DYS yurt dışı fuar desteği başvurusu için önce doğru şirket ve fuar kaydını seçmeniz, katılım bilgileriyle belgeleri eşleştirmeniz, ardından dosyayı inceleme merciine göndermeniz gerekir. Başvuru taslağını kaydetmek işlemi tamamlamaz. Hazırlık, gönderim ve sonraki bildirimlerin takibi aynı dosyanın birbirini izleyen aşamalarıdır.
HibeRaporu, belgelerinizin kontrolünden başvuru dosyasının hazırlanmasına kadar ekibinizle birlikte çalışır. Fuar desteği hesaplama bölümünden katılımınızı seçebilir, tahmini tutarı gördükten sonra dosyanızın incelenmesi için geri arama talebi bırakabilirsiniz. Buradaki rehber, fuar dosyasının hazırlanışına odaklanır; şirketin DYS’ye ilk kaydı ve kullanıcı yetkilendirmesi ayrı hazırlıklardır.
Başlamadan önce şirket kaydını ve işlem yetkisini kontrol edin
Başvuruyu kimin yapacağıyla hangi şirket adına yapılacağını baştan netleştirin. Yanlış şirket kaydı üzerinden ilerlemek veya işlem yetkisi olmayan bir kullanıcıyla dosyayı son aşamaya getirmeye çalışmak hazırlığı aksatabilir.
Ticaret Bakanlığı’nın resmî DYS sayfasında, sisteme tanımlanmış yararlanıcıların giriş bağlantısı, kayıt belgeleri ve kullanıcı yetkilendirme formları bulunur. Giriş için arama motorunda rastgele bir sonuç seçmek yerine bu sayfadaki güncel yönlendirmeyi kullanabilirsiniz.
Şirketinizin kaydı ve yetkili kullanıcısı hazırsa fuar dosyasına geçin. Ekip içinde bir kişi evrakları topluyor, başka biri gönderimi yapıyorsa kontrol ve teslim sorumluluklarını ayrıca belirleyin. Şifre paylaşmak yerine kurumun tanımladığı yetkilendirme düzeniyle ilerleyin.
Fuar katılım başvurusunu fuar ekleme talebiyle karıştırmayın
Destek ödeme başvurusu ile bir fuarın destek listesine eklenmesini istemek farklı işlemlerdir. Fuara katıldıktan sonra destek dosyası hazırlayan şirketin, yalnız benzer isim gördüğü için fuar ekleme akışında ilerlememesi gerekir.
Bakanlığın DYS yurt dışı fuar desteği başvuru kılavuzunda, destek ödeme yolu “Yurt Dışı Fuar Destekleri → Destek Ödeme Başvuruları → Fuar Katılım Destek Ödeme Başvurusu” olarak gösterilir. Bu kılavuzun ekran örnekleri eski tarihlidir; güncel arayüzdeki alanları ve yürürlükteki belge listesini ayrıca kontrol edin.
İşlem başlığını seçtikten sonra ne hazırladığınızı tek cümleyle yazabiliyor olmalısınız: hangi şirket, hangi fuarın hangi dönemine katıldı ve hangi başvuru dosyası gönderilecek? Cevap belirsizse belge yüklemeden önce kaydı yeniden inceleyin.
Şirket, fuar ve metrekare bilgilerini eşleştirin
Başvuru ekranına geçmeden önce kısa bir kontrol notu hazırlayın: şirket unvanı, fuarın tam adı, ülke, şehir, katılım tarihleri, katılım şekli ve stant alanı. Bu notu belgelerdeki bilgilerden oluşturun; önceki fuar dosyasından kalan değerleri kopyalamayın.
Kılavuz, şirket künyesi, fuar bilgileri, harcama bilgileri ve başvuru evrakları üzerinden ilerleyen bir akış anlatır. Katılım tipi ve fuar seçimi bu akışın parçalarıdır. Her aşamada seçilen kayıtla elinizdeki belgenin aynı katılımı açıkladığını kontrol etmek yararlıdır.
Özellikle benzer isimli fuarlarda yalnız etkinlik adına bakmayın. Aynı markanın başka ülkedeki veya farklı dönemdeki fuarı ayrı olabilir. Alan bilgisini de stant sözleşmesindeki güncel kayıtla karşılaştırın. Uyuşmayan alanı tahminle düzeltmek yerine önce belgeyi düzenleyen taraftan açıklama isteyin.
Belgeleri okunur ve birbiriyle bağlantılı hazırlayın
Belge yüklemeden önce dosyaların açıldığını, bütün sayfalarının bulunduğunu ve taramaların okunabildiğini kontrol edin. Çok sayfalı bir sözleşmenin yalnız imza sayfası, katılımı açıklayan bilgi için yeterli olmayabilir. Eksik sayfa fark edilirse kaynağından tam kopyayı temin edin.
Fatura, ödeme ve sözleşme kayıtlarını birbirine bağlayan kısa bir liste hazırlamak incelemeyi kolaylaştırır. Her belge için tür, tarih, ilgili fuar ve açıklama yazabilirsiniz. Resmî evrak listesindeki şirketinize uygun bölümü belirlemek için fuar desteği belgeleri rehberimize bakabilirsiniz.
Dosya adını değiştirmek belge içeriğini düzeltmez. Belge üzerinde yanlış şirket, tarih veya alan varsa bunu kendi hazırladığınız yeni bir PDF ile gizlemeyin. Hangi kaydın düzeltilmesi gerektiğini işaretleyip düzenleyenden açıklama veya doğru belge isteyin.
Temsili örnek: Aynı ödeme iki dosyada görünüyorsa
İki fuara katılan bir şirketin muhasebe klasöründe, aynı ödeme belgesinin iki ayrı başvuruya kopyalandığını düşünelim. Bu durum tek başına hangi dosyanın doğru olduğunu göstermez. Önce ödemenin alıcısı, açıklaması ve ilgili fatura bağlantısı karşılaştırılır.
Şirket içi çalışma listesinde belgenin hangi katılımı açıkladığı netleştirilir. Çözülmeyen noktalar, gönderim öncesi kontrol notuna taşınır. Bu gerçek bir müşteri vakası değil, kopyalanan belgelerin neden ayrıca incelenmesi gerektiğini gösteren temsili bir örnektir.
Gönderim kaydını saklayın ve bildirimleri takip edin
Kılavuzda başvuruların taslak, gönderilmiş ve sonraki inceleme durumlarıyla takip edilebildiği açıklanır. İşlemin yalnız kayıt aşamasında kalmadığını kontrol edin. Dosyanın hangi aşamada olduğunu gösteren bilgiyi şirket içi takip kaydınıza ekleyin.
Güncel Fuar Desteklerine İlişkin Genelge, süre hesabında başvurunun tamamlanarak DYS üzerinden gönderilmesini esas alır. Takvim kontrolünü ayrıntılı incelemek için son başvuru günü rehberini kullanabilirsiniz.
Gönderim sonrasında dosyayı unutmayın. Bir bildirim geldiğinde önce istenen işlem ve belgeyi okuyun; hangi kaydın yanıtlandığını not edin. Ekipteki başka bir kişinin evrakı hazırladığını varsaymak yerine yanıt sorumlusunu açıkça belirleyin.
Başvuru dosyasını HibeRaporu ile birlikte hazırlayın
Dosyanızı ekibimize incelettiğinizde katılım bilgileri ve belgeler birlikte değerlendirilir. HibeRaporu eksikleri belirler, başvuru dosyanızı düzenler ve başvuruyu sizinle birlikte tamamlayarak süreci takip eder.
Başlamak için fuarınızı ve stant alanınızı seçin, ardından geri arama talebi bırakın. Böylece yalnız ekran adımlarına bakmak yerine kendi şirketinizin dosyasında tamamlanması gerekenleri konuşabilirsiniz. Destek kararı ilgili kuruma aittir; başvurunun gönderilmiş olması tek başına destek onayı anlamına gelmez.