SaaS ihracatı gelir belgelendirme dosyasında müşterinin kim olduğunu, nerede yerleşik bulunduğunu, hangi aboneliği aldığını ve ödemenin hangi satışa ait olduğunu birlikte gösterin. Fatura, abonelik kaydı ve tahsilat raporu aynı işleme bağlanmalıdır. Bankaya geçen toplu tutarı açıklamadan ihracat geliri olarak yazmak, komisyon ve iadeleri görünmez bırakabilir.
HibeRaporu şirket ve hizmet belgelerinizi inceler; eksikleri belirler, uygun desteklerin dosya hazırlığını ve başvuru takibini sizinle yürütür. SaaS gelir dosyanızı birlikte değerlendirelim. Ürün, müşteri, fatura ve ödeme kayıtlarının aynı işlemi açıklamasını sağlayalım.
Önce hizmet ihracatı çerçevesini belirleyin
10962 sayılı Kararın 4’üncü maddesi, yurt içinde yerleşik kişi veya kuruluşun yurt dışında yerleşik kişiye veya kuruluşa sunduğu hizmeti esas alır. Aynı madde vergi mevzuatı hükümlerini saklı tutar. Bu nedenle destek bakımından gelir sınıflandırmasıyla vergi istisnası değerlendirmesini birbirinin yerine kullanmayın.
Bakanlığın güncel hizmet sektörü sayfasından ilgili genelge ve ekleri kontrol edin. Eski yazılım destek rehberindeki belge listesini güncel dosyaya doğrudan taşımayın. Bir SaaS ürünü sunmanız, bütün desteklere kendiliğinden uygun olduğunuz anlamına gelmez. Seçimi şirketinize göre yapmak için destek araştırması rehberimizden başlayabilirsiniz.
Müşteri konumunu satış kaydıyla ilişkilendirin
Şirket müşterisinde sözleşmedeki unvanı, ülkeyi, fatura adresini ve varsa kurumsal kayıt bilgisini birlikte inceleyin. Bireysel abonede de faturalama ve abonelik bilgilerinin hangi müşteriyi gösterdiği anlaşılabilsin. Kullanıcı hesabının adıyla faturanın muhatabı farklıysa bunun nedenini açıklayın.
Ödemenin dövizle yapılmasını veya kartın yabancı görünmesini tek başına müşterinin yerleşikliği için yeterli kabul etmeyin. Ödeme aracı başka bir ülkede bulunabilir. Çelişen kayıtları işaretleyin; eksik ülke bilgisini yalnız tahminle doldurmayın. Bu hazırlık kontrolü, kurumun isteyebileceği resmî kanıtların yerine geçen bir yerleşiklik testi değildir.
Yazılım abonelik geliri için hizmet dönemini kaydedin
Her aboneliğe izlenebilir bir müşteri veya işlem kodu verin. Ürünün adını, planını, kullanım hakkını, hizmet başlangıç ve bitişini, fatura numarasını ve ödeme referansını bu koda bağlayın. Aylık yenileme, yıllık abonelik, ek kullanıcı veya kurulum hizmetini açıklamasız tek satırda birleştirmeyin.
Yıllık abonelikte fatura tarihini, kapsanan hizmet dönemini ve tahsilat tarihini ayrı saklayın. Bunların farklı olması tek başına hata değildir; karşılaştırmanın hangi tarihe göre yapıldığı anlaşılmalıdır. Muhasebede gelirin hangi dönemde kaydedileceğini mali müşavirinizle değerlendirin. Destek için hazırlanan çalışma listesi bu muhasebe kararını kendiliğinden belirlemez.
SaaS müşteri faturası destek dosyasında neyi göstermeli?
Faturadaki alıcıyı abonelik sözleşmesi veya kabul edilen siparişle eşleştirin. Ürün ve dönem açıklamasının hangi hizmete karşılık geldiği anlaşılabilsin. Panelinizdeki paket adını bilen kişinin açıklamasına bağımlı bir dosya hazırlamayın; dışarıdan inceleyen kişi de kayıtlar arasında bağlantı kurabilsin.
Satış bir platform üzerinden yapılıyorsa sözleşmedeki tarafları ayrıca inceleyin. Platform yalnız tahsilata mı aracılık ediyor, yoksa satışın hukuki tarafı mı? Bu ayrım netleşmeden faturayı kime düzenleyeceğiniz veya hangi belgeyi gelir dayanağı sayacağınız konusunda varsayım yapmayın. Platform raporunu, kendi müşterinize düzenlenen faturayla aynı belge gibi ele almayın.
Yazılım ihracatında ödeme kanıtını satışlara dağıtın
Ödeme sağlayıcısının işlem raporunu, toplu aktarım raporunu ve banka hareketini birlikte saklayın. Bankaya gelen bir transferin birden fazla müşteri satışından oluşması mümkündür. Hangi faturaların bu aktarım içinde bulunduğunu işlem referanslarıyla gösterin; aynı satışın iki aktarımda sayılmasını önleyin.
Komisyon, iade, ters ibraz veya bekletilen bakiye varsa bunları ayrı kayıtlar olarak izleyin. Açıklanamayan farkı otomatik “banka masrafı” yazmayın. Ödeme sağlayıcısının kestiği tutarla müşteri satışının niteliğini mali sorumlunuzla karşılaştırın. Bu eşleştirme, bütün platform modellerinde gelirin aynı brüt veya net tutarla raporlanacağı anlamına gelmez.
Temsili örnek: Satış toplamı banka tutarından farklıysa
Bir aktarım grubunda aynı para biriminden toplam 1.000 tutarında satış, 100 tutarında iade ve 50 tutarında komisyon bulunduğunu varsayalım. Vergi, kur farkı, bekletilen bakiye veya başka hareket olmadığında banka aktarımı 850 olur. Bu rakamlar gerçek müşteri işlemi değildir; yalnız farkın bileşenlerini gösterir.
Çalışma dosyasında 1.000 tutarındaki satışları ilgili faturalara, iadeyi asıl işleme, komisyonu sağlayıcı kaydına ve 850 aktarımı banka referansına bağlayın. İlgili dönemde raporlanacak hizmet ihracatı gelirini doğrudan banka toplamından üretmeyin; hangi kayıt ve kuralla belirlendiğini ayrıca doğrulayın.
Finansal Bilgi Formuna aktarırken ülke ve gelir türünü koruyun
Bakanlığın Finansal Bilgi Formu EK-5, hizmet ihracatı, mal ihracatı ve temettü gelirlerini ayırır; ülke ve NACE ayrıntısı ister. Açıklamalarında yurt dışı yerleşiklere yapılan yazılım satışı ve lisans gelirleri hizmet ihracatı örnekleri arasındadır. Farklı gelirleri tek “yurt dışı tahsilat” başlığında toplamayın.
Formdaki TL/ABD doları dönüşüm notları ihracat faturası tarihindeki kurları esas alır ve alternatif yöntemleri ayrıca belirtir. Bankanın aktarım günündeki kurunu bütün gelir satırlarına otomatik uygulamayın. Kullandığınız kaynak, tarih ve yöntemi kontrol dosyasına yazın; resmî formun güncel açıklamasını izleyin.
Hizmet Sektörleri Genelgesinin 8’inci maddesi Atılım Programındaki izleme ve değerlendirme kapsamında finansal bilgi sunumunu düzenler. EK-5’in yetkili imza ile YMM veya bağımsız denetim onayı ayrımını ilgili döneme göre kontrol edin. Şirket içi gelir tablonuzu bu onayların yerine koymayın.
Son incelemede eksik ülke, eşleşmeyen fatura, açıklanmayan kesinti ve farklı sürüm kayıtlarını listeleyin. HibeRaporu bu eksiklerin tamamlanmasını, dosyanın hazırlanmasını ve başvuru takibini ekibinizle yürütür. Yazılım ihracatı belgelerinizi birlikte inceleyelim. Temel dosya düzeni için belge hazırlığı rehberimizden yararlanabilirsiniz; gelir kaydı tek başına destek onayı oluşturmaz.