Bir ülkedeki müşterilerle görüşmek için seyahat planı yapıyorsunuz. Uçuş ve konaklama fiyatlarını araştırmadan önce hedef pazarın neden seçildiği, hangi şirketlerle ve ne amaçla görüşüleceği netleşmeli. Bu hazırlık hem satış ekibinin zamanını düzenler hem de olası destek araştırmasının doğru faaliyet üzerinden yürütülmesini sağlar.
"yurt dışı müşteri ziyareti desteği" araştırması çoğu zaman yurt dışı pazar araştırması programına yöneltir. Ancak her ticari seyahatin bu program kapsamında olduğu sonucu çıkarılamaz. Hibe Raporu ile ön incelemeye seyahat amacı, hedef pazar ve görüşme taslağıyla başlayabilirsiniz. Resmî koşullar satın alma kararından önce kontrol edilmelidir.
Hedef ülkenin seçim gerekçesini yazın
Ürününüze ilişkin ticari ihtiyaç, potansiyel alıcı türü ve şirketinizin bu pazara hizmet verebilme kapasitesi ayrı başlıklardır. Sadece ülkenin büyük bir pazar olduğunu söylemek görüşme planını açıklamaz. Hangi ürün ailesiyle hangi müşteri ihtiyacına yöneldiğinizi kısa bir notta belirtin. Veri eksikse varsayımı gerçekleşmiş satış gibi sunmayın.
İMMİB’in güncel açıklamasında, 1 Ocak 2026 itibarıyla Kolay İhracat Platformu üzerinden hazırlanıp birlikçe onaylanan Pazar Araştırması Formunda yer alan hedef pazarlara yönelik faaliyet koşulu belirtiliyor. Bu güncel uygulama örneğini kendi seyahat tarihinizde yeniden doğrulayın. Form ve onay adımlarını seyahat sonrasına bırakmadan, ilgili birliğin güncel yönlendirmesini inceleyin.
Görüşülecek şirket ile beklenen çıktıyı eşleştirin
Her görüşme için şirket adı, faaliyet alanı ve görüşmenin amacı hazırlanabilir. Beklenen çıktı fiyat teklifi, teknik değerlendirme veya dağıtım kanalı araştırması olabilir. Müşterinin henüz kabul etmediği bir toplantıyı kesinleşmiş gibi yazmayın. Plan değişirse hangi görüşmenin neden değiştiğini şirket içi kayıtta açıklayın.
İlk ihracat desteği arayan işletmeler için bu ayrım özellikle yararlıdır. Yeni pazar araştırmasıyla mevcut satışın teslim işlemi aynı ticari amaç değildir. İhracat devlet destekleri içindeki olası programlar faaliyet ve gider koşullarına göre değerlendirilir. İnternet aramasındaki genel destek başlığını kendi seyahat amacınıza otomatik olarak uygulamayın.
Fuar ziyareti ve müşteri görüşmesini ayrı anlatın
Seyahatiniz bir fuar ziyareti de içeriyorsa hangi günlerde ne yapacağınızı açık yazın. Fuar seyahat masrafı desteği araması, uçak ve otelin fuar katılım desteğine kendiliğinden dahil olduğunu göstermez. Resmî programda faaliyetin niteliği ve gider koşulları ayrıca incelenir. Birden çok ticari amacı olan seyahati tek bir etiket altında gizlemek yerine gerçek programı açıklayın.
Destekli fuar sorgulama işlemi ile pazar araştırması seyahatinin uygunluk incelemesi farklı sorulara yanıt verir. Fuar takvimimiz etkinlik araştırmasına yardımcı olabilir. Ama seyahatin destek kapsamı, takvimde bir etkinliğin bulunmasına dayanarak belirlenmez. İlgili programın güncel genelgesini ve başvuru belgelerini esas alın.
Ödeme ve katılımcı kayıtlarını seyahatle bağlayın
Uçuş, konaklama ve diğer ticari harcamaları şirket içi bütçede ayrı gösterin. İhracat desteği ödeme belgeleri hangi işleme ait olduğunu açıklamalı. İade, tarih değişikliği veya iptal varsa ilk rezervasyonla son gerçekleşen işlem arasındaki farkı saklayın. Gerçekleşmeyen bir gideri kesinleşmiş seyahat maliyeti gibi sunmayın; ilgili dayanaklarla mutabakat yapın.
Seyahate katılan kişinin şirketle ilişkisinin nasıl belgeleneceği de ilgili kurallarla değerlendirilir. Gereken kayıtları önceden belirleyin, gereksiz kişisel verileri dağıtmayın. İhracat desteği DYS başvurusu için güncel belge alanları ve gönderim süresini ilgili resmî dosyadan kontrol edin. Şirket içinde hazırlanan bir takvim resmî sürenin yerine geçmez.
Dönüşte ticari takip ve başvuru işlerini ayrı kapatın
Görüşmelerin ticari sonuçlarını satış ekibinizle kaydedin. Hangi müşteri teknik bilgi bekliyor, hangisi teklif istiyor? Dosya ekibi ise gerçekleşen programı, ödeme dayanaklarını ve gereken diğer belgeleri toplasın. Bu iki işin aynı anda yürütülmesi, yeni sipariş görüşmeleri yoğunlaştığında başvuru hazırlığının unutulmasını önlemeye yardımcı olur.
İhracat destek danışmanlığı görüşmesine hedef pazar notu, gerçekleşen seyahat programı ve gider listesiyle gelin. Hibe Raporu dosya ve takip hizmetinde açık noktaları birlikte belirleyebilirsiniz. hiberaporu.com üzerindeki program araştırmasını gerçek faaliyetinize göre daraltın; başvuru hazırlığını yalnız bilet ve otel faturalarının tamamlanmasına indirgemeyin.
Resmî kaynaklar ve kontrol yolu
Aşağıdaki kaynaklarda seçtiğiniz programın güncel kapsamını, formunu ve işlem tarihini kontrol edin. Yazıdaki senaryolar editoryal hazırlık örnekleridir. Tutar veya süre verilmişse ayrıca belirtilen örnek varsayımları esas alın.
- İMMİB güncel Yurt Dışı Pazar Araştırması Desteği açıklamaları
- Ticaret Bakanlığı Yurt Dışı Pazar Araştırması Desteği
Şirketiniz için sıradaki adımı belirleyin
Hibe Raporu, şirket belgeleriyle faaliyet ve harcama planınızı birlikte inceler. Dosya hazırlığı ve takip hizmetimizden bize ulaşabilir, mevcut hesabınızla Belgelerim alanına geçebilirsiniz. Program araştırmasını genişletmek için açık programlar kataloğunu inceleyin.
