Yurt dışı fuar desteği başvuru süresi, fuarın bitimini izleyen üç aydır. Süre içinde başvurunun DYS üzerinden tamamlanıp gönderilmesi gerekir; evrakları bilgisayarınızda hazırlamak veya sistemde taslak oluşturmak gönderim yerine geçmez. Son günü kontrol ederken başlangıç bilginiz, faturanın kesildiği tarih değil, katıldığınız fuarın bitiş tarihidir.
Fuardan yeni döndüyseniz ilk işiniz bütün belgelerin gelmesini beklemek olmasın. Fuarın bitişini, elinizdeki evrakı ve eksik kayıtları aynı anda kontrol edin. HibeRaporu fuar desteği hesaplayıcısında fuarınızı seçerek tahmini desteğinizi ve son başvuru gününüzü görebilir, başvuru dosyanızın hazırlanması için ekibimizle görüşebilirsiniz.
Üç aylık süre hangi işlem için geçerli?
Fuar Desteklerine İlişkin Genelge’nin 7’nci maddesi, yurt dışı fuar katılım başvurusunun fuar bitimini izleyen üç aylık dönemde DYS üzerinden yapılmasını düzenler. Hesapta başvurunun tamamlanarak gönderildiği tarih dikkate alınır; süreyi geçiren başvuru değerlendirmeye alınmaz.
Buradaki pratik ayrım şudur: şirket içinde dosyanın tamamlanması ile kuruma başvurunun iletilmesi iki farklı aşamadır. Muhasebenin evrakı dış ticaret sorumlusuna göndermesi iç hazırlıktır. DYS’de başvurunun taslak olarak kaydedilmesi de tek başına gönderim kanıtı değildir.
Bu nedenle takviminize yalnız “belgeleri hazırla” yazmayın. Kontrol, yetkili kişinin incelemesi ve gönderim kaydının saklanması için ayrı adımlar belirleyin. Böylece dosyanın hangi aşamada beklediğini görebilirsiniz.
Son başvuru gününü kontrol etmek için hangi bilgiler gerekli?
Önce fuarın tam adını, ülkesini, şehrini ve katıldığınız dönemi belirleyin. Aynı isimle düzenlenen farklı etkinlikleri karıştırmak, doğru bir hesaplayıcıdan yanlış tarih almanıza neden olabilir. Katılım sözleşmesindeki etkinlikle seçtiğiniz fuarın aynı olduğundan emin olun.
Ardından bitiş tarihini organizatör kaydı ve ilgili fuar bilgisiyle karşılaştırın. Ticaret Bakanlığı’nın fuarlar sayfası, desteklenen fuar listelerine erişmek için resmî başlangıç noktasıdır. Listenizde aynı fuarın birden fazla dönemi varsa yalnız adını eşleştirerek ilerlemeyin.
Son olarak bulduğunuz tarihi kendi dosyanıza kaydedin. Kontrol ettiğiniz kaynağı, kontrol gününü ve başvuru sorumlusunu da yanına ekleyin. Bir ekip arkadaşı dosyayı devraldığında hesabın hangi bilgiye dayandığını yeniden araştırmak zorunda kalmasın.
Üç ayı otomatik olarak doksan gün saymayın
Genelgedeki süre ay üzerinden ifade edilir. Takvime gelişigüzel doksan gün ekleyip çıkan sonucu kesin son gün olarak kullanmak yerine, fuar kaydına bağlı başvuru tarihini kontrol edin. Ayların uzunlukları aynı değildir; özellikle ay sonlarına gelen fuarlarda basit gün toplama alışkanlığı yanıltıcı olabilir.
Şirket içi iş planı ile resmî son tarihi ayrı tutmak da önemlidir. Evrakları resmî son günden önce tamamlamayı hedefleyebilirsiniz. Bu sizin hazırlık hedefinizdir; başvuru süresinin değiştiği anlamına gelmez.
Tarih kayıtlarında çelişki, etkinlik ertelemesi veya özel bir durum varsa ilgili ihracatçı birliğiyle teyitleşin. Genel bir blog örneğini, kendi dosyanızdaki özel durum için süre uzatma kararı gibi değerlendirmeyin.
Temsili örnek: İki fuarın dosyasını aynı anda hazırlıyorsanız
Bir şirketin ilkbaharda iki farklı fuara katıldığını düşünelim. İlk fuar bitmiş, ikinci fuarın faturaları ise yeni ulaşmış olsun. Şirket bütün fuar evrakını tek seferde muhasebeden istemeyi planlıyor.
Bu durumda ikinci dosyanın hazır olmasını beklemek, ilk fuarın takvimini görünmez hâle getirir. Daha kullanışlı yöntem, her fuar için ayrı bir başvuru satırı açmaktır. Her satıra bitiş tarihi, kontrol edilen son gün, mevcut belgeler, eksikler ve sorumlu kişi yazılır.
Bu örnek bir müşteri sonucu veya resmî takvim hesabı değildir. Amacı, birden fazla katılımın evrakını toplarken her başvurunun süresini ayrı izlemeniz gerektiğini göstermektir. Aynı şirkete ait olmaları, dosyaların aynı tarihte tamamlanacağı anlamına gelmez.
İlk başvuru süresi ile eksik belge süresi aynı mı?
Aynı değildir. İlk başvuru, fuar katılımı için dosyanın süresinde gönderilmesiyle ilgilidir. İnceleme sırasında istenen ek bilgi veya belge ise bildirim sonrasında ayrı takip edilir. Güncel Genelge’nin 38’inci maddesi, eksiklik bildirimleri ve bunlara yanıt süresini düzenler.
Bu ayrımı çalışma listenize de yansıtın: “ilk gönderim” ile “eksiklik yanıtı” için iki farklı kayıt tutun. Bildirim geldiğinde hangi belgenin istendiğini, bildirim tarihini ve yanıtın gönderim kaydını birlikte saklayın.
Dosyayı hiç göndermeden bekleyip sonradan eksik tamamlama imkânından yararlanacağınızı varsaymayın. İnceleme aşamasındaki bir belge talebi, ilk başvuru süresini kendiliğinden yeniden başlatmaz.
Son güne bırakmamak için bugün ne yapabilirsiniz?
Başvuru hazırlığına şu sırayla başlayabilirsiniz:
- Katıldığınız fuarın doğru dönemini ve bitiş tarihini belirleyin.
- Son başvuru gününü kontrol edip dosyanıza kaydedin.
- Eldeki belgelerle eksikleri ayrı listeleyin.
- Organizatörden beklenen belge için bir sorumlu belirleyin.
- Gönderim öncesi kontrolü ve DYS gönderim kaydını çalışma planınıza ekleyin.
Belge listenizi hazırlarken yurt dışı fuar desteği için gerekli belgeler rehberinden yararlanabilirsiniz. Oradaki kontrolü takviminize bağlayın: hangi belge eksik, kim sağlayacak ve dosya ne zaman yeniden incelenecek? Böylece yalnız tarihe bakmakla kalmaz, tamamlanması gereken işi de takip edersiniz.
HibeRaporu ile başvuru takviminizi netleştirin
HibeRaporu ekibi fuar katılımınızı ve elinizdeki belgeleri birlikte değerlendirir. Eksikleri belirler, başvuru dosyanızı hazırlar ve başvuruyu sizinle birlikte tamamlayarak süreci takip eder. Son tarihe yaklaşmış bir dosyada önce hangi adımın ele alınacağını görüşmede netleştiririz.
Fuarınız bittiyse fuarınızı seçip son başvuru gününü kontrol edin. Ardından geri arama talebi bırakarak dosyanızı ekibimizle değerlendirebilirsiniz. Başvuru uygunluğu ve destek kararı ilgili kurumun incelemesine bağlıdır; hesaplayıcı sonucu tek başına başvuru veya destek onayı oluşturmaz.