Bir çalışanın işe girişte uygun görünmesi, sonraki her ay aynı teşvikin aynı biçimde uygulanacağı anlamına gelmez. Çalışan, işyeri ve dönem bilgilerini birlikte kontrol eden bir dosya düzeni gerekir. Aylık toplantıda hangi kaydın güncellendiğini ve hangi işlemin gerçekleştiğini açıkça yazın.
SGK teşvik sorgulama için resmî uygulamalar ve ilgili düzenlemeler esas alınır. Hibe Raporu paneli şirket bilgileriniz üzerinden ön değerlendirmeye yardımcı olabilir. İşletmenizin desteklerini birlikte incelerken bordro ve mali müşavir ekibinizin doğruladığı kayıtlarla ilerleyin.
Çalışan tablosunu doğru işyeri ve dönemle kurun
İç takip tablonuzda çalışanın işe giriş kaydı, ilgili işyeri ve ay bilgisi birlikte bulunmalı. Aynı şirketin farklı işyerleri varsa kayıtların hangi işyerine ait olduğu açık olmalıdır. Çalışma günleri ve bildirilen kazanç gibi bilgiler yetkili ekibiniz tarafından kontrol edilir.
“istihdam teşviki hesaplama” çalışmasında kullanılan başlangıç verisini not edin. Önceki aya ait dosyadan kopyalanan gün sayısı, yeni ayın durumu farklıysa yanlış sonuç üretebilir. Bu nedenle hesap tablosunun hangi kayıt ve tarih itibarıyla hazırlandığını görünür tutun.
Kadın ve engelli çalışanla ilgili başlıkları ayrı koşullarla inceleyin
“kadın çalışan istihdam teşviki” araştırırken çalışan profili ile işyeri koşullarını birlikte ele alın. Belirli bir kişinin kadın olması, hangi programın uygulanacağına tek başına karar vermez. Giriş tarihi, geçmiş kayıtlar ve programa özgü diğer koşullar güncel resmî açıklamadan kontrol edilmelidir.
“engelli çalışan prim desteği” araştırmasında da başlıkla yetinmeyin. Çalışan ve işyeri bilgileri, ilgili belge ve uygulama koşulları yetkili bordro ekibi tarafından değerlendirilir. Sağlık veya kimlik belgeleri gibi özel verileri ekip içinde gereksiz yere paylaşmayın. Kontrol kaydı ile belgenin kendisine erişimi görev ihtiyacına göre düzenleyin.
“kadın çalışan istihdam teşviki” ve engelli çalışan prim desteği için hazırlanan iç listelerde “belge kontrol edildi” ve “resmî uygulama gerçekleşti” durumları ayrı izlenebilir. Bu öneri herhangi bir teşvikin kapsamını veya koşullarını değiştirmez.
İlave istihdamı yalnız toplam çalışan sayısıyla açıklamayın
“ilave istihdam şartı” araştırmasında karşılaştırılacak dönemi ve hesaplama yöntemini seçilen düzenlemeden alın. Bu ay geçen aydan daha fazla çalışan bulunması, her teşvik için aranan ölçütün aynı biçimde karşılandığını göstermez. İlgili işyeri ve dönem verisiyle hesap yapılmalıdır.
İşe giriş ve çıkışların yoğun olduğu bir işletmede aylık toplam sayıyla güncel çalışan listesi farklı görünebilir. Hangi kaydın hangi ölçüyü gösterdiğini açıkça belirtin. istihdam teşviki hesaplama dosyasına veri kaynağını ve kontrol eden kişiyi eklemek, sonradan yapılan incelemeyi kolaylaştırır.
Borç durumu ve bildirim takvimini aynı kontrol toplantısında izleyin
“SGK borcu teşviki etkiler mi” sorusu için ilgili teşvikin güncel koşullarını inceleyin. Borcun türü, kapsamı, yapılandırma veya ödeme durumu gibi ayrıntıların etkisi somut düzenlemeden kontrol edilir. Bütün borçları tek bir genel cevapla değerlendirmeyin.
Kendi takip dosyanızda borç kontrolünün hangi tarihte ve hangi resmî kayda göre yapıldığını yazın. Bildirim ve ödeme adımlarının sorumlusu da belli olsun. “SGK borcu teşviki etkiler mi” araştırmasının sonucu, yalnız ön bilgi olarak kalmamalı. Bordro ve mali müşavir ekibinin somut ay için yapacağı kontrolle ilişkilendirilmelidir.
Kısmi süreli çalışmada gün ve kazanç verisini ayrıca doğrulayın
“kısmi süreli çalışan teşvik” araştırması sırasında tam süreli çalışana ait hesap varsayımlarını doğrudan taşımayın. İlgili ayın çalışma günleri, kazanç ve diğer kayıtları kendi uygulaması içinde değerlendirilir. Geçerli teşvikin bu çalışma biçiminde nasıl uygulandığı güncel kaynaktan doğrulanmalıdır.
Örneğin ay içinde çalışma düzeni değişen bir çalışan için bordro verisiyle işe girişte kullanılan bilgi aynı kalmayabilir. İç tabloya değişikliğin tarihini ve dayanak kaydını ekleyin. Bu örnek hukuki hesaplama kuralı ilan etmez. Verinin güncel tutulması ihtiyacını gösterir.
Sorgulama sonucu, tahakkuk ve ödeme kaydını birbirine bağlayın
SGK teşvik sorgulama sonucunu takip ederken uygunluk, uygulama ve gerçekleşen prim avantajını ayrı kaydedin. Resmî sorgu ekranında bir seçeneğin görünmesiyle ilgili ayın tahakkukunda uygulanan tutar farklı aşamaları anlatır. Son kontrol ilgili kayıtlar üzerinden yapılmalıdır.
SGK teşvik danışmanlığı görüşmesinde işyeri ve ay bilgisi, mevcut uygulamalar, açık sorular ve önceki kontrol notları birlikte sunulabilir. Danışmanlık kapsamı, yetki ve sorumluluklar açık olmalı. Hesaplama ve bildirim işlemleri için mali müşavir ve bordro ekibinizle koordinasyon kurun.
HibeRaporu panelindeki ön değerlendirmeyi bu aylık kayıtların yerine kullanmayın. Hibe Raporu, SGK teşvik danışmanlığı ihtiyacınızın hangi kayıtlarla inceleneceğini ve şirketin diğer destekleriyle ilişkisini netleştirmenize yardımcı olur.
Resmî kaynaklar ve kontrol yolu
Aşağıdaki kaynaklarda seçtiğiniz programın güncel kapsamını, formunu ve işlem tarihini kontrol edin. Yazıdaki senaryolar editoryal hazırlık örnekleridir. Tutar veya süre verilmişse ayrıca belirtilen örnek varsayımları esas alın.
Şirketiniz için sıradaki adımı belirleyin
Aylık kontrolünüz çalışan, işyeri ve dönem bilgilerini birlikte içersin. Hibe Raporu takip görüşmesinde hangi kayıtların hazırlanması gerektiğini netleştirebilirsiniz. Bordro uygulamasını yetkili uzmanınızla doğrulayın. Önceki ayın olumlu sonucu yeni dönem için otomatik teyit değildir; değişen verilerin ve açık koşulların kontrol edildiği tarih kapanış notunda bulunsun.
