Yurt dışı marka tescil desteğine hazırlanırken Türkiye’deki marka kaydını, yabancı ülkedeki başvuruyu, faturayı ve ödemeyi birlikte eşleştirin. İlk dosyanızı ülke ve marka bazında ayırmanız, hangi harcamanın hangi işleme ait olduğunu görmenizi kolaylaştırır. Yurt dışı marka tescil desteği belgeleri tek evraktan oluşmaz; başvurunun sahibi, giderin niteliği ve ödeme kanıtı arasındaki bağlantıyı göstermelidir. Bu rehber, 5973 sayılı Karar kapsamındaki marka tescil desteği için belge hazırlığına odaklanır.
Marka başvurusu ile destek başvurusunu ayırın
Yabancı ülkede markayı korumaya almak ile gider için destek istemek ayrı işlemlerdir. Genelgeye göre yurt dışındaki başvurunun yapılması yeterlidir; yabancı tescil sonucunu beklemek gerekmez. İç tescil ve dış başvuru aynı şirket adına olmalı, ilk tescil Türkiye’de gerçekleşmelidir. İç tescilden önce dış başvuru yapılmışsa Türkiye’deki tescil, altı aylık destek başvuru süresinde tamamlanmalıdır.
Hazırlık dosyanızda iki ayrı durum alanı açın: “marka işleminin aşaması” ve “destek dosyasının aşaması”. Marka vekilinden gelen bir başvuru teyidini destek başvurusu teslim kaydı gibi saklamayın. Her dosyanın kim tarafından takip edildiğini yazın. Böylece tescille ilgilenen kişiyle şirketin destek takibini yapan kişi aynı belgeye farklı anlam yüklemez.
Hangi gideri dosyaladığınızı belirleyin
Tescille ilgili büro hizmetleri, danışmanlık, araştırma, inceleme ve zorunlu avukatlık giderleri ile tescilli markanın korunmasına ilişkin avukatlık giderleri kapsamdadır. Bu programda marka yenilemesi kapsam dışıdır. Harcamayı yapan şirket ile fatura düzenleyen taraf ilişkili kişi olmamalıdır.
Uluslararası marka tescil masrafları için destek araştırırken hizmet teklifinin açıklamasını ödeme öncesinde okuyun. “Marka hizmetleri” gibi geniş bir açıklama varsa hangi işlemlerin sunulduğunu gösteren döküm isteyin. Yeni başvuru, yenileme ve hukuki takip tek paketteyse kendi kontrol listenizde bunları ayrı satırlara yazın. Bu çalışma, fatura açıklamasını sonradan değiştirmek yerine mevcut hizmetin dayanaklarını düzenlemeye yarar.
Belge paketini dört klasörde toplayın
Bakanlığın EK-1 listesi temel alınarak şu dosyalama yapılabilir:
- Marka kayıtları: Türkiye’deki tescil belgesi; yurt dışı tescil belgesi veya başvuru belgesi.
- Harcama: Fatura ve gerekiyorsa yeminli tercümesi.
- Ödeme: Banka dekontu, kart ekstresi veya hesap dökümü ve gereken tercümeler.
- Hukuki takip: İlgili fatura veya kabul edilen eşdeğer belge, ödeme kanıtı ve varsa ihtar, dava dilekçesi gibi dokümanlar.
EK-1, incelemeci kuruluşun başka bilgi istemesine de imkân tanır. İngilizce belgelerde tercüme genel olarak aranmaz; gerektiğinde istenebilir. DYS’de geçerli kayıtlı veya elektronik doğrulanabilen belgelerin yeniden sunulması aranmaz.
Kendi arşivinizde ise güncel kopyanın nerede bulunduğunu gösterin. Dosya adını “son belge” yerine marka, ülke, belge türü ve sürümle oluşturun. Aynı belgenin e-posta eki, taraması ve portal çıktısı varsa hangisinin okunaklı ve tam olduğunu kontrol edin. Çok sayıda kopya toplamak, doğru belgenin seçildiği anlamına gelmez.
Fatura ile ödeme arasındaki bağlantıyı kurun
Marka tescil faturası destek dosyasında tek başına yeterli bir kontrol noktası değildir. Fatura numarasını, hizmet açıklamasını, alıcıyı ve ödeme referansını yan yana inceleyin. Bir ödeme birkaç faturayı kapatıyorsa hangi tutarın hangi faturaya karşılık geldiğini açıklayan bir eşleştirme notu hazırlayın. Bu notu asıl belgelerin yerine koymayın; inceleme sırasında belgeler arasında gezinmeyi kolaylaştıran yardımcı kayıt olarak kullanın.
Güncel genelge, şirket kartının yanında şirket adına harcamaya yetkili kişinin kartıyla ödemeyi de kabul eder; kart ekstresi gerekir. Bu nedenle kart sahibinin şirketle bağlantısını ve harcama yetkisini dosyalama aşamasında açıklığa kavuşturun. Yetki koşulunu, herhangi bir kişinin kartıyla yapılan her ödemenin uygun olduğu şeklinde yorumlamayın.
WIPO belgelerini ve onay istisnalarını kontrol edin
EK-1’e göre resmî ulusal veya uluslararası kurumun sitesinde yayımlanan tescil için internet çıktısı ya da başvuru numarası yeterli olabilir; bu belgelerde Bakanlık yurt dışı temsilcisi onayı aranmaz. WIPO ödeme makbuzu ile ödeme onayı fatura olarak kabul edilebilir. Kart/POS ödemesinde ayrıca makbuz veya fatura alınamıyorsa WIPO Payment Confirmation belgesi yeterlidir; belirtilen WIPO belgeleri de temsilci onayından muaftır.
İstisnayı paketteki bütün belgelere yaymayın. Belge listesinin yanına “düzenleyen kurum” ve “kontrol edilen EK-1 notu” alanlarını ekleyin. WIPO hesabından indirilen dosyayla özel marka bürosunun sunduğu hizmet dökümünü ayrı tutun. Çevrim içi bir kayda dayanıyorsanız kaydı tekrar bulabilmek için bağlantıyı ve başvuru referansını da çalışma notunuza ekleyin.
Süre takibini ödeme belgesinden başlatın
Destek başvurusu ödeme belgesi tarihinden itibaren altı ay içinde üye olunan İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliğine DYS üzerinden yapılır. Belgede işlem ve valör birlikteyse valör, yalnız işlem tarihi varsa işlem tarihi esas alınır.
Pratikte her ödeme için ayrı takip satırı açın. Marka tescilinin sonucunu beklemek yerine destek dosyasındaki açık işleri görünür kılın. DYS kayıt ve kullanıcı yetkilendirme rehberimiz, erişim hazırlığını incelemenize yardımcı olur. Erişim kontrolünde oturum açmayı denemekle yetinmeyin; dosyayı gönderecek kişinin ilgili işlem yetkisini de kontrol edin.
Temsili dosya kontrolü nasıl yapılır?
Tamamen temsili bir şirketin aynı markayla iki ülkede başvuru yaptığını düşünün. Bir ülkedeki işlem yeni başvuru, diğerindeki işlem yenilemedir. Tek bir klasördeki toplam tutara bakmak yerine iki işlemi ayırın. Her biri için şu soruları sorun:
- Belge üzerindeki şirket, markanın kayıt sahibiyle örtüşüyor mu?
- Hizmet açıklaması hangi ülkeyi ve işlemi gösteriyor?
- Fatura ile ödeme referansı arasında açıklanabilir bağlantı var mı?
- Eksik belgeyi kim sağlayacak ve ne zaman kontrol edeceğiz?
- Dosyanın DYS gönderim kaydı nerede saklanacak?
Bu örnek bir müşteri sonucu veya destek hesabı değildir. Amacı, marka başvurusunun destek uygunluğunu değerlendirirken farklı işlemleri tek toplamla karıştırmayı önleyen bir çalışma yöntemi göstermektir. “Hazır” olarak işaretlediğiniz her satırın yanında kontrol ettiğiniz belgeyi belirtin; eksik satırı boş bırakmak yerine yapılacak işi yazın.
HibeRaporu ile dosyanızı başvuruya hazırlayın
HibeRaporu, şirket belgeleriyle program koşullarını birlikte değerlendirir; eksiklerin belirlenmesi, dosya hazırlığı, birlikte başvuru ve sonuç takibinde danışmanlık sunar. İhracat destekleri için HibeRaporu ekibiyle görüşerek marka ve ülke bazında hazırlık ihtiyaçlarınızı değerlendirebilirsiniz. Farklı faaliyetleri karşılaştırıyorsanız pazar araştırması, tanıtım ve marka destekleri rehberimize de bakın. Dosyanın düzenli olması, desteğin onaylanacağını garanti etmez; nihai değerlendirme yetkili kuruluşa aittir.