Yurt dışı kira desteği belgelerini hazırlarken sözleşmedeki birimi, ödenen kira dönemini ve o adreste yürütülen faaliyeti birlikte kontrol edin. Dekontun bulunması, başvurunun bütün koşullarının sağlandığını göstermez. Kapsama alınma ve ödeme dosyalarını ayırın; net kira ile diğer giderleri aynı toplam içinde açıklamasız bırakmayın.
HibeRaporu şirket ve ihracat belgelerinizi inceler; eksikleri belirler, dosya hazırlığını ve başvuru takibini ekibinizle yürütür. Yurt dışı birim dosyanızı birlikte değerlendirelim. Sözleşme, ödeme ve faaliyet kayıtları arasında açıklanamayan farkları gönderimden önce netleştirelim.
Mağaza ve ofis için önce doğru kapsamı seçin
5973 sayılı Kararın birim tanımında mağaza, depo, ofis/paylaşımlı ofis ve sergi/teşhir salonu gibi yerler bulunur. Kararın 11’inci maddesi, Türkiye’de üretilen ürünlerin pazarlandığı yurt dışı birimlere ilişkin çerçeveyi düzenler. Yurt dışında adres kiralayan her şirketin otomatik destek alacağını varsaymayın.
Yurt dışı mağaza kira desteğini araştırırken birimde ne satıldığını ve hangi şirketin faaliyet gösterdiğini belirleyin. Ofis için de yalnız posta adresini yazmakla yetinmeyin; yürütülen işi açıklayın. Hizmet ihracatı kapsamında başka bir programı inceliyorsanız bu rehberin evrak kurallarını doğrudan uygulamayın. Genel seçenekler için ihracat destekleri haritamızdan başlayabilirsiniz.
Yurt dışı kira desteği belgelerini iki dosyaya ayırın
Bakanlığın güncel EK-1 belge listesi, kapsama alınma ile ödeme başvurusunu ayrı başlıklarda düzenler. Hazırlıkta bu ayrımı koruyun:
- Kapsam dosyası: Yurt dışı şirketin ortaklık ve tescil kayıtları, kira veya ilgili hizmet/üyelik sözleşmesi, birimin giriş ve iç mekân görüntüleri, gerekli tercümeler.
- Ödeme dosyası: İlgili dönem ödemelerini gösteren dekont, kart ekstresi veya hesap dökümü; birimin türüne göre istenen diğer gider belgeleri.
Bu özet bütün özel durumların evrak listesi değildir. Depo ve e-ticaret deposu için ayrıca düzenlenen belge başlıklarını mağaza/ofis dosyasına karıştırmayın. Her ekin hangi başvuruya ait olduğunu dosya adına ve çalışma listenize yazın. Eksik bir belgeyi başka bir aşamanın çıktısıyla tamamlanmış göstermeyin.
Birim kira desteği sözleşme şartlarını nasıl kontrol edersiniz?
Şirket içi inceleme listenize kiracı ve kiraya verenin unvanını, açık adresi, alanı, kullanım amacını, başlangıç ve bitiş tarihlerini, para birimini ve ödeme düzenini alın. Ek protokol veya yenileme varsa asıl sözleşmeyle bağlantısını kurun. Bir belgedeki kısaltılmış unvanı, diğerindeki farklı şirketle karıştırmayın.
Birim Kira Desteği Genelgesinin 7’nci maddesi net kirayı esas alır. Sözleşmede net tutar açık değilse kiraya verenin kira, vergi ve işletme giderlerini ayıran açıklaması gerekir. Hazırlık hesabınızda aidat veya başka kalemleri kendiliğinizden net kiraya eklemeyin.
Paylaşımlı ofiste Genelgenin 5’inci maddesindeki hizmet tanımı ve aylık sabit gider yaklaşımını ayrıca inceleyin. Normal mağaza kirasıyla üyelik paketini aynı sınıflandırmayla değerlendirmeyin. Pakette toplantı odası, kullanım kotası veya ek hizmet bulunuyorsa hangi kalemin nasıl açıklandığını not edin; kabul edilecek tutarı varsayımla belirlemeyin.
Yurt dışı ofis kira desteği başvurusunda ödeme dönemini eşleştirin
Her kira dönemi için sözleşme bedelini, ödeme tarihini, ödeyen şirketi, alıcıyı, para birimini ve banka referansını yan yana kaydedin. Bu çalışma listesi resmî başvuru formunun yerine geçmez; belgeler arasında iz sürmenizi sağlar.
Genelgenin 14’üncü maddesi şirket hesabından bankacılık kanalıyla ödeme esasını ve özel ülke durumlarını düzenler. 15’inci maddeye göre ödeme belgesinden kira ayı anlaşılamıyorsa kiraya verenden fatura veya ayı açıklayan yazı sunulmalıdır. Banka açıklamasındaki boşluğu yalnız kendi iç notunuzla kapatmayın.
Birden fazla ay tek transferle ödenmişse ayları ayrı gösterin. Kira, depozito ve gider avansı aynı harekette bulunuyorsa dağılımı açıklığa kavuşturun. Depozitoyu adı nedeniyle kira saymayın; sözleşmenin ilgili hükmünü ve işlemin niteliğini incelemeye alın. İade veya mahsup varsa önceki ödeme kaydını silmeden son durumu açıklayın.
Faaliyet kanıtını sözleşmedeki adresle karşılaştırın
EK-1’de istenen görüntüleri, başvuruya konu birimin gerçekten anlaşılabileceği şekilde düzenleyin. Şirket içi kontrol için giriş, adres bilgisi, kullanılan bölüm ve pazarlanan ürünlerle sözleşmeyi karşılaştırın. Eski mağazanın fotoğraflarını yeni adrese aitmiş gibi dosyalamayın; çekim ve kontrol zamanını kaydedin.
Genelgenin 8’inci maddesi kapsama alınmada ve destek devam ederken yerinde incelemeyi düzenler. Fotoğraf yüklemeyi bu değerlendirmenin tamamlandığı anlamına getirmeyin. İnceleme için açık kalan soruları yerel sorumluya iletin: Birim faal mi, sözleşmedeki alan mı kullanılıyor, kayıtlar aynı adresi mi gösteriyor?
Tercüme ve sözleşme değişikliğini sürümle takip edin
EK-1’in önemli notlarına göre İngilizce belgelerde tercüme aranmaz; incelemeci kuruluş gerekli görürse isteyebilir. Uzun sözleşmelerin tercümesi için de belirli bilgileri içeren sayfalara ilişkin kolaylık bulunur. İlgili şartı güncel ekten kontrol edin; sayfa seçimini yalnız belgeyi kısaltmak amacıyla yapmayın. Asıl sözleşmeyle tercümenin aynı sürüme ait olduğundan emin olun.
Genelgenin 9’uncu maddesi sözleşme değişikliklerinin DYS’de güncellenmesini düzenler. Kira artışı, yenileme veya adres değişikliği gördüğünüzde önceki dosyayı sessizce değiştirmek yerine olay tarihini ve yeni belgeyi kaydedin. Farklı değişikliklerin bildirim koşullarını ayrıca doğrulayın.
Temsili örnek: Tek dekontta üç farklı kalem
Bir mağazanın aylık kira, işletme gideri ve depozitoyu tek transferle ödediğini düşünelim. Hazırlık sorumlusu banka hareketini bir kez kaydeder; sözleşme ve kiraya verenin açıklamasıyla üç kalemi ayırır. Ödemenin hangi aya ait olduğunu ayrıca gösterir. Açıklanamayan kısmı başvurulabilir kira toplamına eklemez.
Bu, gerçek müşteri sonucu veya destek tutarı değildir; dosya eşleştirme örneğidir. Son kontrolde açık tutarın, eksik açıklamanın ve belgeyi tamamlayacak kişinin görülebildiği bir liste oluşturun. Genelgenin 10’uncu maddesindeki ödeme belgesi tarihinden itibaren altı aylık başvuru süresini de takviminizde izleyin.
HibeRaporu belge kontrolü, eksik tamamlama, dosya hazırlığı ve başvuru takibinde ekibinizle çalışır. Birim kira dosyanızı birlikte hazırlayalım. Banka kayıtları için yabancı fatura ve ödeme rehberimizden yararlanabilirsiniz; destek kararı ilgili kurumun değerlendirmesine bağlıdır.