Hibe başvurusu yapmak için önce seçtiğiniz programın güncel başvuru rehberini bulun; yararlanıcı koşullarını, belge listesini, tarihleri ve gönderim kanalını kontrol edin. Bütün hibeler için geçerli tek bir evrak paketi yoktur. Şirket belgeleri başlangıç sağlar; proje, harcama ve programa özgü kayıtlar bunlara eklenebilir.
HibeRaporu ekibi elinizdeki belgeleri değerlendirir, eksikleri belirler ve seçilen programın başvuru dosyasını hazırlayarak süreci sizinle birlikte takip eder. Destek alanlarını inceleyip ekibimizle görüşerek hangi dosyayı hazırlamanız gerektiğini netleştirebilirsiniz. Bu rehber, programı seçtikten sonra belgeleri nasıl düzenleyeceğinize odaklanır.
İlk belge, programın kendi başvuru rehberidir
Dosya toplamaya başlamadan önce kurumun resmî program sayfasını ve varsa ilgili çağrı metnini açın. Başvuru yapacak kişinin veya şirketin tanımını, talep edilen faaliyetleri ve belgelerin hangi aşamada sunulacağını okuyun.
Örneğin KOSGEB’in destekler dizini, program araştırmasına başlamak için resmî bir adrestir. Farklı bir kurumun desteği için o kurumun yayımladığı metne bakın. Bir programın belge listesini başka bir hibeye aynen taşımayın.
Kontrol ettiğiniz belgenin adını, sürümünü veya yayımlandığı tarihi çalışma notunuza ekleyin. Eski bir taslağı kullanıyorsanız hangi alanların yeniden kontrol edildiği belli olsun. Şirket içinde paylaşılan belge listesinin kaynağı böylece izlenebilir kalır.
Şirket belgeleriyle proje belgelerini ayrı düzenleyin
Hazırlık klasörünüzde şirketin kimliğini ve faaliyetini açıklayan kayıtlarla yapılacak işi açıklayan belgeleri ayırabilirsiniz. İlk grupta kuruluş, temsil, faaliyet veya mali durumla ilgili mevcut kayıtlar bulunabilir. Hangi belgenin resmen istendiği programdan kontrol edilir.
İkinci grupta ise proje açıklaması, teknik ihtiyaç, planlanan giderler ve bunların dayanakları yer alabilir. Bu belgeler şirketin aynı kalmasına rağmen başvurudan başvuruya değişebilir. Önceki projeden kopyalanmış bir teknik açıklamanın yeni ihtiyaçla gerçekten örtüştüğünü inceleyin.
Şirketinizin hangi programa uygun olabileceğini henüz belirlemediyseniz devlet desteği seçme rehberinden başlayın. Program seçimiyle dosya tamamlama işini aynı liste altında yürütmek, gereksiz evrak toplamanıza neden olabilir.
Mali belgeler ve gider dayanakları nasıl kontrol edilir?
Program mali kayıt veya gider belgesi istiyorsa belge türünü, ilgili dönemi ve hangi bilgiyi açıkladığını belirleyin. Şirketin genel mali tablosuyla belirli bir harcamanın faturası aynı soruya cevap vermez.
Teklif, sözleşme, fatura ve ödeme kaydını birbirinin yerine kullanmayın. Bunlar işlemin farklı aşamalarına ait olabilir. Bir belgenin henüz oluşmadığı durumda başka bir kayıtla boşluğu doldurmak yerine, başvuru rehberinin o aşamada ne istediğini netleştirin.
Gider listesindeki açıklamaları teknik planla karşılaştırın. Projede anlatılmayan bir ekipman gideri veya gider listesinde yer almayan önemli bir iş adımı varsa dosyayı göndermeden önce açıklığa kavuşturun. Tutarları aynı görünse bile farklı mal veya hizmetlere ait belgeleri eşleştirmeyin.
Temsili örnek: Bir teklif dosyası neden yeterli olmayabilir?
Bir işletmenin üretimde kullanacağı ekipman için teklif topladığını düşünelim. Elinde fiyat ve model bilgisi bulunsun; fakat ekipmanın hangi ihtiyacı çözeceği ve proje içindeki yeri henüz yazılmamış olsun.
Bu durumda teklif, belirli bir ürünün bedeline ilişkin bilgi sağlar. Projenin neden yapıldığını veya istenen bütün koşulların karşılandığını tek başına açıklamaz. Hazırlıkta ihtiyaç, teknik özellik ve teklif arasında bağ kurulması gerekir.
Bu gerçek bir başvuru sonucu değildir. Örnek, belge sayısının artmasıyla dosyanın açıklayıcılığının aynı şey olmadığını gösterir. Her belgenin dosyada hangi soruya cevap verdiği anlaşılır olmalıdır.
Hibe başvurusu nereden yapılır?
Başvuru kanalı programın resmî sayfasından doğrulanır. KOSGEB’in kendi e-hizmet yönlendirmeleri bulunurken, ihracat destekleri için Ticaret Bakanlığı DYS sayfası giriş, tanımlama ve kullanıcı yetkilendirme bilgilerini sunar. Bu örnekler, bütün hibelerin aynı portaldan yapıldığını göstermez.
İşlemi gerçekleştirecek yetkili kullanıcının hazır olup olmadığını gönderim gününden önce kontrol edin. Evrakı hazırlayan kişiyle başvuruyu gönderecek kişinin farklı olması hâlinde teslim ve son kontrol adımlarını yazılı belirleyin.
HibeRaporu’na belge iletmek, kuruma resmî başvuru yapmakla aynı işlem değildir. Danışmanlık hazırlığı, kurumun istediği dosyanın düzenlenmesini ve ilgili başvuru adımlarının birlikte yürütülmesini kapsar.
Gönderim öncesi hibe başvurusu kontrol listesi
Son incelemede şu sorulara bakabilirsiniz:
- Belge listesi seçilen programın güncel kaynağına dayanıyor mu?
- Belgeler doğru şirkete, projeye ve istenen döneme ait mi?
- Teknik açıklama, gider listesi ve mali kayıtlar birbiriyle uyumlu mu?
- Dosyalar açılıyor ve bütün sayfalar okunabiliyor mu?
- Bekleyen belge için sorumlu ve takip tarihi belirlenmiş mi?
- Başvuru kanalı, kullanıcı yetkisi ve gönderim kaydı planlanmış mı?
Bu liste şirket içi son kontrol içindir; resmî rehberin yerine geçmez. Bir sorunun cevabı belirsizse dosyaya “tamamlandı” işareti koymak yerine eksik bilgiyi not edin. Aynı dosyanın iki sürümü varsa gönderilecek sürümü açıkça belirleyin.
HibeRaporu ile belgelerinizi başvuru dosyasına dönüştürün
HibeRaporu şirket bilgilerinizi, planladığınız faaliyeti ve belgelerinizi birlikte değerlendirir. Ekibimiz eksikleri paylaşır, dosyanızı hazırlar ve başvuruyu sizinle birlikte tamamlayarak sonraki süreci takip eder.
Başvuru hazırlığını ekibimizle görüşmek için hizmet bölümünden başlayabilirsiniz. Görüşmeye seçtiğiniz programın adı ve elinizdeki belgelerle gelin; hangi kaydın eksik, hangi adımın sırada olduğunu birlikte belirleyelim. Dosyanın hazırlanması veya gönderilmesi tek başına hibe onayı anlamına gelmez; kararı ilgili kurum verir.