Aynı uluslararası fuar için iki teklif aldığınızı düşünün. İlkinde alanı ve kurulumu ayrı tedarikçilerle planlıyorsunuz. İkincisinde bir organizasyon paketi sunuluyor. Karar verirken yalnız metrekare fiyatını karşılaştırmak yeterli olmaz. Ticari hizmet kapsamı, şirketinizin hazırlık kapasitesi ve fuar desteği dosyasının hangi kayıtlarla açıklanacağı birlikte değerlendirilmelidir.
Hibe Raporu üzerinden fuarınızı ve ön hesabınızı inceleyebilir, katılım seçeneğinizi belgelerle birlikte görüşebilirsiniz. Bu rehber, satış ve muhasebe ekiplerinin aynı karşılaştırma tablosuyla çalışması için hazırlanmıştır.
Önce organizasyonun niteliğini doğrulayın
Milli katılım ifadesi gördüğünüzde teklifin hangi organizasyona ve hangi fuar edisyonuna ait olduğunu sorun. Organizatörün adı, paket kapsamı ve katılım belgeleri açık olmalıdır. Bir acentenin hizmet paketi sunmasıyla ilgili etkinliğin resmî organizasyon kaydı aynı bilgi değildir. Araştırmada bu iki kaydı ayrı kontrol edin.
Bireysel fuar katılım desteği için inceleme yaparken de fuarın ilgili edisyonunun kapsam kaydını bulun. Ticaret Bakanlığının fuarlar sayfası dönem listelerine ve mevzuata yönlendirir. Kendi sözleşmenizdeki fuarın adını, ülkesini ve tarihini bu kayıtlarla karşılaştırın.
Milli katılım fuar desteği araştırmasında paket içeriğiyle başvuru düzenini birlikte değerlendirin. Hangi belgenin organizatörden geleceği, şirketin hangi bilgileri sağlayacağı ve başvuru hazırlığının kimde yürütüleceği baştan konuşulmalıdır. İş bölümünü belirsiz bırakmak, fuardan sonra aynı kayıtların farklı kişilerden istenmesine yol açabilir.
Paket bedelini karşılaştırılabilir parçalara ayırın
İki teklifte de 20 metrekare yazması hizmetlerin aynı olduğu anlamına gelmez. Birinde yalnız alan kirası, diğerinde kurulum ve belirli teknik hizmetler bulunabilir. Nakliye, elektrik bağlantısı, internet, temizlik ve ek donanım gibi kalemlerin paket içindeki durumunu işaretleyin. Dahil olmayan hizmetler için ayrı bütçe hazırlayın.
Kurgusal bir örnekte A teklifi yalnız alan ve standart mobilyayı, B teklifi alanla birlikte özel tasarım kurulumu içeriyor olsun. Fiyat farkının nedenini anlamadan B teklifini pahalı ilan etmek de A teklifini daha avantajlı saymak da eksik değerlendirme olur. Önce şirketinizin ihtiyaç duyduğu ortak hizmet kapsamını yazın.
| Karşılaştırma alanı | Her iki teklif için sorulacak soru | Kararı etkileyen kayıt |
|---|---|---|
| Alan | Net kullanılacak stant alanı ne? | Sözleşme ve yerleşim planı |
| Kurulum | Tasarım, malzeme ve montaj dahil mi? | Teknik hizmet kapsamı |
| Lojistik | Hangi taşıma işleri karşılanıyor? | Nakliye teklifi ve sorumluluk |
| Yerel hizmet | Elektrik, internet ve ek talepler nasıl fiyatlanıyor? | Organizatör hizmet listesi |
| Dosya | Katılım ve ödeme kayıtlarını kim sağlayacak? | Belge ve sorumlu tablosu |
Ön hesabı ticari teklifin indirim satırı gibi kullanmayın
Yurt dışı fuar desteği hesaplama işlemi için fuarın doğru kaydı, stant alanı ve şirket bilgileri gerekir. Tahmini destek tutarını teklif bedelinden hemen düşerek “net fuar maliyeti” yazmak, ödeme takvimini görünmez kılabilir. Şirketin organizatöre veya tedarikçiye ne zaman ödeme yapacağını ayrı gösterin.
Fuar gider desteği beklentisiyle ticari fiyat karşılaştırmasını aynı tabloda sunabilirsiniz. Ancak her sayının hangi kayda ve varsayıma dayandığı yazılı olsun. Bir teklifin içinde bazı giderler bedelsiz karşılanıyorsa bu durumun destek hesabında nasıl ele alınacağını ayrıca inceleyin. Bakanlığın Fuar Desteklerine İlişkin Genelgesi, bu tür durumları da düzenler.
Prestijli fuar araştırmasını ayrı bir kontrol olarak yürütün
Prestijli fuar desteği ifadesi, karar toplantısında dikkat çekebilir. İncelemeyi yalnız etkinliğin sektörde tanınmasına bağlamayın. Fuarın ilgili dönemdeki resmî kaydını ve şirketinizin katılımının hangi koşullarla değerlendirileceğini kontrol edin. Aynı etkinliğin geçmişteki niteliği, yeni edisyon için kullanılacak kaydı tek başına açıklamaz.
Yurt dışı fuar teşvikleri konusunda bulduğunuz bir içerik katılımcıya, organizatöre veya farklı bir destek kalemine yönelik olabilir. Bu rehberdeki karşılaştırma, şirketin kendi stantlı katılım kararını düzenlemek içindir. Araştırdığınız açıklamanın hangi yararlanıcıyı ele aldığını dosyanıza yazın.
Operasyon yükünü de bütçeye dahil edin
Bireysel katılımda şirket içinde tedarikçileri koordine edecek kişi bulunuyor mu? Organizatör paketinde ek talepler hangi süreçle iletilecek? Teknik onay, ürün gönderimi ve stant teslimi gibi işlerin kimin sorumluluğunda olduğunu konuşun. Dışarıdan alınan hizmetlerin yanında şirket ekibinin ayıracağı zaman da kararın bir parçasıdır.
Kurgusal örnekte satış müdürünün hem müşteri randevularını hem kurulum tedarikçisini takip etmesi gerektiğini düşünün. Bu iş yükünü görünür kılmak, hangi hizmetin dışarıdan alınmasının yararlı olacağını tartışmanızı sağlar. Destek araştırması ticari kararın tamamını vermez, fakat hangi dosya hazırlığının gerektiğini açıklığa kavuşturur.
Karşılaştırma toplantısına teklifleri hazırlayan iki kişiyi birlikte çağırın. Her biri paketinin kapsamını aynı tabloda işaretlesin. Fiyatı henüz belli olmayan kalemi sıfır kabul etmeyin, açık maliyet olarak bırakın. Karar verildiğinde hangi hizmetin şirket içinde karşılanacağı da yazılı olsun. Örneğin ürünlerin standa ulaştırılması bir pakette dahil değilse, bu işin sorumlusu ve bütçesi ayrıca belirlenmelidir. Böylece fiyat görüşmesi sona erdiğinde operasyon planında sahipsiz iş kalmaz.
Son kararı belge ve sorumluluk listesiyle kapatın
Fuar teşvik danışmanlığı görüşmesine her iki teklifi, teknik kapsamı ve ödeme planını getirin. Fuar destek dosyası hazırlama hizmeti alıyorsanız seçtiğiniz katılım modelini ve hangi evrakın kimden geleceğini paylaşın. Dosya hazırlığının fuar dönüşüne bırakılması yerine sorumlularını karar aşamasında belirleyin.
HibeRaporu'nun hizmetler bölümünden katılım dosyanızı ekibimizle değerlendirebilirsiniz. Önce fuar ön hesabınızı doğru girdilerle inceleyin, ardından iki seçeneğin şirketiniz için gerektirdiği bütçeyi ve hazırlığı birlikte karşılaştıralım.
Ortak yükleme saati çalışan numuneye yetiyor mu?
Bir soğutma kabini üreticisi iki katılım seçeneğini karşılaştırırken çalışır numunenin fuar açılmadan önce dinlenmesi ve test edilmesi için gereken süreyi kendi teknik ekibinden öğrensin. Örneğin ekip altı saat isterken toplu sevkiyat planı kabini açılıştan iki saat önce teslim ediyorsa paket kurulumu içerse bile ilk gösterim yapılamayabilir. Bu durumda milli katılım fuar desteği araştırmasını sürdüren firma, erken teslim olanağı ve gece salona erişim konusunda organizatörden yazılı yanıt isteyebilir. Karşı teklifin ayrı sevkiyatında da salonun gerçekten hangi saatte mal kabul ettiğini doğrulayarak iki planı aynı gösterim saatine göre karşılaştırın.
