DYS, Ticaret Bakanlığının destek ve belirli dış ticaret işlemlerini elektronik ortamda yürüttüğü Destek Yönetim Sistemidir. İhracat destek başvurusu hazırlarken şirketin yararlanıcı olarak tanımlanmasını ve işlemi yapacak kişinin yetkilendirilmesini ayrı kontrol edin. Sisteme girebilmek, belirli bir destek için uygun bulunduğunuz veya başvurunuzun onaylandığı anlamına gelmez.
HibeRaporu ekibi şirket belgelerinizi inceleyerek kayıt ve başvuru hazırlığındaki eksikleri belirler. Dosyanızı birlikte hazırlar, başvuruyu sizinle tamamlar ve sonraki bildirimleri takip eder. DYS hazırlığınızı ekibimizle değerlendirin; önce şirket kaydı ve işlem sorumluluğunu netleştirelim.
DYS firma kaydıyla kullanıcı tanımlama farklı işlemlerdir
DYS’nin resmî bilgi portalı, yararlanıcı tanımlamasıyla kullanıcı yetkilendirmesini iki aşama olarak açıklar. Yararlanıcı, sistemde işlem yapılacak şirket veya ilgili kuruluştur. Kullanıcı ise bu yararlanıcı adına işlemi gerçekleştirecek kişidir.
İlk hazırlık toplantısında iki soruyu ayrı cevaplayın: hangi şirket adına başvuru yapılacak ve gönderimi kim gerçekleştirecek? Evrakları toplayan kişinin kullanıcı olarak yetkili olduğunu varsaymayın. Aynı gruptaki başka bir şirketin kaydını da kendi şirketinizin kaydı yerine kullanmayın.
Şirket kaydı hazırsa yeni başvuru açmadan önce mevcut bilgileri ve kullanılacak yetkiyi kontrol edin. Sorun şirket tanımında mı, kullanıcı erişiminde mi, yoksa destek dosyasındaki eksikte mi? Bunları ayırmak yanlış işlemi tekrar etmenizi önler.
DYS kayıt belgeleri için hangi formlar kullanılır?
Ticaret Bakanlığının DYS sayfasında güncel form bağlantıları bulunur. Kayıt hazırlığında temel ayrım şöyledir:
- EK A: Sistem Kullanım Taahhütnamesi.
- EK B: Yararlanıcı Bilgi Formu.
- EK C: Kullanıcı Yetkilendirme Formu.
- EK E: Başvuru merkezlerine ilişkin liste.
Yalnız form adlarını bilmek dosyayı tamamlamaz. Her formun eklerini, imza ve temsil bilgilerini resmî belgeden kontrol edin. Bir örnek dosyadaki şirket unvanını değiştirip göndermek yerine kendi şirketinizin güncel kayıtlarını esas alın.
DYS Genelgesinin 5’inci maddesi, yararlanıcı başvurularının ilgili belgelerle şahsen veya KEP aracılığıyla belirtilen İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliklerine yapılmasını düzenler. MERSİS kaydı zorunlu yararlanıcılarda bilgiler karşılaştırılır; farklılık varsa kayıtların güncellenmesi gerekir.
Göndermeden önce şirket unvanını, iletişim bilgilerini ve temsil kayıtlarını karşılaştıran kısa bir kontrol listesi hazırlayın. Hangi bilgi güncel değilse önce kaynağındaki kaydı açıklığa kavuşturun; forma başka bir değer yazarak uyumsuzluğu gizlemeyin.
DYS yetkilendirme dosyasında kişinin durumunu kontrol edin
Genelgenin 6’ncı maddesi kullanıcı yetkilendirmesini düzenler. Şirket bünyesinde çalışan kişi için SGK bildirgesi, dışarıdan işlem yapacak kişi için noter onaylı vekâletname öngörülür. MERSİS’te gerçek kişi temsilci olanlar için ilgili bilgi sistemden alınır. Kişinin durumuna uygun belgeyi seçin.
Yetki hazırlığını destek başvurusunun son gününe bırakmayın. Kimin şirketi temsil ettiğiyle kimin sisteme belge yükleyeceği açık olsun. Kurumun belirlediği yetkilendirme yoluyla ilerleyin; başkasının hesabına giriş yapmayı dosya hazırlığının olağan bir adımı gibi kabul etmeyin.
Temsili bir örnek düşünelim: şirket çalışanı evrakları topluyor, dışarıdan bir danışman gönderim yapacak olsun. Bu iki rolü tek kullanıcı adı altında belirsiz bırakmak yerine işlem yapacak kişi için gereken yetkiyi hazırlayın. Örnek, belirli bir şirketin dosyası veya kurum onayı değildir.
Destek başvurusuna geçmeden dosyanın amacını belirleyin
DYS kaydı tamamlandıktan sonra hangi destek işlemini yapacağınızı netleştirin. Başlangıçta ihracat destek haritamızdan uygun faaliyet grubunu inceleyebilirsiniz. Bir programın kayıt koşullarıyla gider kabul koşullarını aynı kontrol maddesi olarak kullanmayın.
Başvuru dosyası için şu hazırlık sorularını cevaplayın: hangi faaliyet gerçekleştirildi veya planlanıyor, hangi şirket adına, hangi belgelerle ve hangi mevzuat kapsamında başvuru yapılacak? Cevaplar netleşmeden yalnız ekrandaki alanları doldurmaya çalışmak eksiklerin fark edilmesini zorlaştırır.
Bu yazı DYS’nin ilk kayıt ve kullanıcı hazırlığına odaklanır. Fuar kaydının seçilmesi ve katılım belgelerinin eşleştirilmesi için DYS yurt dışı fuar başvuru rehberine geçebilirsiniz. Fuar katılımında şirket bilgileriyle etkinlik, tarih ve katılım belgelerini aynı dosyada eşleştirin.
Taslak, gönderim ve inceleme durumlarını nasıl ayırırsınız?
Bakanlığın kılavuzlar ve dikkat edilecek hususlar sayfası, taslaklarla gönderilmiş kayıtların Başvuru Listem üzerinden izlenebildiğini açıklar. YENİ aşaması iletilmiş kaydı, İNCELEMEDE incelemeye alınan dosyayı, EKSİK BEKLEYEN ise eksik talebini gösterir.
Şirket içi takip notunuzda yalnız “başvuru yapıldı” yazmayın. İşlem numarası, gönderim kaydı, mevcut durum ve bir sonraki kontrolü yapacak kişi belli olsun. Taslak hazırlayanla gönderimi yapan kişi farklıysa dosya devrini açıkça kaydedin.
Aynı kılavuz, eksiklerin girilmesinin tek başına bildirim olmadığını, mevzuattaki süre içinde yeniden gönderilmesi gerektiğini belirtir. DYS eksik belge tamamlama aşamasında istenen açıklamayı okuyun; yalnız dosya ekleyip işlemi bitti saymayın. Süreyi ilgili destek mevzuatı ve bildirim üzerinden kontrol edin.
Bildirimleri ve şirket bilgilerini güncel tutun
DYS Genelgesi, başvuruların sistemdeki iş akışlarından takibini yararlanıcının sorumluluğunda tutar. Yardımcı e-postayı tek takip yöntemi kabul etmeyin. Bildirimlerin kontrolünü ekipte belirli bir kişiye verin; izin veya görev değişikliğinde takip sorumlusunu yeniden belirleyin.
Dosya hazırlığı sırasında yapılan düzeltmeleri ayrı bir değişiklik notunda tutabilirsiniz. Hangi belge yenilendi, neden değişti ve son gönderime hangi sürüm eklendi? Bu not, eski kopyayla yeni kopyanın karışmasını azaltır. Gereksiz kişisel verileri çalışma notlarına çoğaltmayın.
HibeRaporu, kayıt hazırlığından destek dosyasının düzenlenmesine kadar belgelerinizi birlikte değerlendirir; eksikleri tamamlamanıza ve süreç takibine yardımcı olur. Şirketinizin DYS ve ihracat dosyasını bizimle hazırlayın. Kayıt, yetkilendirme ve destek değerlendirmesi ayrı aşamalardır; sonuç kararı ilgili kuruma aittir.