Yazılım yerelleştirme desteği araştırırken çeviri hizmetini, ürün uyarlamasını ve satın aldığınız yazılım lisansını ayrı giderler olarak tanımlayın. Bir harcamanın yurt dışı satışa katkı sağlaması, onu kendiliğinden destek kapsamına sokmaz. Önce yapılan işi, ilgili ürünü ve hedef pazarı açıklayın; ardından güncel programın hangi koşuluyla eşleştiğini kontrol edin. Lisans desteği için belirlenen kategorileri, bütün yerelleştirme işlerine verilmiş genel bir onay gibi okumayın.
Yerelleştirme, lisans satın almakla aynı iş değildir
W3C'nin yerelleştirme açıklaması, bir ürünün hedef pazarın diline ve kültürel gereksinimlerine uyarlanmasını anlatır. Bu çalışma yalnız metin çevirmekten ibaret olmayabilir; tarih, sayı ve para birimi gösterimi gibi unsurları da kapsayabilir. Uluslararasılaştırma ise ürünün farklı pazarlara uyarlanmasını kolaylaştıran tasarım ve geliştirme yaklaşımıdır.
Bu ayrım teklif hazırlığında işe yarar. Bir tedarikçi arayüz metinlerini çeviriyor, diğeri yazılımın farklı dil dosyalarını yönetmesini sağlıyor, üçüncüsü bir araç için kullanım hakkı sunuyor olabilir. Hepsini tek “yerelleştirme paketi” satırına yazmak, harcamanın gerçek içeriğini görünmez kılar.
Şirket içi çalışma listenizde hizmet teslimini ve yazılım kullanım hakkını ayrı izleyin. Bu sınıflandırma destek uygunluğunu kesinleştirmez; hangi belgenin hangi işi açıkladığını anlamanızı sağlar.
Yazılım lisans desteğinde güncel kategoriye bakın
Ticaret Bakanlığı'nın güncel genelgesinin 50. maddesi, bilişim yararlanıcısının yazılım, mobil uygulama veya dijital oyun pazarlamasına yönelik belirli yazılımların satın alınması ya da kiralanmasını düzenler. Burada Desteklenen Yazılım Lisansları Listesi EK-31 esas alınır.
Bakanlığın yazılım lisans desteği sayfasındaki güncel EK-31, sektörlere göre lisans kategorileri içerir. Bilişim tarafında müşteri verisi, müşteri ilişkileri yönetimi, pazarlama otomasyonu ve uygulama analitiği gibi kategoriler bulunur. Bunlar belirli markaların tamamına verilmiş sınırsız uygunluk onayı değildir.
Kullandığınız aracın adını yazmakla yetinmeyin. Hangi işlevinin ilgili kategoriye karşılık geldiğini, hangi ürünün pazarlanmasında kullanıldığını ve satın alınan planın kapsamını açıklayın. Bir çeviri aracının abonelikle satılması, onu otomatik olarak bu listedeki bir lisansa dönüştürmez. Belirsiz eşleştirmeyi ödeme yapmadan önce ilgili kurumla netleştirin.
Teklifte teslim edilecek işi görünür kılın
Yazılım yerelleştirme giderlerini hazırlarken hangi sürümün, hangi dile ve hangi pazar için uyarlandığını kaydedin. Arayüz çevirisi, yardım içeriği, görsel düzenleme ve test işi birlikte sunuluyorsa kapsamlarını ayrı açıklatın. Sonradan yalnız fatura başlığından işin tamamını çıkarmaya çalışmayın.
Teklifte teslim biçimi de görülsün: çevrilen dosya, uygulamaya eklenen dil sürümü, yapılan kontrol veya tedarik edilen kullanım hakkı hangisi? Teslim alınan işin tarihini ve kabul kaydını saklayın. Çalışmanın kapsamı değişirse ilk teklifi sessizce yenisiyle değiştirmek yerine değişikliğin dayanağını da koruyun.
Bu kayıtlar, yazılım ihracatı belgelerini hazırlayan kişinin teknik ekibin sözlü açıklamasına bağımlı kalmasını önler. Hizmetin yapılmış olmasıyla seçilen destek unsuruna uygun olması ayrı değerlendirmelerdir.
Kiralama dönemini fatura ve ödeme tarihinden ayırın
Yazılım lisansında plan adını, kullanım dönemini, kullanıcı sayısını ve ilgili şirket hesabını birlikte kaydedin. Aynı ürünün ücretsiz sürümü, deneme paketi ve satın alınan planı farklı olabilir. Başvuruda hangi hakkın satın alındığı anlaşılabilsin.
Genelgenin 50. maddesi, başvurunun yazılım satın alındıktan veya kiralama dönemi bittikten sonra yapılmasını düzenler. Bunu yalnız ödeme tarihine bakarak bütün aboneliklerin hemen başvuruya hazır olduğu şeklinde yorumlamayın. İşlemin satın alma mı kiralama mı olduğu ve kapsadığı dönem belgelerden okunmalıdır.
Otomatik yenileme, iptal, iade veya plan değişikliği varsa ilgili kayıtları da eşleştirin. Önceki dönemin faturasıyla yeni dönemin kullanım ekranını aynı işlem gibi sunmayın. Muhasebe kaydı ve başvuru zamanlaması için ilgili sorumlularla aynı dönem üzerinde çalışın.
Lisans formunu doğru işlevle kullanın
Bakanlığın aynı sayfadan yayımladığı EK-25BF başvuru formu, yazılımın kategorisini ve adını ayrı sorar. Gider açıklaması, hizmet alınan kuruluş, fatura tarihi ve ödeme belgesi tarihi de farklı alanlardır. Bu yapı, yalnız bir abonelik ekranının bütün dosyanın yerini tutmadığını gösterir.
Kendi listenizde her gider için bir işlem kodu kullanabilirsiniz. Teklifi, faturayı, ödeme kaydını ve kullanım dönemini bu kodla ilişkilendirin. Bir belgede birden fazla ürün veya hizmet varsa kapsamı açıklayın; destek için ayırdığınız tutarı tahmini bir oranla üretmeyin.
Güncel formu doldurmadan önce açıklamalarını yeniden okuyun. Yardımcı listeniz resmî formun veya kurumun isteyeceği ek belgelerin yerine geçmez. Ürün satışıyla ilgili gelir kaydı için ayrıca SaaS ihracatında gelir belgelendirme rehberini kullanabilirsiniz.
Temsili örnek: Aynı projede üç farklı harcama
Tamamen temsili bir şirketin yazılımını yeni bir dilde sunmak istediğini düşünün. Şirket çeviri hizmeti alıyor, dil sürümünü teknik olarak uyarlatıyor ve pazarlama faaliyetleri için bir yazılım aboneliği satın alıyor. Bu üç kalem aynı projeye hizmet etse de ayrı incelenmelidir.
Hazırlıkta şu sırayı izleyebilirsiniz:
- Her kalemin gerçek işini ve teslimini yazın.
- Tedarikçiyi, ürünü ve kullanım dönemini belirleyin.
- Lisans için ilgili EK-31 kategorisini araştırın.
- Hizmet giderini lisans kategorisine zorla taşımayın.
- Belgeyle açıklanamayan eşleştirmeyi açık bırakıp tamamlayın.
Bu örnek gerçek müşteri sonucu veya destek tutarı hesabı değildir. Amaç, uygunluğu kesinleşmemiş bir harcamayı bütçede onaylanmış destek gibi göstermemektir.
Dosyanızı HibeRaporu ile birlikte hazırlayın
HibeRaporu, şirketinizin faaliyetini ve belgelerini inceleyerek program uygunluğunu değerlendirir; eksikleri belirler, dosya hazırlığını ve başvuru takibini ekibinizle yürütür. Yazılım ve yerelleştirme giderlerinizi birlikte değerlendirmek için bizimle görüşebilirsiniz.
Giderleri ayırarak başlayın; her kalemin amacı, dayanağı ve eksik belgesi aynı kayıtta görülsün. Genel çerçeve için yazılım ve dijital hizmet ihracatında destek seçimi rehberimizi inceleyin. Nihai destek değerlendirmesi yetkili kuruluşundur.