İhracat desteği için yabancı faturayı, alınan hizmeti ve ödemenin gerçekleştiğini gösteren kayıtları aynı işlem altında eşleştirin. Yalnız faturanın bulunması yeterli bir hazırlık değildir. Başvurucu, hizmet sağlayıcı, tutar, para birimi ve faaliyet bilgisi arasında bağlantı kurulabilmelidir. Onay, tercüme ve ödeme yöntemi koşullarını seçtiğiniz desteğin güncel genelgesinden ayrıca kontrol edin.
HibeRaporu şirket belgelerinizi ve ihracat giderlerinizi inceler; eksiklerin tamamlanmasını, dosya hazırlığını ve başvuru takibini ekibinizle yürütür. Yabancı fatura dosyanızı birlikte değerlendirelim. Hangi belgenin hangi harcamayı açıkladığını gönderimden önce netleştirelim.
Önce desteğin kapsamını belirleyin
Bu rehber mal ihracatı destekleri bakımından belge hazırlığına odaklanır. Hizmet ihracatı ve e-ihracat için aynı evrak kurallarının geçerli olduğunu varsaymayın. Bakanlığın 5973 sayılı Karara ilişkin genelge dizininden ilgili desteği seçin. Faturanın yabancı dilde olması, giderin destek kapsamında bulunduğunu tek başına göstermez.
Önce yapılacak işi tarif edin: ürün testi mi, marka işlemi mi, reklam yayını mı? Genel yönlendirme için ihracat destekleri haritamızı inceleyebilirsiniz. Belge kontrolünü, seçilen programın koşullarından bağımsız yürütmeyin; aynı gider açıklaması farklı faaliyetlere karşılık gelebilir.
Faturadaki hizmeti sonuç belgesine bağlayın
Faturada alıcı ve satıcının unvanını, belge numarasını, tarihi, para birimini ve hizmet açıklamasını kontrol edin. “Service fee” gibi genel bir açıklama varsa hangi işin yapıldığını gösteren sözleşme, sipariş veya açıklayıcı ekle bağlantı kurun. Şirket içi notunuzun asıl harcama belgesinin yerine geçtiğini varsaymayın.
Örneğin Tanıtım Desteği Genelgesinin 7’nci maddesi, faaliyetin niteliğinin faturadan belirlenebilmesini arar. Destek talebiyle sözleşme/fatura arasında ilişki kurulamayan kalemin desteklenmeyeceğini açıklar. Bir reklam faturasını, gerçekleşen yayını göstermeden dosyanın tek dayanağı yapmayın.
Bakanlığın tanıtım desteği belge ekinde dijital faaliyetler için dönem ve hedef ülke bilgisi içeren raporlar bulunur. Fatura dönemini yayın raporuyla karşılaştırın. Genel ekran görüntüsü yerine hangi çalışmayı gösterdiği anlaşılabilen kayıtları düzenleyin.
İhracat desteğinde SWIFT belgesi nasıl ele alınmalı?
Uluslararası transferde bankanızdan temin ettiğiniz dekont ve varsa SWIFT işlem kaydını faturayla ilişkilendirin. Gönderen, alıcı, tutar, para birimi, referans ve tarihler okunabilir olsun. Ödeme talimatı, gerçekleşmiş transfer ve iade edilmiş işlem arasındaki durumu açıklığa kavuşturun. Her SWIFT çıktısını bütün desteklerde tek başına yeterli belge saymayın.
Tanıtım Genelgesinin 12’nci maddesi, şirket veya ilgili yurt dışı şirketi/şubesi tarafından şirket hesabından bankacılık kanalıyla ödeme esasını düzenler; özel ülke koşulları için ayrıca hüküm içerir. Bunu başka desteklere koşulsuz aktarmayın.
Pazara Giriş Belgesi Genelgesinde ise tarım analizi ve sağlık/güvenlik sertifikalarıyla diğer işlemler için ödeme yöntemleri ayrılır. Şirket ortağına ait kredi kartı ile çalışan kartı da aynı değerlendirilmez. Ödeme yapmadan önce ilgili istisnayı ve belge şartını doğrulayın; sonradan yalnız dekont ekleyerek her yöntemi uygun hale getiremezsiniz.
Kısmi ve toplu ödemeleri ayrı açıklayın
Bir fatura iki taksitte ödenmişse her hareketi aynı faturaya bağlayın. Tek havale birden fazla faturayı kapatıyorsa hangi tutarın hangi belgeye karşılık geldiğini çalışma listenizde gösterin. Masraf kesintisi, kur farkı veya iade nedeniyle toplamlar uyuşmuyorsa farkı tahminle kapatmayın; banka ve hizmet sağlayıcı kayıtlarından açıklamasını bulun.
Başvuruda ödeyen şirketle faturanın muhatabı farklı görünüyorsa bu ilişkiyi ayrıca inceleyin. Pazara giriş belgesi desteğinde fatura düzenleyen kuruluşla belgeyi veren kuruluşun farklı olması halinde aralarındaki iş/ortaklık bağının ispatına ilişkin hüküm vardır. Yalnız benzer ticari adları görmekle aynı kuruluş olduklarını kabul etmeyin.
Yabancı belge onayı ile tercümeyi ayırın
Tanıtım Genelgesinin 10’uncu maddesi, ilgili ek kapsamındaki yurt dışı belgelerin temsilci onayını düzenler. Aynı maddede resmî internet sitelerinden doğrulanabilen veya arama motoru ve sosyal medya reklamları gibi elektronik kontrolü yapılabilen belgeler için istisna bulunur. Bu nedenle “her yabancı faturaya aynı onay gerekir” şeklinde bir kural kurmayın.
Tanıtım desteği EK-2, İngilizce belgeler için tercüme gerekmemesi esasını belirtir; incelemeci kuruluş gerekli görürse tercüme isteyebilir. Diğer dillerdeki belgeler için ilgili tercüme listesini kontrol edin. İngilizce belgeye ilişkin bu açıklamayı bütün ihracat desteklerine genişletmeyin. Tercümeyi dosyaya eklemek, gerekiyorsa temsilci onayını ayrıca tamamlama yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
Destek başvurusunda dövizli fatura hangi tarihle izlenir?
Fatura tarihi, ödeme işlem tarihi, valör tarihi ve faaliyet dönemini ayrı alanlarda saklayın. Tanıtım Genelgesinin 12’nci maddesi döviz dönüşümünde ödeme belgesi tarihini esas alır; belgede hem işlem hem valör tarihi varsa valör kullanılır. Belirtilen kur tabloları dışındaki para birimleri için ayrıca yöntem düzenlenir. Kendi bankanızın satış kurunu otomatik destek hesabı olarak kullanmayın.
Pazara giriş belgesi desteğinin ödeme esaslarında da tarih ve kur hükümleri vardır. Önce hangi desteğin uygulandığını belirleyin; farklı programların hesaplarını tek bir elektronik tablo formülüne zorla sığdırmayın. Bu rehber güncel kur veya kesin destek tutarı hesaplamaz.
Temsili dosya: Bir hizmet, iki ödeme
Bir üreticinin yabancı bir kuruluştan hizmet aldığı, faturanın iki transferle kapatıldığı bir hazırlık örneği düşünelim. Dosya sorumlusu şu bağlantıları oluşturabilir:
- Harcama kaydı: Fatura numarası, açıklaması, alıcı ve sağlayıcı bilgisi.
- Faaliyet kanıtı: Hizmetin hangi ürün, pazar veya çalışmayla ilgili olduğunu gösteren belge.
- Ödeme eşleştirmesi: İki transferin referansı ve faturaya karşılık gelen tutarları.
- Açık kontroller: Giderin kapsamı, onay, tercüme ve varsa açıklanmamış fark.
Bu örnek gerçek müşteri işlemi veya destek kabulü değildir. Amaç, yurt dışı gider için banka dekontu hazırlarken hizmet ve fatura bağını kaybetmemektir. Son dosyada asıl belgelerle açıklayıcı çalışma listesini ayırın; DYS’ye gönderilen sürümü ve bildirimleri kaydedin.
HibeRaporu belge bütünlüğünü inceler, eksik tamamlama ve başvuru takibini sizinle yürütür. İhracat destek dosyanızı ekibimizle hazırlayın. Sistem erişimi için DYS kaydı rehberimizden yararlanabilirsiniz; başvurunun değerlendirmesi ilgili kurum tarafından yapılır.