Aynı markayı kullanan iki şirketin aynı fuara katılması, evrakların da tek şirket adına düzenlendiği anlamına gelmez. Stant sözleşmesini merkez şirket imzalamış, ödemeyi ihracat şirketi yapmış, katalogda ise üreticinin unvanı yer almış olabilir. Fuar desteği araştırmasında önce bu üç kaydın hangi işletmeye ait olduğunu görünür hâle getirin. Dosyayı hazırlayan kişinin şirketler arasındaki ilişkiyi bilmesi kadar, her belgenin tarafını doğru tanıması da gerekir.
Yurt dışı fuar desteği için hazırlığa başlayan bir grubun ilk çıktısı şirket ve belge eşleştirme tablosu olabilir. Hibe Raporu ile görüşmeden önce ticaret unvanlarını, katılım biçimini ve ödeme akışını bu tabloda toplayın. Böylece fuar teşvikleri hakkında yapılacak incelemede hangi işletmenin hangi işlemle ilişkilendirildiği açıkça görülebilir. Somut uygunluk değerlendirmesi, katılım yılına ait düzenleme ve başvuru belgeleri üzerinden yürütülür.
Marka adı ile belge tarafını birlikte kaydedin
Bir makine üreticisinin yurt dışındaki tanıtımında kısa marka adını kullandığını düşünelim. Sözleşmede uzun ticaret unvanı, fuar kataloğunda marka, banka kaydında ise hesap sahibinin farklı bir kısaltması görünebilir. Bu üç ifadeyi ayrı şirketler sanmak da hepsini sorgulamadan aynı işletme saymak da araştırmayı zorlaştırır. Kısaltmaların hangi kayda dayandığını açıklayan küçük bir şirket kimlik notu hazırlayın.
Notun bir bölümünde unvan, diğer bölümünde markalar ve belgelerde kullanılan yazımlar yer alsın. Her eşleştirmenin yanında dayanak belgeyi gösterin. Pazarlama ekibinin hazırladığı sunum, işletmenin ticaret kaydını açıklamak için tek başına yeterli bilgi sağlamayabilir. Fuar katılım desteği görüşmesinde karışıklık çıkaran yazımları, belgeleri düzenleyen taraflarla birlikte açıklığa kavuşturun.
Sözleşme, ödeme ve fiilî katılımı üç ayrı sütunda izleyin
Fuar destek başvurusu hazırlığında aynı dosyada bulunan kayıtları yalnız tarih sırasına koymak sınırlı bir görünüm sağlar. Belgeleri bir de taraflarına göre okuyun. Sözleşmede katılımcı olarak yazan şirketi, faturanın muhatabını, ödemeyi gerçekleştiren hesap sahibini ve stantta temsil edilen işletmeyi ayrı alanlara yazın. Aralarında fark varsa gerekçesini belgelerle açıklayabilecek kişiyi belirleyin.
| İncelenecek kayıt | Tabloda gösterilecek bilgi | Açıklanacak durum |
|---|---|---|
| Katılım sözleşmesi | Tarafın tam ticaret unvanı | Marka ile şirket yazımı |
| Fatura | Düzenleyen ve muhatap | Grup içindeki farklı alıcı |
| Banka kaydı | Hesap sahibi ve işlem açıklaması | Başka şirketten yapılan ödeme |
| Katılım kaydı | Fuar, dönem ve temsil edilen işletme | Ortak stantta birden fazla şirket |
| Alan bilgisi | Sözleşme ve gerçekleşme belgeleri | Toplam alan ile işletme alanı |
Bu tablo şirket içi bir inceleme aracıdır. Ortaklık ilişkisi veya grup içi ödeme açıklaması, başlı başına destek hakkını karara bağlamaz. Belge tarafları arasındaki farkı, incelemeyi yürüten birime sorulacak somut soruya dönüştürmenizi sağlar.
Katılım biçimini satış paketinden ayırın
Bireysel fuar katılım desteği ve milli katılım fuar desteği araştırmalarında kullanılan ticari paket adlarını katılımın resmî sınıflamasıyla eşleştirin. Organizatörün teklifinde geçen “ülke standı” benzeri bir ifade üzerinden dosyanın türünü belirlemek yerine, etkinlik kaydı ve katılım belgelerini birlikte inceleyin. Hangi şirketin hangi katılım belgesinde yer aldığını yazın.
Ticaret Bakanlığının Fuar Desteklerine İlişkin Genelgesi, yurt dışı fuar katılım bilgilerinin gözlemci raporu ve ilgili tutanaklarla değerlendirilmesini düzenler. Şirketinizin unvanı ve alan bilgisiyle ilgili bir uyuşmazlık gördüğünüzde, mevcut kaydı düzenleyen taraf ve incelemeci birimle açıklığa kavuşturun. İlgili hükme Bakanlığın yayımladığı genelgeden ulaşabilirsiniz. Resmî fuar genelgesi
Ortak standın toplam alanını şirkete ait alan gibi kullanmayın
Kurgusal bir örnekte üç üreticinin birlikte kullandığı standın toplamı 60 metrekare olsun. Bir üreticinin sözleşmesinde 18 metrekare yazıyorsa ön hesapta hangi alanın kullanılacağını bu şirketin belgeleri üzerinden açıklığa kavuşturun. Ortak alan, koridor veya başka katılımcıya ayrılmış bölüm hakkında tahmin yürütmek, hesap sonucunu şirketin dosyasından uzaklaştırabilir.
Yurt dışı fuar desteği hesaplama çalışmasında kullanılan alanın kaynağını not edin. HibeRaporu fuar hesaplayıcısına girdiğiniz değer değiştiğinde önceki hesabı da tarihli bir araştırma notu olarak saklayabilirsiniz. Prestijli fuar desteği araştırması yapılıyorsa ilgili dönem ve şirket koşullarını ayrıca inceleyin. Stant planı ve belge tarafı netleşmeden yüksek tutarlı senaryoyu bütçenin kesin geliri hâline getirmeyin. Fuar seçimi ve ön hesap
Danışmanlık görüşmesine açıklanmış farklarla gelin
Fuar teşvik danışmanlığı görüşmesine tek bir dosya içinde çok sayıda açıklamasız evrak getirmek yerine, uyuşmazlık listesini de ekleyin. “Fatura B şirketine, katılım A şirketine ait” şeklinde açık bir kayıt, sorunun incelenmesini kolaylaştırır. Hangi belgenin düzeltilebileceği, hangi açıklamanın isteneceği ve başvurunun hangi işletme üzerinden değerlendirileceği somut kayıtlar incelendikten sonra belirlenir.
Fuar desteği için danışman firma seçerken bu incelemenin hizmet kapsamında nasıl ele alındığını sorun. Belge taraflarının kontrolü, eksiklerin bildirilmesi ve sonuç takibi için sorumluların belirlenmesi, şirketinizin görüşmeden beklediği çıktıyı somutlaştırır. Fuar destek dosyası hazırlama hizmeti alırken grup içindeki her işletmenin temas kişisini de paylaşın. Hibe Raporu hizmet görüşmesine eşleştirme tablonuz, katılım belgeleriniz ve açık sorularınızla başlayabilirsiniz. Dosya hazırlama ve takip hizmetleri
Kartvizitteki şirketle teklifi veren şirket neden farklı?
Aynı gruptaki üretici ile satış şirketi fuarda tek ürün kataloğu kullansın. Stand görevlisinin kartviziti üreticiyi, fuar sonrası verilen fiyat teklifi ise satış şirketini gösteriyorsa iki belgeyi de stant sözleşmesinin tarafı saymak hatalıdır. Bir fuar destek dosyası hazırlama hizmeti alırken bu örneği masaya koyun. Kartvizit görüşmeyi yapan kişiyi, teklif satışı üstlenen işletmeyi, alan tahsisi ise etkinlikteki katılımcıyı açıklar. Böylece satış takibindeki müşteri kaydıyla başvuruda açıklanacak şirket ilişkisini aynı markadan yola çıkarak birleştirmezsiniz.
İki grup şirketinin ödemesi tek cari hesapta görünüyorsa
Organizatörün gönderdiği ekstrede grup adına tek bakiye bulunması iki şirketin ayrı ayrı ne ödediğini göstermeyebilir. Örneğin üretici şirketin avansı ile satış şirketinin ek mobilya ödemesi aynı ekstreye işlendiyse iki dekontu sözleşme numarası ve gönderen unvanıyla ayırın. Bir bireysel fuar katılım desteği dosyasında hangi şirketin hangi gideri üstlendiğini bu kayıtlarla açıklayın. Organizatörden de her ödeme için kapatılan fatura veya avans referansını yazılı isteyin.
