Bir fuarın duyurulmasıyla tek bir şirketin fuarda kendi ürünlerini tanıtması aynı faaliyet değildir. Organizatörün pazarlama kampanyası, katılımcının stant hazırlığı ve bir işbirliği kuruluşunun ortak faaliyeti farklı taraflarca yürütülebilir. Destek hazırlığında bu ayrım ilk bütçe tablosunda görünmelidir.
Bu rehber, organizatör yurt dışı tanıtım desteği ile katılımcı başvurularını birbirinden ayıran bir tanıtım dosyası düzeni sunar. Ticaret Bakanlığı fuar sayfalarında katılım ve organizatör faaliyetleri farklı başlıklarda ele alınır. Somut kapsam, yetki ve gider koşulları ilgili güncel düzenlemeye göre doğrulanmalıdır.
Kampanyayı kimin hangi amaçla yürüttüğünü yazın
İlk sayfada kampanya sahibi, hizmeti satın alan, fatura tarafı ve ödeyen kuruluş yer alsın. Bir ajansın hem organizatöre hem katılımcılara hizmet vermesi bu işlerin aynı gider olduğu anlamına gelmez. Her hizmetin iş tanımı ve hangi sözleşmeye ait olduğu ayrı izlenmelidir.
Organizatör yurt dışı tanıtım desteği araştırmasında faaliyeti genel bir “fuar reklamı” ifadesiyle bırakmayın. Kampanya hangi etkinlik edisyonuna, hangi hedef kitleye ve hangi tanıtım amacına ilişkindir? Organizatörün niteliği ve başvuru koşulu doğrulanmadan katılımcının reklam faturası aynı başlık altında değerlendirilmemelidir.
Fuarın adından önce edisyon kimliğini sabitleyin
Aynı fuar farklı yıl veya şehirlerde düzenlenebilir. İç dosyada etkinlik adı, ülke, şehir, başlangıç-bitiş ve edisyon kodunu bir arada tutun. Kampanya, fatura ve sonuç raporlarında bu kimlik kullanılabilir. Böylece geçen yılın tanıtımına ait bir görsel veya siparişin yeni fuarın kaydıyla karışması önlenir.
Bir yurt içi prestijli fuar listesi inceleniyorsa yalnız isim benzerliğine dayanmayın. İlgili yıl ve edisyonun güncel resmî kaydını doğrulayın. Yurt içi fuar katılım desteği başvurusuna hazırlanan şirketin durumu ile organizatörün tanıtım dosyası ayrı işlemler olarak tutulmalıdır.
Hizmet paketini iş ve dönem bazında ayırın
Varsayımsal bir ajans teklifi medya satın alma, içerik üretimi ve kampanya yönetimi olarak üç iş içersin. Toplam bedel yerine bu işlerin teslim ve dönemlerini de görün. Aynı içerik birden çok fuarda kullanılıyorsa hangi kullanımın hangi sözleşme ve giderle ilişkili olduğunu açıklayın.
| Kayıt | Açıklanacak ilişki | Kontrol amacı |
|---|---|---|
| Etkinlik | Ad ve edisyon | Doğru fuarı tanımlamak |
| Hizmet | İş tanımı ve teslim dönemi | Satın alınan işi açıklamak |
| Medya | Hedef kitle ve yayın kaydı | Faaliyetin gerçekleşmesini izlemek |
| Ödeme | Fatura ve banka ilişkisi | Bedeli doğrulanabilir kılmak |
| Sonuç | Göstergenin tanımı ve kaynağı | Gerçekleşen etkiyi değerlendirmek |
Bu tablo resmî zorunlu ek listesi değildir. Yurt içi fuar tanıtım desteği veya başka bir organizatör başvurusunda güncel ekler esas alınmalıdır. İç yönetim kaydı, o eklerin doğru hazırlanmasını sağlayan veri düzeni olarak düşünülmelidir.
Yayın kanıtını performans tahmininden ayırın
Bir kampanyanın yayınlandığını gösteren kayıt ile kampanyadan beklenen ziyaretçi sayısı farklıdır. Medya planı, gerçekleşme raporu ve kullanılan materyalin son sürümünü ayrı saklayın. Kampanya başladıktan sonra hedef ülke veya bütçe değişmişse gerekçeyi ve değişikliğin tarihini kaydedin.
Yurt içi fuar tanıtım desteği dosyasında da genel bir ekran görüntüsü her soruyu yanıtlamayabilir. Görselin hangi etkinlik, yayın ve tarihe ait olduğu anlaşılmalıdır. Gerçekleşmeyen yayını veya iptal edilen hizmeti tamamlanmış gibi raporlamayın. Resmî başvuruda kabul edilen kanıt türü güncel düzenlemeye bağlıdır.
Katılımcı giderlerini organizatör kampanyasına karıştırmayın
Bir şirketin kendi standındaki broşürü veya ürün tanıtımı, organizatörün etkinlik kampanyasıyla aynı kapsamda değildir. Genel fuar desteği, sektörel fuar katılım desteği ve organizatör yurt dışı tanıtım desteği gibi araştırma başlıklarında başvuran ve gider ilişkisini ayrı inceleyin. Aynı faturayı farklı başvurulara otomatik uygun kabul etmeyin.
Birlikte hizmet alınmışsa işlerin nasıl ayrıştırılabileceğini gerçek sözleşme ve belgelere göre değerlendirin. Sonradan giderin niteliğini değiştiren kurgusal açıklamalar üretmeyin. Hazırlık sırasında doğru faturalama ve ödeme düzeninin kurulması, başvuru sonrasında çelişkili dosyayı açıklamaya çalışmaktan daha sağlamdır.
Sanal etkinlikte katılım ve organizasyonu ayrıca tanımlayın
Sanal fuar organizasyon desteği araştırmasında dijital platform üyeliği, tek şirketin çevrim içi sunumu ve çok katılımcılı fuar organizasyonunu aynı faaliyet saymayın. Kimin organizatör olduğu, katılımcıların nasıl kabul edildiği ve etkinliğin nasıl gerçekleştiği açık olmalıdır. Destek koşulları ve varsa ön onay düzeni ilgili metinden doğrulanır.
Katılımcı sayısı raporlanırken kayıt yaptıran, oturum açan ve görüşme gerçekleştiren kişileri ayrı gösterebilirsiniz. Bu ölçümler aynı sonucu ifade etmez. Dijital platformun sunduğu yüksek bir toplamı tanımı belirsiz “uluslararası alıcı” sayısı olarak kullanmayın; göstergenin kaynağını ve kapsamını belirtin.
HibeRaporu ile doğru fuar dosyasından başlayın
Hibe Raporu fuar desteği hesaplama aracı katılım planınız için başlangıç tahmini sunar. Bu sonucu organizatörün bütün tanıtım harcamaları için destek taahhüdü gibi yorumlamayın. Katılımcı, organizatör ve işbirliği kuruluşu rolleri ayrı değerlendirilir.
HibeRaporu hizmetleri üzerinden destek başvuru dosyası hazırlama işini etkinlik ve taraf bazında planlayabilirsiniz. İhracat kataloğunu kullanırken de yurt içi prestijli fuar listesi ve diğer koşulları güncel resmî kaynaklardan kontrol edin. Doğru dosya, gerçek faaliyeti doğru başvuranla eşleştirir.
Kaynaklar ve güncellik
Kaynak listesi 11 Kasım 2026 tarihli taslağa aittir. Erişim kontrolü, kaynağın bütün hükümlerinin güncellik onayı değildir; başvurudan önce yürürlükteki sürüm ve ilgili dönem doğrulanmalıdır. Aşağıdaki bağlantılardan güncel metni ve eklerini inceleyin. Sayısal örnekler ayrıca belirtilmedikçe tamamen varsayımsaldır.
Bir video iki ayrı hesabın reklamında yayımlanırsa
Organizatör fuarın tamamını anlatan bir video hazırlasın. Katılımcı aynı videonun sonuna kendi stant numarasını ekleyip ayrı reklam bütçesiyle yayımlasın. Dosyada tek video adı görünse de iki yayının amacı, ödeme tarafı ve kampanya kimliği farklıdır. Kuruluş organizatör yurt dışı tanıtım desteği için çalışırken kendi reklam hesabından çıkan yayının sürümünü ve raporunu saklayabilir. Katılımcının sonradan yaptığı düzenlemeyi ayrı kopyada tutmak hem hangi içeriğin hangi kitleye gösterildiğini hem de faturanın hangi yayına ait olduğunu açıklar.
Katalogda ücretli ikinci sayfa kimin siparişi?
Organizatör tüm katılımcılara kısa bir tanıtım alanı sunarken şirket ayrıca tam sayfa ürün ilanı satın alabilir. Katalogda aynı marka iki kez görünse de standart hizmet ile ek siparişi ayrı kaydedin. Baskı provasındaki sayfa numarası, siparişi onaylayan kişi ve faturadaki açıklama bu ayrımı kurar. Yurt içinde bir etkinliğe hazırlanan ekip, yurt içi fuar katılım desteği araştırmasında reklam siparişini kendiliğinden stant bedeline eklemek yerine bu hizmet için kapsamı ayrıca sorabilir.
