Bir ihracat projesinde bütün giderleri tek destek başlığı altında toplamak yerine önce faaliyete göre ayırın. Ürünün tasarlanması, küresel müşterinin teknik şartlarına hazırlanılması, tanıtım yapılması ve müşteriyle görüşülmesi farklı başvuru yollarıyla ilgili olabilir. Her harcamaya faaliyet kodu, giderin sahibi, gerçekleşme tarihi ve incelenecek programı ekleyen bir tablo hazırlayın. Böylece aynı faturanın farklı dosyalarda nasıl ele alındığını izleyebilirsiniz.
Hibe Raporu uygunluk analizi için yeni pazar planınızı ve ilk harcama listenizi paylaşabilirsiniz. İncelemeye yalnız fatura toplamıyla başlamak yerine ürününüzü, hedef müşteriyi ve harcamanın hangi ihtiyacı karşıladığını anlatmanız dosya hazırlığını somutlaştırır.
Tek bir pazar planından farklı faaliyetler çıkabilir
Kurgusal bir üreticinin yurt dışındaki bir makine grubuna ara parça satmak istediğini düşünelim. Üretici önce müşterinin teknik şartlarını inceleyecek, sonra bir prototip geliştirecek, gerekli testleri yapacak ve ticari görüşmelere katılacak olsun. Pazarlama ekibi de aynı dönemde hedef ülkede tanıtım planlıyor. Bunlar tek satış hedefine katkı verir, ancak harcama türleri ve sorumluları farklıdır. Aşağıdaki programlar farklı sektör ve başvurucu yapılarına ait karşılaştırma örnekleridir. Ara parça üreticisinin gemi ve yat tasarımı veya çok kanallı mağaza programına uygun olduğu sonucu çıkarılamaz; her başlık kendi sektöründe değerlendirilmelidir.
İlk dosyada teknik uyum çalışmasını üretim veya Ar-Ge sorumlusuna, müşteri görüşmesini ihracat ekibine, tanıtımı pazarlama sorumlusuna bağlayın. Her ekip faaliyetinin tarihini ve sonucunu aynı çalışma tablosuna yazsın. Destek araştırması başladığında hangi giderin nereden geldiğini geriye dönük çözmeye çalışmanız gerekmez.
Tedarikçi geliştirme çalışmasının dayanağını hazırlayın
küresel tedarik zinciri desteği araştırmasında müşterinizle kurulacak tedarik ilişkisinin niteliğini ve projenin kapsamını açıklayın. Ticaret Bakanlığının ilgili genelgesi tedarikçi, küresel firma ve proje başvurusuna ilişkin tanımlar içeriyor. Şirketinizin üretim ve ihracat geçmişini, müşteri talebini ve planlanan çalışmayı güncel koşullarla karşılaştırın. Küresel Tedarik Zinciri genelgesi, 10 Eylül 2024 sürümü
küresel tedarik zinciri desteği için hazırlanacak çalışma notunda müşterinin istediği teknik özellik, işletmenizin mevcut durumu ve aradaki farkı kapatacak faaliyetler ayrı görünsün. Bir makine teklifini listeye eklediğinizde hangi kalite veya kapasite ihtiyacını karşılayacağını açıklayın. Müşteri talebi henüz görüşme aşamasındaysa bunu kesinleşmiş sipariş olarak kaydetmeyin.
Tasarım giderini doğru sektör başlığıyla inceleyin
gemi ve yat tasarım desteği araştırmasında şirketin faaliyet alanını ve planlanan tasarım çalışmasını ilgili genelgeyle karşılaştırın. Bakanlığın program sayfasında genelge ve başvuru belgeleri ayrı sunuluyor. Harcama planındaki tasarım hizmetinin hangi proje ve ürünle ilgili olduğunu dosyada gösterin. Başka bir sektörün tasarım çağrısındaki koşulları bu başlığa taşımayın. Gemi ve yat tasarım desteği belgeleri
Tasarım ekibinin teslim edeceği çizim, model veya teknik dokümanı iş tanımında belirtin. Hizmet sağlayıcının teklifiyle sözleşme ve fatura açıklaması aynı kapsamı taşımalı. Proje içinde tasarım değişirse değişiklik tarihini ve ek bedelin dayanağını kaydedin. Ödeme belgesini ilgili teslimle eşleştirmek, sonradan sorulacak kapsam sorularını yanıtlamayı kolaylaştırır.
Heyete katılan şirketle organizasyonu ayırın
sanal ticaret heyeti desteği için başvuru yolunu incelerken organizatörün rolüyle katılımcı şirketin rolünü ayrı okuyun. Bakanlık sayfasında onay başvurusu, katılımcı şirket bilgileri, ödeme talebi ve sonuç raporu için farklı belgeler bulunuyor. Şirketin hangi aşamada hangi bilgiyi sağlayacağını güncel genelgeden belirleyin. Sanal ticaret heyeti başvuru belgeleri
sanal ticaret heyeti desteği kapsamını araştıran şirket için görüşme hazırlığı da önemlidir. Hedef alıcının faaliyetini, ürününüzün kullanım alanını ve toplantıda yanıtlanacak soruları yazın. Görüşme sonrasında numune, teknik doküman veya teklif gönderilecekse her adımın sorumlusunu belirleyin. Katılım kaydıyla görüşmenin ticari sonucunu ayrı tutun.
Tanıtımın ürününü, pazarını ve kanalını kaydedin
çok kanallı zincir mağaza desteği araştırmasında şirket ve yapılanma koşullarını, tanıtım faaliyetiyle ilgili belgelerden önce inceleyin. Bakanlığın sayfasında kapsamda değerlendirilen tanıtım faaliyetleri, yurt dışı birim incelemesi ve harcama başvurusu belgeleri ayrı başlıklar halinde veriliyor. İşletmenizin fiilî yapısını bu koşullarla karşılaştırın. Çok kanallı zincir mağaza desteği belgeleri
Tanıtım çalışma tablonuzda hedef ülke, ürün, yayın kanalı, hizmet sağlayıcı, dönem ve teslim kanıtı bulunsun. Aynı ajans birden fazla ülkede hizmet veriyorsa faturadaki kapsamı destek dosyanızın ihtiyacıyla karşılaştırın. İhtiyaç duyulan ayrımı hizmet başlamadan yapmak, gerçekleşmiş bir faturayı sonradan yeniden açıklamaya çalışmaktan daha düzenli bir süreç sağlar.
Temsili gider tablosuyla sorumluları belirleyin
| Faaliyet | İç sorumlu | Kontrol edilecek kayıt |
|---|---|---|
| Müşteri teknik şartına hazırlık | Üretim ve kalite | Talep, test planı ve ekipman gerekçesi |
| Ürün tasarımı | Tasarım ekibi | İş tanımı ve teslim edilen sürüm |
| Sanal heyet görüşmesi | İhracat ekibi | Katılım bilgisi ve takip adımları |
| Hedef ülke tanıtımı | Pazarlama | Ülke, kanal ve hizmet dönemi |
Program uygunluğunu kesinleştirmeden bu satırları destek kazanımı olarak toplamayıp araştırılacak giderler olarak işaretleyin. Teklif, sözleşme, fatura ve ödeme belgesi için ortak bir dosya numarası kullanın. Aynı faturayı iki yere yazdıysanız her iki programın birlikte kullanım hükümlerini kontrol edin. Fuar katılımınız da varsa fuar hesaplayıcısından ayrı ön hesap yapabilir, sonucunu diğer giderlerden ayrı dosyalayabilirsiniz.
hiberaporu.com üzerindeki Belge alanına giriş yaparak hazırlık evrakınızı düzenleyin. Hibe Raporu ekibiyle başvuru dosyanızı değerlendirin. Şirketin hangi faaliyeti üstlendiğini ve her giderin hangi kanıta dayandığını gösteren tablo, incelemenin başlangıç noktası olabilir.
Alıcının denetim ziyareti tanıtım videosu da üretirse
Bir parça üreticisinin yabancı alıcıyla yaptığı teknik kabul ziyaretini düşünün. Denetim ekibi ölçüm tutanağı hazırlarken şirketin pazarlama ekibi ayrıca tanıtım çekimi yaptırıyor. Aynı gün ve aynı fabrikada gerçekleşmeleri iki çıktıyı tek faaliyete dönüştürmez. Şirket küresel tedarik zinciri desteği için hazırlık yaparken teknik denetimin hangi alıcı şartına yanıt verdiğini ve hangi siparişi ilgilendirdiğini yazsın. Video ajansına verilen işi ise yayın hedefi, ayrı teslim dosyası ve ona ait ücretle izlesin.
Tek havale iki ülke için verilen hizmeti kapatıyorsa
Örnek ihracatçı Almanya ve İtalya için ayrı katalog çalışması yaptırmış, iki faturayı tek havaleyle ödemiş olsun. Banka dekontunu iki dosyaya koyarken havalenin tamamını her iki ülkeye de gider yazmayın. Örneğin 90.000 TL ödemenin 55.000 TL’si Almanya, 35.000 TL’si İtalya faturasıyla kapanıyorsa her satıra kendi payını ve ortak dekont numarasını kaydedin. İhracat ekibinin destek başvuru dosyası hazırlama tablosu bu iki satırı tekrar 90.000 TL’ye bağlamalı. Bu mutabakat, ihracat desteği ödeme belgeleri incelenirken farkın hangi faturadan geldiğini bulmayı kolaylaştırır.
