Fuar dönüşünde belgelerin bilgisayarda bulunmasıyla destek başvurusunun gönderilmiş olması farklı aşamalardır. Şirketin kendi kontrol listesi tamamlanmış görünebilir, ancak sistemdeki işlem henüz taslakta kalmış olabilir. DYS fuar destek başvurusu hazırlığında bu aşamaları ayrı kaydetmek, kimin hangi işlemi tamamlayacağını görmeyi sağlar. Dosya sorumlusu yalnız belgelerin varlığını değil gönderim kaydını da takip etmelidir.
Hibe Raporu, başvuru dosyasının hazırlanması ve takibi için katılım kayıtlarını şirketinizle birlikte inceler. Bu rehber, genelgeye bağlı süre kontrolünü ve şirket içindeki takip düzenini birlikte ele alır. Burada açıklanan yurt dışı fuar işlemleri için başvurunuz sırasında yürürlükte olan metni ayrıca kontrol edin.
Başlangıçta işlemin kapsamını yazın
Önce hangi fuarın, hangi edisyonunun ve hangi şirketin dosyasıyla çalıştığınızı belirtin. Katılımın yurt dışı fuar organizasyonu veya bireysel katılım kapsamındaki durumu araştırılmalıdır. Organizatöre ait tanıtım desteğiyle şirketin kendi katılım başvurusunu aynı işlem gibi takip etmeyin.
Fuar Desteklerine İlişkin Genelge, başvuru ve sonuçlandırma süreçlerinin DYS üzerinden yürütülmesini düzenler. Genelgenin başvuru belgelerine ilişkin ekini açarken hangi katılım için hangi kaydın istendiğini okuyun. Şirketinizde hazır bulunan evrakla bu listeyi karşılaştırın.
Süreyi sistemdeki gönderim kaydıyla ilişkilendirin
İnceleme sırasında erişilen genelgenin 7. maddesinde yurt dışı fuar başvuruları için fuarın bitimini izleyen üç aylık süre düzenlenir. Aynı maddede süre hesabında, başvurunun tamamlanıp DYS üzerinden gönderildiği tarihin dikkate alındığı açıklanır. Bu nedenle belgeyi şirket içi klasöre koymak veya taslak hazırlamak gönderim adımını açıklamaz.
Fuardan sonra kaç gün içinde başvuru yapılır sorusunu araştırırken düzenlemede geçen süre birimine dikkat edin. Ay olarak belirtilen süreyi varsayımla sabit gün sayısına çevirmeyin. Kendi dosyanızın başlangıç ve bitiş tarihlerini, güncel düzenlemeyi ve varsa özel durumları birlikte inceleyin. İç ekip hedefini de belge düzeltmeye zaman bırakacak şekilde planlayın.
Belge tamlığıyla veri tutarlılığını ayrı kontrol edin
Fuar desteği başvurusu için gerekli evraklar listesinde belge adlarını işaretlemek ilk adımdır. İkinci kontrolde şirket unvanı, etkinlik tarihi, alan, fatura ve ödeme kayıtlarının birbiriyle uyuşup uyuşmadığına bakın. Belge vardır ama başka fuara veya başka tüzel kişiye ait olabilir.
Kurgusal örnekte dosyada organizatör faturası ve banka dekontu bulunuyor olsun. Faturadaki katılım şirketiyle dekontta görünen ödeyen arasında açıklama gerektiren fark varsa yalnız iki dosyanın da mevcut olduğunu işaretlemeyin. Uyuşmazlığı inceleme notuna yazın ve hangi kayıtla açıklanacağını belirleyin. Bu kontrol başvuru sonucunu önceden belirlemez, dosyanın açıklanabilirliğini artırır.
| Aşama | Saklanacak kayıt | İç kontrolde sorulacak soru |
|---|---|---|
| Hazırlık | Evrak ve eksik listesi | Hangi bilgi henüz doğrulanmadı? |
| Son kontrol | Gönderilecek belge sürümleri | Tüm kayıtlar aynı katılımı mı anlatıyor? |
| Gönderim | Sistem tarihi ve işlem referansı | Başvuru taslaktan gönderime geçti mi? |
| Bildirim | İstenen bilgi veya belgenin aslı | Hangi işlem ve süre bildirildi? |
| Tamamlama | İletilen kayıt ve sistem referansı | Talebin her maddesi karşılandı mı? |
Eksiklik bildirimini tek bir sorumluda toplamayın
“DYS fuar başvurumda eksik belge var” diyen işletmede ilk okunacak kayıt, bildirimin kendisidir. Bildirimin tarihini, talep edilen belgeleri ve hangi başvuruyla ilişkili olduğunu yazın. Özet not hazırlasanız bile asıl bildirim erişilebilir kalsın. Birden fazla madde varsa her madde için ayrı sorumlu belirleyin.
Genelgenin 38. maddesi, incelemeci birlik tarafından DYS üzerinden istenen eksik bilgi ve belgelerin tamamlanmasına ilişkin süreleri düzenler. İncelenen metinde bildirimden itibaren iki aylık tamamlama süresi yer alır. Aynı maddede farklı eksiklik ve ek süre durumlarına ilişkin hükümler de bulunur. Şirketinize gelen bildirimi, ilgili hüküm ve işlem aşamasıyla birlikte değerlendirin.
Takip ekranını karar gerekçesinin yerine koymayın
Fuar desteği başvuru durumu sorgulama sırasında gördüğünüz durum değişikliğini tarihli olarak kaydedin. Duruma ilişkin açıklama veya bildirim varsa onu da dosyaya ekleyin. “İncelemede” benzeri bir aşama bilgisi, hangi belgenin beklendiğini tek başına anlatmayabilir. İş listesini asıl bildirimden hareketle güncelleyin.
DYS fuar teşvik başvurusu için şirket içinde yedek sorumlu bulunması yararlı olabilir. Dosyayı hazırlayan kişi izinli olduğunda bildirimlerin sahipsiz kalmaması için erişim ve iş bölümünü yetkili kullanıcı düzeniniz içinde belirleyin. Şifre paylaşımı yerine hangi kişinin hangi yetkiyle işlem yapacağını açıklığa kavuşturun.
Kurgusal bir dosyada organizatör teyidiyle ödeme açıklamasının birlikte istendiğini düşünün. Organizasyon ekibi ilk belgeyi tamamladığında bütün eksik listesini kapatmayın. Muhasebenin hazırlayacağı açıklama için ayrı satır açık kalmalıdır. İki kayıt hazır olduğunda dosya sorumlusu hangi talebi nasıl karşıladıklarını kontrol etsin. Gönderim sonrasında da sistem kaydı ilgili satıra eklensin. Bu yöntem, belgenin hazır olmasıyla eksik talebinin karşılanmasının farklı aşamalar olduğunu şirket içinde görünür kılar.
Gönderilen dosyanın sürümünü saklayın
Eksik tamamlama sırasında yeni bir belge gönderildiğinde önceki belgeyle farkını yazın. Düzeltilen fatura, alan teyidi veya açıklama metni hangi talep üzerine eklendi? Sonradan dosyayı devralan kişinin bunu yazışmalar arasında araması gerekmesin. Her gönderimin tarihini ve işlem kaydını ilgili evrakla ilişkilendirin.
HibeRaporu panelinde şirket belgelerinizi düzenleyebilir, fuar ön hesabını katılım bilgilerinizle inceleyebilirsiniz. Fuar destek dosyası hazırlama hizmeti için görüşmeye mevcut evrakınızı ve varsa DYS bildiriminizi getirin. Ekibimizle gönderim, eksik tamamlama ve sonraki takip adımını aynı dosya üzerinden değerlendirelim.
Bildirimin iki maddesi aynı belgeye atıf yapıyorsa
Bir fuar teşvik başvurusu için gelen yazının ilk maddesinde fatura numarası, ikinci maddesinde ödemenin hangi faturaya ait olduğu sorulsun. Faturanın okunaklı kopyası ilk soruyu çözebilir. Aynı kopyayı ikinci maddeye eklemek ödeme bağını açıklamaz. Yanıt taslağında her maddeyi, karşısındaki kanıtla birlikte okuyun. Banka açıklamasında numara yoksa ödemeyi eşleştiren kaydın kimde olduğunu belirleyin. Dosyayı devralan kişi böylece birinci maddenin hazır olduğunu görürken ikinci maddeyi yanlışlıkla kapatmaz.
