Başvuru ekranında bütün alanların dolu görünmesiyle dosyanın kuruma gönderildiğinin doğrulanması farklı kontrol adımlarıdır. Hibe başvuru formu hazırlanırken son sürümün hangi eklerle birlikte gönderileceğini belirlemek gerekir. Dosyayı kontrol eden kişi, formdaki şirketi, proje özetini, bütçeyi ve eklerin sürümünü birlikte görmelidir. Gönderimi yapacak kişi ise programın istediği son işlemin tamamlandığını kendi sistem kaydı üzerinden doğrulamalıdır.
Hibe başvurusu nasıl yapılır sorusunun uygulamadaki cevabı seçilen programa bağlıdır. Bununla birlikte şirket içinde hazırlanabilecek ortak bir son kontrol düzeni vardır. Hibe Raporu ile dosya hazırlığı görüşmesine giderken bu düzenin sorumlusunu ve başvuru takvimini de belirleyin. Hibe dosyası hazırlama çalışması, şirket bilgilerini ve proje eklerini aynı başvuru sürümünde buluştursun. Başvuru hazırlığı hizmetleri
Son sürümü tarih ve içerikle tanımlayın
Bir dosyanın adında “son” yazması hangi sürüm olduğunu açıklamayabilir. Bütçe yenilenmiş, proje açıklaması eski kalmış veya tedarikçi yeni bir teklif göndermiş olabilir. Kontrol notunda hangi formun hangi tarihli eklerle incelendiğini yazın. Dosyanın içindeki proje adı ve bütçe toplamı, şirketin onayladığı hazırlık sürümüyle eşleşsin.
Hibe başvuru belgeleri için küçük bir ek listesi hazırlayın. Her satırda belgenin adı, konusu, tarihi ve ilgili form bölümü bulunsun. Hibe başvurusu için proforma değiştiyse hangi gideri etkilediğini belirtin. Formun bütçe bölümünde görünen makine ile teknik ekte anlatılan makinenin aynı kapsamı taşıdığını kontrol edin. Uyuşmazlığı gönderimden önce dosya sorumlusuyla çözün.
Formu eklerin sırasıyla yeniden okuyun
Hibe başvuru formu üzerinde kontrol yaparken yalnız boş alanları aramayın. Şirket unvanının eklerde nasıl göründüğünü, mali tutarların hangi döneme ait olduğunu ve proje hedeflerinin bütçeyle ilişkisini inceleyin. Önceki taslaktan taşınmış başka proje adı veya eski teklif tutarı varsa düzeltin. Eklerdeki bir bilginin değişmesi, formda birden fazla bölümü etkileyebilir.
Kurgusal bir örnekte tek makine için hazırlanan proje, son teklifle iki üniteden oluşan sisteme dönüşsün. Bütçedeki adet, teknik açıklamadaki kapasite ve faaliyet takvimindeki kurulum işi birlikte kontrol edilmelidir. Hibe proje yazma hizmeti alıyorsanız değişikliği yalnız muhasebeye bildirmekle sınırlamayın. Proje metnini ve başvuru eklerini hazırlayan kişiye de aynı açıklamayı iletin.
| Son kontrol konusu | Karşılaştırılacak kayıt | Kontrol çıktısı |
|---|---|---|
| Başvuru sahibi | Form ve şirket belgeleri | Doğru şirket kimliği |
| Proje kapsamı | Amaç, faaliyet ve teknik ek | Aynı yatırımın anlatılması |
| Bütçe | Gider tablosu ve teklifler | Tutar ve kapsam eşleşmesi |
| Ekler | Belge listesi ve yüklenen dosyalar | İstenen eklerin bulunması |
| Son işlem | Program ekranı ve sistem kaydı | Gönderim durumunun açıklanması |
Başvuru sisteminin istediği son işlemi öğrenin
KOSGEB’in İş Geliştirme Desteğiyle ilgili açıklamasında başvurunun sistemde oluşturulması ve “Başvuruyu onayla” işlemiyle tamamlanması anlatılır. Başvuru düzeltmeye açılırsa dönem bitmeden tekrar onaylanması gerektiği de belirtilir. Bu programa hazırlanıyorsanız ilgili işlemi ve takvimi güncel açıklamalardan kontrol edin. KOSGEB başvuru ve onay açıklamaları
DYS fuar destek başvurusu için Ticaret Bakanlığının Fuar Desteklerine İlişkin Genelgesi, süre hesabında başvurunun tamamlanarak DYS üzerinden gönderildiği tarihi esas alır. Fuar destek başvurusu dosyanızda gönderimin hangi kayda dayandığını saklayın. Programlar arasındaki işlem adlarını birbirine taşımadan her başvurunun kendi son adımını kontrol edin. Resmî fuar genelgesi
Son güne hazırlığı şirket içi görevlerle planlayın
Hibe çağrı takibi tablonuzda son başvuru tarihinin yanında şirket içi kontrol gününü de belirleyin. Bu gün şirketinizin hazırlık hedefidir. Formu kontrol edecek kişi, eksik belgeyi sağlayacak çalışan ve gönderim durumunu doğrulayacak sorumlu belli olsun. Herkesin aynı anda başka birinin işi bitirdiğini varsayması, son kontrolün açık kalmasına yol açabilir.
Hibe başvuru danışmanı ile çalışıyorsanız ek değişikliklerinin nasıl bildirileceğini önceden konuşun. Son anda gelen yeni teklif için hangi form bölümlerinin kontrol edileceği belli olsun. Hibe danışmanlığı görüşmesinde şirketten beklenen bilgi akışını da netleştirin. Böylece teslim edilen dosyanın hangi sürüm olduğu iki tarafça anlaşılır.
Gönderim gününde sorumlu kişi değişecekse devir notu hazırlayın. Notta başvuru adı, bekleyen işlem, kontrol edilmiş ekler ve açık sorular yer alsın. Önceki çalışanın tamamladığı alanlarla sonraki çalışanın yapacağı işlem görülebilsin. Devir alan kişi kendi kontrolünü bitirdiğinde son durum bilgisini aynı nota eklesin ve dosya sorumlusuna bildirsin.
Örnek dosyada değişikliğin bütün etkilerini izleyin
Ambalaj üretimi yapan kurgusal bir şirketin 120.000 liralık ana makine ve 30.000 liralık yardımcı ünite için teklif aldığını düşünelim. Şirketin satın alma tablosundaki toplam, vergilerin ve diğer giderlerin bu örneğe dahil edilmediği varsayımıyla 150.000 liradır. Son görüşmede yardımcı ünitenin başka tedarikçiden alınmasına karar verilmiş olsun. Toplam bedel aynı kalsa bile başvuru dosyasında kontrol edilecek bilgiler değişmiştir.
Önce teknik açıklamayı inceleyin. İlk teklifte tek sistem olarak anlatılan yatırımın iki ayrı tedarikçi tarafından nasıl tamamlanacağını açıklayın. Kurulum, bağlantı ve teslim sorumluluğu hangi teklifte yer alıyor? İki ünitenin birlikte çalışmasına ilişkin bilgi kimden alınacak? Şirketin teknik ekibi bu soruları cevapladığında proje metnindeki faaliyet sırası da daha açık yazılabilir. Ünitelerin teslim günleri farklıysa takvimde bu fark görünsün.
Sonra bütçeyi ve ekleri karşılaştırın. Eski teklifin dosyada durmasıyla yeni iki teklifin başvuruya esas alınması farklı kayıt durumları yaratır. Ek listesinde hangi tekliflerin son sürüme bağlandığını yazın. Formda tedarikçi veya teknik özellik bilgisi isteniyorsa ilgili alanları da kontrol edin. Bu örnekte toplamın değişmemesi, diğer bilgilerin güncel olduğu sonucunu vermez. Şirketin son kararı, dosyanın metninde, bütçesinde ve teknik eklerinde aynı yatırımla açıklanabilsin.
Bütçe kontrolünü üç ayrı soruyla yapın
İlk sorunuz aritmetik olsun. Adet, birim fiyat ve toplamların birbirini doğrulayıp doğrulamadığını kontrol edin. Teklifteki para birimini, şirketin çalışma tablosunda kullandığı para birimini ve dönüşüm varsayımlarını kaydedin. Yuvarlama yapılmışsa hesabın hangi aşamasında yapıldığı anlaşılabilsin. Farklı para birimlerindeki bedelleri açıklamasız tek toplam altında vermek, son kontrol sırasında farkın kaynağını bulmayı zorlaştırır.
İkinci sorunuz kapsamla ilgili olsun. Teklifteki eğitim, kurulum veya yazılım kalemi bütçe tablosunda nerede gösteriliyor? Aynı hizmet birden fazla teklif içinde yer alıyorsa şirket gerçekte hangi hizmeti hangi taraftan alacak? Bu bilgileri teknik ekiple netleştirin. Bir kalemin destek kapsamındaki değerlendirmesini de başvuracağınız programın gider koşulları üzerinden yürütün. Şirketin toplam harcaması ile destek hesabında değerlendirilen giderlerin ilişkisi açıklanabilsin.
Üçüncü soru finansman takvimiyle ilgilidir. İlk avans, teslim ödemesi ve son bakiye hangi tarihlerde bekleniyor? Şirket bu ödemeleri hangi kaynakla karşılamayı planlıyor? Hibe için öz kaynak şartı araştırılırken bu nakit planını da görüşmeye getirin. Hibe ödemesi ne zaman yapılır sorusuyla ilgili beklentinizin hangi program ve aşamaya dayandığını yazın. Son kontrolde bütçe toplamının yanında şirketin ödeme planı da görünür olsun.
Ek dosyaları yüklemeden önce okuyucu gözüyle açın
Dosya sorumlusu, başvuruya eklenecek her belgeyi kendi arşivinden bir kez açarak inceleyebilir. Sayfaların tamamı görünüyor mu, metin okunuyor mu, tablo kenarları kesilmiş mi? Birleştirilmiş dosyalarda sayfa sırasını kontrol edin. Eski bir dosyanın içine sonradan eklenen sayfaların aynı şirket ve dönemle ilişkisini açıklayın. Farklı belgelerin yanlışlıkla aynı dosyada birleştirilmesi, içerik kontrolünde fark edilebilir.
Hibe başvuru belgeleri listesinde her eke bir içerik tanımı ekleyin. “Teklif” gibi kısa bir adın yanına hangi makineye ve hangi tarihli teklife ait olduğunu yazabilirsiniz. Programa ait sistemin dosya biçimi ve boyut koşullarını yükleme ekranından kontrol edin. Kendi arşivinizde açılan belgenin, başvuruda seçtiğiniz dosyayla aynı sürüm olduğunu doğrulayın. Yükleme tamamlandıktan sonra sistemin gösterdiği ek listesini hazırlık listenizle karşılaştırın.
Açık soruları gönderim kararından önce cevaplayın
Son kontrol sırasında bulunan her fark için kısa bir iş kaydı oluşturun. Kayıtta sorun, etkilenen bölüm, cevap verecek kişi ve kontrol sonucu yer alsın. Örneğin makine modelinin teklif ile teknik ekte farklı yazıldığı görülmüşse teknik sorumludan hangi modelin alınacağını açıklamasını isteyin. Ardından düzeltmenin yalnız bir dosyada kalıp kalmadığını kontrol edin. Aynı model bilgisi formun başka bölümünde de bulunabilir.
Her açık sorunun çözümü belge değiştirmek olmayabilir. Bir tutarın eski döneme ait olduğu doğru biçimde açıklanmışsa kontrol notunda bu gerekçeyi saklayın. Bir ek gerçekten güncel değilse güncel kaydı sağlayacak kişiyi belirleyin. Belirsizliği kapatmak için tahminî bilgi yazmak yerine, soruyu dayanağıyla cevaplayın. Son kontrolü devralan kişi hangi farkın düzeltildiğini, hangisinin açıklamayla değerlendirildiğini bu nottan anlayabilsin.
Gönderilen sürümü takip dosyasıyla birlikte saklayın
Başvuru sonrasında şirketin arşivinde gönderilen içerikle şirket içinde üzerinde çalışılmaya devam edilen taslak ayrılabilsin. Sistemden görülebilen başvuru numarası, gönderim tarihi ve durum bilgisini kendi kayıt düzeninizde tutun. Ek bilgi talebi geldiğinde hangi başvuruya ve hangi içeriğe ilişkin olduğunu bu dosyadan inceleyebilirsiniz. Takibin sorumlusunu da aynı kayda ekleyin.
Hibe başvurum reddedildi veya hibe başvurusu itiraz süresi araştırması gerektiğinde ilgili karar ve bildirim belgelerine ihtiyaç duyabilirsiniz. Bunları başlangıç dosyasıyla ilişkilendirmek, sonraki görüşmenin somut kayıtlar üzerinden yapılmasını sağlar. HibeRaporu panelinde hazırladığınız şirket bilgilerini de güncel belgelerle karşılaştırarak görüşmeye getirin. Dosyanızın son çıktısı, hangi içeriğin hangi eklerle ve hangi sistem kaydıyla gönderildiğini açıklayan kontrol notu olsun. Şirket paneli
Yüklenen ekin sağ kenarı önizlemede kesiliyorsa
Bir işletmenin hibe başvurusu için proforma ekinde dört makine seçeneği bulunduğunu düşünün. Elektronik tabloda satırların tamamı görünürken PDF çıktısında son sütun ikinci sayfaya taşmışsa her fiyatın hangi seçeneğe ait olduğu belirsizleşebilir. Göndereceğiniz dosyayı indirilmiş haliyle açın, en sağdaki fiyatı ürün koduna kadar parmağınızla takip edin. Bağ kopuyorsa sayfayı yataya çevirin veya her yeni sayfada ürün kodunu tekrarlayan bir çıktı hazırlatın. Tedarikçinin düzenlediği asıl belgeyi koruyun ve okunaklı nüshanın içerikle aynı olduğunu karşılaştırın.
