Yurt dışı reklam desteği belgeleri; tanıtılan ürün veya marka, hedef ülke, kampanya dönemi, yayın kanıtı, fatura ve ödeme arasındaki ilişkiyi göstermelidir. Reklam hesabındaki toplam harcamanın ekran görüntüsü bu bağlantıların tamamını açıklamaz. Önce hangi kampanyayı hangi destek kapsamında değerlendirdiğinizi belirleyin, ardından kayıtları faaliyet bazında eşleştirin. Bu rehber, 5973 sayılı Karar kapsamındaki Tanıtım Desteğine ilişkin dosya hazırlığını anlatır; her dijital reklam programı için ortak bir belge listesi değildir.
Reklam mecrasıyla destek türünü birlikte belirleyin
Bakanlığın EK-1 listesinde internet ve sosyal medya reklamları, arama motorlarında tanıtım, dijital kataloglar ve çeşitli basılı tanıtımlar yer alır. Liste, dijital pazaryerlerine yönelik tanıtımı bu kapsamın dışında tutar. Dolayısıyla pazaryeri reklamını sırf faturası yabancı olduğu için bu dosyaya eklemeyin. EK-1’deki faaliyet adıyla satın aldığınız hizmeti karşılaştırın.
Genelge, Türkiye’de üretilen ürünlerin yurt dışına tanıtımını esas alır. Başvuran şirketin en az bir yıl önce kurulmuş olması gerekir; birime veya marka tesciline bağlı koşullar ayrıca değerlendirilir. Türkçe ve yurt içine yönelik tanıtımlar desteklenmez. Şirketinizin uygunluğuyla reklamın uygunluğunu iki ayrı kontrol olarak ele alın.
İlk çalışma kaydınıza kampanya adı, marka, ürün, ülke, mecra ve hizmet sağlayıcıyı yazın. Reklam hesabını yöneten ajansla faturayı düzenleyen şirket farklıysa bu farkı açıklığa kavuşturun. Bir kampanyanın başarılı performans göstermesi, program koşullarını kendiliğinden sağladığı anlamına gelmez.
Dosyayı üç belge grubunda hazırlayın
EK-2’de sözleşme, fatura veya kabul edilen faturalandırma özeti, ödeme belgeleri ve faaliyet kanıtları bulunur. PR ajansı faaliyetlerinde rapor ve mecra görselleri istenir. Duruma göre Türkiye ve yurt dışı marka tescil/başvuru belgeleri de eklenir. İngilizce belgelerde tercüme genel olarak aranmaz; incelemeci kuruluş gerekli görürse isteyebilir.
Kendi arşivinizi şu şekilde düzenleyebilirsiniz:
- Şirket ve marka: Kullanılan şirket unvanı, marka kayıtları ve hangi destek yolunun incelendiğine ilişkin not.
- Harcama ve ödeme: Hizmet açıklaması, varsa sözleşme, fatura, ödeme referansı ve ilgili dönem.
- Gerçekleşme: Reklam örneği, yayınlandığı mecra, kampanya raporu ve ülke kırılımı.
Bu gruplama resmî formun yerine geçmez. Bir belgenin hangi faaliyeti desteklediğini hızlı bulmanızı sağlar. Dosya adlarında yalnız “reklam faturası” yazmak yerine kampanya ve dönem kodu kullanın. Aynı faturayı birkaç kampanyayla ilişkilendiriyorsanız bağlantıyı yardımcı notunuzda açıklayın; tutarı her satırda yeniden toplamaktan kaçının.
Ülke ve dönem kırılımını raporla gösterin
EK-2, dijital faaliyetler için mecra ekran görüntülerini veya sosyal medya reklamının dönemini ve yöneldiği ülkeleri gösteren raporu belirtir. Arama motoru ve sosyal medya tanıtımlarında ayrıca fatura dönemiyle uyumlu işlem raporu istenir; rapor tıklanma sayısını ve tıklamanın yapıldığı ülkeleri içermelidir.
İhracat reklam kampanya raporu hazırlarken yalnız hedefleme ayarını saklamayın. Planladığınız ülke ile raporda görülen ülke dağılımını ayrı değerlendirin. Kampanya kimliği, raporun kapsadığı tarih aralığı ve para birimi görünür olsun. Bir raporu farklı tarih filtresiyle tekrar indirirseniz hangi sürümün faturayla karşılaştırıldığını belirtin.
Örneğin ayın tamamına ait faturayla yalnız son haftaya ait raporu eşleştirmek açık bir kontrol eksikliğidir. Kendi listenizde “fatura dönemi”, “rapor dönemi” ve “açıklama bekleyen fark” alanları oluşturun. Dönem uyuşmazlığını tahminî rakamlarla kapatmayın; reklam hesabı veya hizmet sağlayıcı kayıtlarına dönün.
Faturanın hangi hizmeti gösterdiğini açıklayın
Genelgeye göre faaliyetin niteliği faturadan belirlenebilmelidir. Sözleşme/fatura ile destek istenen faaliyet arasında ilişki kurulamayan gider desteklenmez. Sözleşme bakımından istisnalar bulunduğundan her kampanyada aynı belge zorunluluğunu varsaymayın; kendi dosyanızın koşulunu kontrol edin.
Dijital reklam faturası ihracat desteği açısından incelenirken fatura alıcısı, hizmet dönemi, reklam hesabı ve kampanya referansını karşılaştırın. Ajansın tek faturasında birden fazla hizmet varsa hizmet dökümünü isteyin. Medya harcaması, üretim ve başka hizmetlerin ne olduğu anlaşılabilsin. Mevcut işlemi olduğundan farklı adlandırmak yerine gerçekte sunulan hizmeti açıklayan kayıtları tamamlayın.
Ödeme belgesini de ilgili faturaya bağlayın. Genelge, şirket veya ilgili yurt dışı şirket/şube hesabından bankacılık kanalıyla ödemeyi esas alır; ödeme belgelerinde banka onayı aranmaz. Başka bir destek için hazırladığınız ödeme kontrol listesini burada doğrudan kullanmayın.
Dijital belge istisnasını doğru sınırda kullanın
Genelge, arama motoru ve sosyal medya reklamlarında elektronik olarak doğrulanabilen belgeler için ayrıca Bakanlık yurt dışı temsilcisi onayı aramaz. EK-2’de bazı gerçekleşme kanıtları onaydan muaf işaretlenir; ihtiyaç halinde incelemeci kuruluş bunlar için de onay isteyebilir. Bu, bütün yabancı faturaların veya bütün dijital dosyaların otomatik muaf olduğu anlamına gelmez.
Çalışma notunuzda belgenin nereden doğrulandığını, hangi hesaba ait olduğunu ve ilgili referansı kaydedin. Bir ekran görüntüsünün üzerinde tutar görünmesiyle belgenin doğrulanabilir olması aynı kontrol değildir. Gerektiğinde yeniden erişebilmek için rapor çıktısını ve kaynak kaydını birlikte düzenleyin; şirketin hesap erişim yetkilerini de takip edin.
Temsili örnek: İki ülke, tek fatura
Tamamen temsili bir şirketin aynı dönemde iki ülkeye reklam verdiğini ve tek fatura aldığını düşünün. Destek dosyasını hazırlarken toplam tutarı ülkelere keyfî biçimde bölmeyin. Önce şu kontrolü yapın:
- Kampanya kimliklerini ve reklam örneklerini bulun.
- Faturayla aynı döneme ait ülke ve tıklama raporlarını alın.
- Raporların para birimiyle fatura para birimini karşılaştırın.
- Ödemeyi ilgili faturaya bağlayın.
- Şirket, marka ve faaliyet koşullarında açıklama bekleyen noktaları yazın.
- Gönderilecek dosyadaki referansların birbirini bulduğunu kontrol edin.
Bu örnek bir müşteri sonucu veya destek tutarı hesabı değildir. Reklamın hedef ülke bakımından destek uygunluğunu değerlendirirken izlenebilir veri hazırlamayı gösterir. Harcama belgesinin bulunması, bütün tutarın destekleneceğini garanti etmez.
Dosya gönderimini ve sonuç takibini planlayın
Tanıtım desteği başvurusu ödeme belgesi tarihinden itibaren altı ay içinde DYS üzerinden yapılır. Takviminizde belge toplama, eksik kontrolü ve gönderim için ayrı işler açın. DYS kayıt ve yetkilendirme rehberimiz erişim hazırlığını incelemenize yardımcı olur.
HibeRaporu; şirket belgelerinin değerlendirilmesi, eksiklerin tamamlanması, dosya hazırlığı, birlikte başvuru ve sonuç takibinde danışmanlık sunar. Reklam giderlerinizi HibeRaporu ekibiyle değerlendirmek için bize ulaşabilirsiniz. Faaliyetlerinizi ayırırken pazara giriş, tanıtım ve marka giderleri rehberimize de bakabilirsiniz. Nihai destek kararı yetkili kuruluşa aittir.