Pazar araştırması seyahat belgeleri; hedef pazar kaydı, seyahate katılan kişi, gerçekleşen görüşmeler, ulaşım, konaklama ve ödeme arasında bağlantı kurmalıdır. Yalnız uçak biletiyle otel faturası toplamak yerine her harcamayı ilgili gün ve faaliyetle eşleştirin. Böylece dosyada hangi görüşmenin nerede yapıldığı, hangi kişinin katıldığı ve giderin hangi hizmete ait olduğu anlaşılır. Bu rehber, 5973 sayılı Karar kapsamındaki yurt dışı pazar araştırması desteğinde belge hazırlığına odaklanır.
Hedef pazar formunu seyahat dosyasından ayırın
Güncel genelgede KİP kullanılarak hazırlanan ve incelemeci kuruluşça onaylanan EK-A3 Pazar Araştırması Formu’ndaki hedef pazarlar esas alınır. Form onayından önceki harcamalar da form onaylandıktan sonra desteklenebilir. Bu hükmü, bütün seyahatlerin koşulsuz uygun olduğu veya başvuru süresinin uzadığı şeklinde yorumlamayın.
EK-A3’te hedef pazar tablosu, KİP Akıllı İhracat Robotu’nun önerilerine dayanır. Her satırda altılı GTİP ve bu ürüne ilişkin önerilen bir ülke bulunur. Aynı GTİP farklı ülkeler için tekrar yazılabilir. İlgili GTİP ile bütün ülke önerilerini gösteren ekran görüntüsü forma eklenir; şirketin hedef ülkedeki birim bilgisi de sorulur.
Pratikte formun son sürümünü, öneri ekranını ve onay kaydını bir arada saklayın. Seyahat takviminizdeki ülke adıyla hedef pazar kaydını karşılaştırın. Dosyayı hazırlayan kişi değişirse hangi sürümün kullanıldığı anlaşılabilsin. Eski bir başvuru listesini kopyalayıp güncel form kontrolünü atlamayın.
Katılan kişinin şirketle ilişkisini gösterin
EK-A, personel için faaliyetin yapıldığı aya ait SGK bildirgesini; şirket sahibi veya ortağı için güncel sermaye paylaşımını gösteren ticaret sicili gazetesi veya pay cetvelini belirtir. Ortaklık bilgisi DYS üzerinden sorgulanır.
Çalışma listenizde kişinin adını ulaşım ve otel kayıtlarıyla eşleştirin. Bir belgede unvan, diğerinde yalnız isim bulunuyorsa eşleştirmeyi kontrol edecek kişinin hangi kayda bakacağını yazın. Aynı seyahatte birden fazla katılımcı varsa belgeleri kişi bazında ayırın. Şirkette çalışmak, her seyahat giderinin destekleneceğini tek başına göstermez; faaliyet koşulları ayrıca incelenir.
Görüşme planını gerçekleşen kayıtlarla tamamlayın
Genelge, araştırmanın her günü için araştırılan ülkede yerleşik farklı en az bir kurum, kuruluş veya şirketle görüşme ister. Seyahat başlangıç/bitiş ve tatil günlerine ilişkin istisnalar dışında görüşmesiz günlerin konaklaması desteklenmez. Başvuruda bütün görüşülen kuruluşlar belirtilmelidir; bu bilgiler için sonradan değişiklik istenemez.
Planlanan görüşmeyle gerçekleşen görüşmeyi ayrı alanlarda tutun. Randevu ertelendiyse ilk programı silmek yerine gerçekleşen tarihi ve kuruluşu kaydedin. E-posta veya toplantı notu gibi yardımcı kayıtları ilgili görüşmenin altında düzenleyebilirsiniz. Bunları resmî formun yerine geçen belge olarak sunmayın; faaliyet anlatımınızla kayıtlarınızın tutarlılığını kontrol etmek için kullanın.
Ulaşım ve konaklama belgelerini doğru gruplandırın
EK-A, uçuş için elektronik biletin yanında uçuşun gerçekleştiğini gösteren seçeneklerden birini arar: biniş kartı, uygun pasaport giriş-çıkış sayfaları veya belirtilen diğer kanıtlar. Havayolundan gerçekleşme yazısı seçeneğinde acente yazısı kabul edilmez. Acente üzerinden alınan bilette ayrıntılı fatura veya uygun harcama belgesi de gerekir.
Pazar araştırması ulaşım ve konaklama kayıtlarını tek toplam olarak arşivlemeyin. Otelden alınan belgede oda-kahvaltı dökümünü; acente veya internet belgesinde konaklayan kişi, yer ve tarihleri kontrol edin. Ödeme kanıtını EK-A’daki banka onayı koşuluna göre hazırlayın. Çalışanın kendi kartıyla ödediği harcamada şirketin çalışana bankacılık kanalıyla yaptığı ödeme belgesi de istenir.
Kendi dosyalama düzeninizde her yolculuk ayağına bir kod verin. Bilet, gerçekleşme kanıtı ve ilgili ödeme aynı kodla bulunabilsin. Otel rezervasyon onayıyla nihai harcama belgesini ayrı işaretleyin. İptal, tarih değişikliği veya tutar farkı varsa açıklama bekleyen kaydı görünür bırakın; tahminî tutarı gerçekleşmiş gider gibi yazmayın.
Faaliyet raporunu seyahat özetiyle sınırlamayın
Resmî EK-A1 değerlendirme raporu; şirketin faaliyet alanını, katılanları, tarihleriyle şehir/ülkeyi, görüşülen şirketi ve faaliyet alanını sorar. Görüşülen şirkete ihracat yapılıp yapılmadığı, yapılmadıysa nedeni ve faaliyet öncesi araştırma da yer alır. Form bütün görüşülen ülkeler ve şirketler için doldurulur; ihracat verilerine ilişkin bölümleri de vardır.
Pazar araştırması faaliyet raporu hazırlarken “ziyaret edildi, görüşüldü” gibi tek cümleleri çoğaltmak yerine formdaki soruları gerçek kayıtlarınızla yanıtlayın. Henüz satış gerçekleşmemişse gerçekleşmiş gibi göstermeyin. Görüşmenin çıktısını ve takip edilecek işi kendi çalışma notunuzda belirtin. İlk toplantıyla sonuç takibini ayırmanız, bir sonraki görüşmeyi planlarken de işinize yarar.
Temsili dosya: Görüşme, bilet ve otel eşleştirmesi
Tamamen temsili bir şirketin bir ülkede iki ayrı firmayla görüşme yaptığını düşünün. Bir görüşme başka güne alınmış, otel kaydı aynı kalmış olsun. İlk hazırlanan takvim artık tek başına gerçekleşen faaliyeti açıklamaz. Dosyayı şu sırayla kontrol edin:
- Gerçekleşen görüşmenin gününü ve kuruluşunu kaydedin.
- Katılan kişinin seyahat belgeleriyle tarihleri karşılaştırın.
- Konaklama günlerini görüşme ve yolculuk kayıtlarıyla eşleştirin.
- Harcama belgesini ve ödeme referansını ilgili hizmete bağlayın.
- EK-A1’deki bilgilerle gönderilecek görüşme listesini karşılaştırın.
- Eksik veya çelişkili kaydı sorumlusu belirlenmiş bir iş olarak takip edin.
Bu örnek destek kazanmış bir müşteriyi anlatmaz; giderlerin uygunluğunu hesaplamaz. Amaç, belge sayısını artırmak yerine birbirini doğrulayan kayıtlar oluşturmaktır. İhracat müşteri görüşmesi desteği araştırırken bu bağlantılar, başvuru hazırlığının hangi noktada eksik kaldığını görmenize yardımcı olur.
Başvuru ve sonuç takibini birlikte planlayın
Destek ödeme başvurusu, çalışanın Türkiye’ye girişinden itibaren en geç üç ay içinde DYS’den gönderilir. Süreyi otel faturasına göre başlatmayın. Aynı ülke ve tarihlerde fuara stantla katılım da bu destek açısından kapsam dışıdır; fuar katılımını ayrı değerlendirin.
HibeRaporu; belgelerin program koşullarıyla değerlendirilmesi, eksiklerin tamamlanması, dosya hazırlığı, birlikte başvuru ve sonuç takibinde danışmanlık sunar. Seyahat dosyanızı HibeRaporu ekibiyle değerlendirmek için bizimle görüşebilirsiniz. Erişim hazırlığında DYS kayıt ve yetkilendirme rehberine, faaliyet seçiminde ise pazar araştırması, tanıtım ve marka giderleri rehberine bakabilirsiniz. Nihai değerlendirme yetkili kuruluşa aittir; dosya hazırlığı destek onayı garantisi vermez.