Bir işletme aynı dönemde iki fuar seçeneğiyle karşılaşabilir. Birinin stant bedeli düşük, diğerinin hedef pazarı şirket stratejisine daha yakın olabilir. Seçimi yalnız katılım fiyatıyla yapmak, numune hazırlığı ve fuar sonrasındaki müşteri takibi için gereken kaynağı gözden kaçırmanıza yol açabilir.
Fuar araştırmasına destekli fuar sorgulama ve hedef alıcı tanımıyla birlikte başlayın. Hibe Raporu ile görüşmede iki etkinliğin tekliflerini, hedeflediğiniz müşteri türünü ve kendi hazırlık kapasitenizi aynı tabloda paylaşabilirsiniz. Bu rehber ticari karar için kullanılabilecek bir karşılaştırma düzeni sunar.
Her etkinlik için aynı müşteri sorularını sorun
Alıcının hangi ürün grubunu, hangi fiyat düzeyinde ve hangi teslim koşullarıyla aradığını tanımlayın. Hedefiniz distribütör bulmaksa görüşme planınız tek seferlik sipariş arayan işletmenin planından farklı olabilir. Etkinliğin ziyaretçi verisini incelerken verinin ait olduğu edisyonu ve kaynağını kaydedin.
Örneğin Expotim milli katılım fuarları araştırmasında resmî sitedeki sektör başlıklarından başlayabilirsiniz. Sonra seçilen etkinliğin kendi ürün kapsamını ve güncel katılım dosyasını inceleyin. Genel bir sektör başlığı altında bulunmak, sizin alt ürün grubunuz için beklenen alıcıların katılacağını tek başına göstermeyebilir.
TÜYAP fuar takvimi üzerinden bir alternatif inceliyorsanız şehir, tarih, salon ve etkinliğin tam adını aynı satıra yazın. TÜYAP ihtisas fuarları veya TÜYAP İstanbul fuarları gibi geniş aramalarda ulaşılan sonuçları somut etkinlik kaydına kadar daraltın. İki farklı edisyonun verilerini aynı fuar gibi karşılaştırmayın.
Toplam katılım bütçesini aynı kapsamla çıkarın
Stant bedelinin yanına kurulum, elektrik, numune hazırlığı, taşıma, personel ve fuar sonrası takip için şirket içinde öngördüğünüz kalemleri ekleyin. Her satırda teklif alınmış bedelle tahmini bedeli belirtin. İki alternatifin para birimleri farklıysa karşılaştırmada kullandığınız kur varsayımını yazın.
TÜYAP stant fiyatları araştırmasında alınan teklifin hangi alan ve hizmet paketine ait olduğunu kontrol edin. TÜYAP stant başvurusu veya TÜYAP katılımcı başvurusu için paylaşacağınız ihtiyaç listesi aynı kapsamı taşısın. Köşe konum, açık alan ve ek hizmet gibi unsurların bedelini teklif üzerinde ayrı okuyun.
Bir fuar hibe hesaplama çalışması yaparken stant metrekare desteği ve fuar destek üst limiti araştırmasını seçilen destek türünün güncel verileriyle yürütün. Destek tahsilatının zamanını kendi nakit planınıza işleyin. “24 metrekare stant desteği” örneğini kullanıyorsanız gerçek sözleşme alanını ayrıca doğrulayın.
Destek araştırmasını etkinlik ve edisyonla eşleştirin
“TÜYAP fuarım destek kapsamında mı” sorusu için etkinliğin tam adı, tarihi ve katılım biçimiyle kontrol yapın. TÜYAP fuar desteği aramasında bulunan genel bir rehberin hangi destek türünü anlattığını okuyun. Yurt içi ve yurt dışı katılımın koşullarını kendi resmî metinleri üzerinden inceleyin.
“fuar organizatörü nasıl doğrulanır” araştırmasında teklif veren kuruluşun tam unvanını ve etkinlikle ilişkisini belirleyin. Yetkili milli katılım organizatörleri için güncel resmî kayıtları kontrol edin. Bir kuruluşun önceki bir etkinlikte görev almış olması seçtiğiniz edisyon için aynı yetkiyi gösteren belge yerine geçmeyebilir.
“ilk kez fuara katılım desteği” veya ortak stant desteği araştırırken şirketinizin gerçek katılım düzenini açıklayın. Aynı fuara iki marka katılım planlanıyorsa hangi şirketin sözleşme yapacağı ve hangi ürünleri sergileyeceği belirgin olsun. Beklenen destek sonucunu kendi dosyanızın koşullarıyla değerlendirin.
Görüşme sonrasındaki iş yükünü de bütçeye katın
Fuar sırasında toplanan taleplerin cevaplanması için teknik ekip, satış ve numune hazırlama zamanı gerekebilir. Her iki etkinlikten sonra şirketin kaç ayrıntılı teklifi aynı dönemde hazırlayabileceğini değerlendirin. Yeni ülke için dil, ambalaj veya teknik doküman ihtiyacı varsa iş planına ekleyin.
Temsili bir karşılaştırmada birinci etkinlik için 20, ikinci etkinlik için 35 nitelikli görüşme hedeflediğinizi varsayın. Bu sayılar katılımın gerçekleşmiş sonucu veya satış garantisi değildir. Ekip ikinci senaryodaki talepleri zamanında cevaplayamıyorsa takip kapasitesini artırmak için gereken kaynağı hesaplayın.
Aşağıdaki başlıkları iki etkinlik için aynı verilerle doldurun. Eksik bilgi bulunan hücreleri tahmini değerle kapatırken varsayım olduğunu açıkça belirtin. Karar toplantısında hangi eksikliğin satın alma kararını etkilediğini inceleyin.
| Karşılaştırma alanı | Kaydedilecek veri |
|---|---|
| Hedef alıcı | Ürün grubu, müşteri rolü ve ziyaretçi verisinin dönemi |
| Toplam bütçe | Teklif alınmış bedeller, tahminler ve para birimi |
| Destek araştırması | Edisyon, katılım türü ve kontrol edilen resmî kaynak |
| Takip kapasitesi | Teklif, numune ve teknik cevap sorumluları |
Karar gerekçesini sonraki fuara taşıyın
Seçtiğiniz etkinlik için beklenen müşteri türünü, bütçeyi ve takip planını kısa bir karar notuna yazın. Fuar sonrasında gerçekleşen görüşmeler ve yapılan harcamalarla bu notu karşılaştırabilirsiniz. Sonraki katılım kararı gerçek şirket verisiyle hazırlanmış bir başlangıç noktası kazanır.
“hiberaporu.com” üzerindeki fuar takviminden seçenekleri araştırabilir, toplam katılım bütçesi rehberiyle teklif kapsamını ayrıntılandırabilirsiniz. Hibe Raporu ile destekli fuar sorgulama görüşmesine etkinliğin tam adı ve güncel teklifleriyle hazırlanın.
Resmî kaynaklar ve kontrol yolu
Expotim resmî sayfası sektör bazında fuar araştırması için incelendi. Ticaret Bakanlığının fuar destekleri sayfası destek kapsamının kontrol yoludur. Etkinlik, edisyon ve organizatör yetkisi her somut katılım için ayrıca doğrulanmalıdır.
- Expotim resmî sektör ve fuar takvimi bağlantıları
- Ticaret Bakanlığı yurt dışı ve yurt içi fuar destekleri
Şirketiniz için sıradaki adımı belirleyin
Hibe Raporu, şirket belgeleriyle faaliyet ve harcama planınızı birlikte inceler. Dosya hazırlığı ve takip hizmetimizden bize ulaşabilir, mevcut hesabınızla Belgelerim alanına geçebilirsiniz. Program araştırmasını genişletmek için açık programlar kataloğunu inceleyin.
Bir iptal, görüşme başına bütçeyi nasıl değiştirir?
Örnek bütçede A fuarı 120.000 TL, B fuarı 90.000 TL tutuyor. A’da sekiz, B’de beş alıcı randevuyu teyit ettiyse görüşme başına maliyet sırasıyla 15.000 ve 18.000 TL olur. A’daki iki alıcı vazgeçerse aynı hesap 20.000 TL’ye çıkar ve tercih değişebilir. Bir fuar desteği hesaplama aracı kullandığınızda çıkan tahmini ayrı sütunda tutun. Ekibin satın alma kararını hangi randevulara dayanarak verdiğini de tarih atarak kaydedin.
