerinizi de belirleyin. Hibe Raporu ile katılım ön incelemesinde fuar bütçenizi ve görüşme sonrası takip kapasitenizi birlikte paylaşabilirsiniz. Bu rehber alıcı talebini şirket içi görev planına bağlar.
Görüşme öncesinde cevaplayacağınız soruları seçin
Şirketinizin hangi ürün grubunu, hangi teslim kapasitesiyle sunabileceğini özetleyin. Alıcının hedef pazarı, satın alma rolü ve teknik beklentisini öğrenmek için kısa sorular hazırlayın. Görüşmeyi yalnız şirket sunumuna ayırmak yerine karşı tarafın ihtiyacını açıklayacağı alan bırakın.
İTO yurt dışı fuar organizasyonları için yayımlanan etkinlik bilgilerini tarih ve edisyonla kaydedin. Görüşme veya hizmet düzeni hakkında katılım dosyasında açıklanmayan bir konu varsa ilgili birime sorun. Genel bir hizmet tanımını bütün etkinliklerde aynı kapsamla verilecek kesin taahhüt gibi kullanmayın.
“yetkili milli katılım organizatörleri” araştırmasında seçtiğiniz etkinliğin güncel resmî kaydını kontrol edin. Katılım sözleşmesindeki hizmetler, şirketinizin kendi yapacağı hazırlıklar ve dışarıdan alınacak işler belli olsun. Bu kapsam görüşme programının uygulanabilirliğini de etkileyebilir.
Alıcı talebini ürün düzeyinde kaydedin
Bir görüşme notunda ürün kodu, kullanım amacı, yaklaşık miktar ve talep edilen sonraki işlem bulunabilir. Alıcının söylediği miktarın tahmin mi kesin sipariş mi olduğunu durum alanında belirtin. Doğrulanmamış bilgiyi şirketin satış tahmini içinde kesinleşmiş gelir olarak göstermeyin.
“ilk ihracat desteği” araştırması yapan bir işletme için alıcının ithalat deneyimi ve belge talebi önem taşıyabilir. Ürün dosyasındaki açık konuları teknik ekibe iletin. Gerekli ürün uygunluğu ve hedef ülke değerlendirmeleri yetkin uzmanlarca somut ürün üzerinden yapılmalıdır.
Gündeme gelen test analiz belgesi desteği veya yurt dışı marka tescil masrafı araştırmasını müşteri talebiyle ilişkilendirin. Hangi belge veya hizmet için teklif alınacağını açıklamadan genel bir bütçe ayırmak kapsamın belirsiz kalmasına yol açabilir. Teknik ekipten beklenen cevabı ve tarihini kaydedin.
Numune ve teklifi farklı görevlerle takip edin
Alıcı hem numune hem fiyat isteyebilir. Numunenin hazırlanması üretim veya teknik ekibe, fiyat teklifinin tamamlanması satış ekibine bağlı olabilir. İki görev için de sorumlu kişi ve hedef tarih yazın. Bir görevin tamamlanması diğerinin de tamamlandığı şeklinde raporlanmamalıdır.
Ticari teklif hazırlanırken ürün kodu, miktar, para birimi ve teslim koşulları alıcının talebiyle eşleşsin. Başlangıç görüşmesinden sonra ürün kapsamı değişmişse değişiklik nedenini kaydedin. Gönderilen son teklifin sürümünü ve hangi soruların açık kaldığını satış kaydında tutun.
“yurt dışı müşteri ziyareti desteği” araştırması gerektiren bir sonraki görüşme planlanıyorsa ziyaretin amacını açıklayın. Numune değerlendirmesi, teknik inceleme ve sözleşme görüşmesi farklı gündemler oluşturabilir. Araştırma için seçilen destek başlığının güncel kapsamını resmî metninden kontrol edin.
Fuar maliyetini takip sonuçlarıyla değerlendirin
Katılım bütçesinde stant, numune, personel ve takip işlerine ilişkin gerçekleşen harcamaları toplayın. Teklif veya sözleşme oluştuğunda hangi görüşmeden geldiğini kayıt üzerinden izleyin. Fuarın sonucunu değerlendirdiğiniz dönem ve sonuç ölçütü şirket içinde önceden belli olsun.
“fuar hibe hesaplama” sırasında kullanılan tahminle kesinleşen harcamaları farklı durumlarla takip edin. Fuar destek üst limiti araştırması toplam ticari maliyetin tamamını açıklamayabilir. Destek hesabının dayanağını ve beklenen tahsilat durumunu finansman tablonuzda açık tutun.
“stant bedeli dekontu”, fuar desteği katılım belgesi ve diğer dosyalar için ayrı belge takibi yürütün. Ticari görüşme notlarının tamamlanması destek başvurusunun belgelerinin de tamamlandığı anlamına gelmeyebilir. Şirket içi iki sürecin sorumluları gerekli bilgiyi birbirine aktarabilsin.
Sonuç toplantısında sonraki işlemi belirleyin
Fuar sonrasında her görüşmeyi açık teknik soru, teklif hazırlığı, alıcı değerlendirmesi veya kapanmış görüşme gibi şirketinize uygun durumlarla inceleyin. Karşı tarafın cevabı bekleniyorsa hangi tarihte ve hangi konuyla yeniden iletişim kurulacağını planlayın. Talep sona ermişse bilinen gerekçesini yazın.
“ihracat destek danışmanlığı” görüşmesine ticari sonuçların yanında yeni hazırlık ihtiyaçlarını da taşıyın. hiberaporu.com üzerindeki fuar sonrası destek araştırmasını ihtiyaçlarınıza göre inceleyebilirsiniz. Hibe Raporu ile iki fuarı karşılaştırma rehberi üzerinden bir sonraki katılım kararını mevcut deneyiminizle değerlendirin.
Resmî kaynaklar ve kontrol yolu
İstanbul Ticaret Odasının fuarlar ve sıkça sorulan sorular sayfaları incelendi. Seçilen etkinliğin hizmet kapsamı ve görüşme düzeni güncel katılım dosyasından öğrenilmelidir. Aşağıdaki satış takip düzeni editoryal öneridir.
Şirketiniz için sıradaki adımı belirleyin
Hibe Raporu, şirket belgeleriyle faaliyet ve harcama planınızı birlikte inceler. Dosya hazırlığı ve takip hizmetimizden bize ulaşabilir, mevcut hesabınızla Belgelerim alanına geçebilirsiniz. Program araştırmasını genişletmek için açık programlar kataloğunu inceleyin.
Alıcı aynı ürünü iki farklı teslim noktası için isterse
Görüşme notunu iki ayrı fiyat talebine dönüştürün. Örneğin bir dağıtıcı 500 kutunun tamamı merkez depoya teslim edilirse bir fiyat, aynı miktar beş şubeye bölünürse ikinci bir fiyat istiyor. Miktar aynı kalsa da ikinci seçenekte beş teslim randevusu ve ayrı taşıma bedelleri çıkabilir. Teklifte iki seçeneğe ayrı satır açın ve müşteriden tercih ettiği teslim düzenini yazılı teyit etmesini isteyin. Daha sonra yurt dışı müşteri ziyareti desteği araştırırken görüşmenin gerekçesini de somutlaştırabilirsiniz: Bu alıcıyla kapanması gereken konu ürün fiyatı mı, yoksa şubelere dağıtım maliyeti mi?
