Sanal Fuarda Alıcı Eşleştirmesi, Görüşme Kalitesi ve Sonuç Takibi Nasıl Kurulur?

Sanal fuarda binlerce ziyaret kaydı bulunması, katılımcıların doğru alıcılarla görüştüğünü tek başına göstermez. Organizatör için etkinliğin ticari değeri, hangi şirketlerin hangi ihtiyaçlarla eşleştirildiği ve görüşmelerden sonra ne olduğuyla daha iyi anlaşılır. Bu nedenle platform seçimi yapılmadan önce ölçülecek sonuçların tanımlanması gerekir.

Bir işbirliği kuruluşunun sanal fuar organizasyon desteği araştırmasına başlaması da aynı hazırlık disiplinini gerektirir. Hibe Raporu için oluşturulacak dosyada başvuran kuruluşun rolü, etkinliğin amacı, hedef alıcı grubu ve hizmet bütçesi birlikte açıklanmalıdır. Teknik platform ile ticari eşleştirme çalışmasının teslimleri ayrı ayrı görünmelidir.

Başvuran kuruluşla katılımcı şirketi doğru tanımlayın

Bir şirketin sanal stant satın alması, organizasyonu düzenleyen işbirliği kuruluşunun hazırladığı projeyle aynı işlem değildir. Ticaret Bakanlığının 5973 sayılı Karar metninde sanal fuar organizasyonuna ilişkin düzenleme bulunur. Hangi kuruluşun hangi faaliyet için başvurduğunu bu metin ve güncel uygulama dokümanları üzerinden kontrol edin.

11 Kasım 2026 tarihinde incelenen birleştirilmiş karar metninde sanal fuara katılıma ilişkin 22'nci madde mülga olarak gösterilirken organizasyona ilişkin 23'üncü madde yer almaktadır. Dolayısıyla sanal fuar organizasyon desteği için yapılan araştırmada eski katılım özetlerinin güncel başvuru koşulu gibi kullanılmaması gerekir. Başvuru zamanında yürürlük ve varsa geçiş hükümleri yeniden incelenmelidir.

Etkinliği ölçülebilir bir alıcı ihtiyacına bağlayın

Hedef pazarı yalnız ülke adıyla tarif etmek eşleştirme için yeterli olmayabilir. İthalatçı, dağıtıcı, üretici veya perakendeci farklı ürün ve kapasite beklentileri taşıyabilir. Katılımcı şirketlerin hangi ürün grubu, sertifika ve üretim hacmiyle görüşmeye katılacağını önceden toplayın.

Varsayımsal bir gıda etkinliğinde bir alıcı küçük ambalajlı perakende ürün, diğeri sanayi için büyük hacimli ham madde arıyor olsun. İki alıcıyı aynı şirket listesine rastgele yönlendirmek görüşme sayısını artırabilir, ancak eşleşmenin ticari uygunluğunu açıklamaz. İç raporda ihtiyaçla tedarikçi kabiliyetinin hangi bilgi üzerinden eşleştirildiği görünmelidir.

Randevu ve gerçekleşen görüşme kayıtlarını ayrı tutun

Takvimde randevunun bulunması görüşmenin yapıldığını kanıtlamaz. İptal, katılmama, bağlantı sorunu ve tamamlanan görüşme için farklı durumlar tanımlayın. Görüşme sonunda tarafların bir sonraki adımı seçmesi, etkinlik sonrasındaki takibi kolaylaştırabilir. Bu bir iç yönetim önerisidir. Resmî raporun alanları ilgili uygulama dokümanından alınmalıdır.

Platform teklifinde rapor ve veri teslimini açık yazın

Sanal fuar organizasyon desteği hazırlığında platformun yalnız görsel arayüzü üzerinden seçim yapmayın. Katılımcı kaydı, randevu yönetimi, çok dilli kullanım ve rapor dışa aktarımının teklif kapsamını sorun. Etkinlik bittikten sonra erişimin ne kadar süreceği ve hangi kayıtların teslim edileceği sözleşmede anlaşılmalıdır.

Görüşme ve ziyaret kayıtlarının resmî başvuru için nasıl belgeleneceğini ayrıca inceleyin. Platformun verdiği toplam ekran görüntüsünün bütün belge ihtiyaçlarını karşılayacağı varsayılmamalıdır. Katılımcılarla ilgili verilerin işlenmesi ve paylaşılmasına ilişkin yükümlülükler de yetkili kişilerle değerlendirilmelidir. Rapor için gerekli veri ile gereksiz kişisel bilgiyi aynı teslim paketine doldurmayın.

Hizmet bütçesini teslim edilecek çıktılara bağlayın

Platform lisansı, çeviri, içerik hazırlığı, alıcı araştırması ve toplantı organizasyonu farklı işlerdir. Her biri için teslimi ve sorumluyu yazın. Sanal fuar organizasyon desteği açısından hangi giderlerin kabul edilebileceği güncel mevzuatla belirlenir. İç bütçede yer alması bütün kalemlerin destek kapsamında olduğu anlamına gelmez.

İhracat konsorsiyumu desteği veya UR-GE projesi başvurusu gibi başka modeller araştırılıyorsa organizasyonun amacı ve başvuran yapısı karşılaştırılmalıdır. Benzer hedef pazara yönelmek, programların birbirinin yerine kullanılabileceğini göstermez. Ortak bir ticari plan içinde hangi faaliyetin hangi proje kapsamında yürütüleceği açıklanmalıdır.

Etkinlikten sonraki sonucu abartmadan raporlayın

Bir alıcının fiyat istemesiyle sipariş vermesi farklı aşamalardır. Yönetim raporunda görüşme, teklif, numune ve satış durumlarını ayrı gösterin. Uzun satış döngüsü olan ürünlerde etkinlikten hemen sonra sipariş çıkmaması, bütün görüşmelerin değersiz olduğu sonucuna götürmez. Takibin hangi tarihte yeniden değerlendirileceği önceden belirlenebilir.

Sanal fuar organizasyon desteği için hazırlanacak resmî sonuç raporu ile şirketlerin kendi satış hedefleri birlikte izlenebilir. Ancak iç performans göstergesi, Bakanlığın kabul ölçütü olarak sunulmamalıdır. Gerçekleşmeyen satışı tahmini bedeliyle tamamlanmış ihracat gibi yazmak yerine durumunu ve dayanağını açıkça belirtin.

Hibe Raporu ile organizasyon fikrini kaynaklı bir hazırlığa dönüştürün

Hibe Raporu ihracat programlarında organizasyon ve ortak proje seçeneklerini inceleyin. HibeRaporu panelinde başvuranın niteliği, katılımcı profili ve hedef pazarı açıklayarak devlet destekleri uygunluk analizi hazırlığı yapabilirsiniz.

Destek başvuru dosyası hazırlama görüşmesine etkinlik takvimini, hizmet dökümlerini ve alıcı eşleştirme yaklaşımını getirin. Devlet destekleri raporu üzerinden sanal fuar organizasyon desteği için hangi kaynakların, izinlerin ve hazırlık adımlarının inceleneceğini belirleyebilirsiniz. Faaliyete başlamadan önce gereken onay ve başvuru takvimi güncel resmî dokümandan doğrulanmalıdır.