Makine tesliminin gecikmesi, kuruluma ayrılan zamanın değişmesi veya bir faaliyetin yeniden planlanması projenin takvimini etkileyebilir. Hibe projesine ek süre araştırmasına başlamadan önce hangi işin hangi tarihi değiştirdiğini açıklayın. Tedarikçi sözleşmesi, proje uygulaması, revizyon talebi ve sonuç raporu farklı takvim alanları oluşturabilir. Her tarih kendi dayanağıyla izlenmelidir.
Hibe Raporu'nun proje dosyası ve takip görüşmesine hazırlanırken ilk planı, güncel durumu ve değişiklik gerekçesini birlikte getirebilirsiniz. Bu rehber, gecikmenin etkisini tek bir tarih yerine bağlantılı işler üzerinden açıklamak için kullanılabilir.
Gecikmeyi olay ve dayanak kaydıyla tarif edin
İlk notunuzda hangi olayın ne zaman öğrenildiğini yazın. Teslim gecikmesi tedarikçi yazısıyla mı bildirildi, teknik ihtiyaç mı değişti, yoksa şirket içi hazırlık mı tamamlanamadı? Olayı açıklayan kayıt dosyada bulunsun. Sözlü görüşmeler için hazırlanan şirket içi notun neye dayandığı da belirtilebilir.
Kurgusal bir projede makine mart ayında teslim edilmek üzere planlanmış, yeni tarih mayıs olarak bildirilmiş olsun. Kurulum ve personel eğitimi teslimden sonra yapılacaksa onların takvimi de etkilenir. Dosya sorumlusu bu bağımlılığı faaliyet tablosunda göstersin. Gecikmenin hangi sonuçları doğurduğu böylece somutlaşır.
Ticari teslimle proje uygulamasını ayrı takvimlerde izleyin
Tedarikçinin verdiği yeni tarih, şirketin ticari satın alma kaydıdır. Projenin destek kapsamındaki uygulama süresi ve bu süreye ilişkin işlemler ise ilgili düzenlemelerden araştırılır. İki takvimi aynı sayfada göstermek, hangi noktada ayrıca değerlendirme gerektiğini görmeyi kolaylaştırır.
Hibe projesine ek süre konusunda güncel program açıklamasını okuyun. Başvuru yöntemi, gerekçe, süre ve yetkili değerlendirme gibi unsurlar kendi kapsamı içinde ele alınabilir. Şirketin kendi iş planında yaptığı değişiklikle kuruma yöneltilecek talebin hangi kayıtlarla açıklanacağı belli olsun. Sonuçlanmamış bir talebi tabloda açık işlem olarak gösterin.
Revizyon işleminin kendi son tarihini kontrol edin
Gider veya faaliyet değişikliği varsa hibe projesinde tedarikçi değişikliği ve hibe projesinde bütçe aktarımı konularını da inceleyin. Değişikliğin hangi form ve işlemle ele alınacağı programına göre araştırılmalıdır. İlk başvuru, mevcut karar ve yeni teklif aynı dosyada karşılaştırılabilsin.
KOSGEB'in Girişimci Destek Programı sayfasından ulaşılabilen yönergede, İş Geliştirme Desteği revizyon talebi için proje tamamlanmadan önceye bağlanan bir işlem takvimi bulunur. İncelenen metinde formun proje süresi tamamlanmadan en geç iki ay önce sistemden onaylanması düzenlenir. Bu örnek, proje bitişiyle revizyon talep gününün farklı kontrol alanları olduğunu gösterir. Başvurunuzda güncel hükmü ve kapsamı tekrar okuyun.
İlk ve yeni planı aynı faaliyetler üzerinde karşılaştırın
Planı yenilerken eski tabloyu tamamen değiştirmek yerine farkları görünür kılın. Hangi faaliyetin tarihi değişti, hangisi tamamlandı ve hangi iş henüz başlayamadı? Kaynak, personel veya bütçe etkisi varsa ilgili satıra ekleyin. Her değişikliğin teknik amaçla ilişkisi anlaşılabilsin.
Kurgusal örnekte makine mayısta gelecekse deneme üretiminin ve eğitimin hangi sırayla yapılacağını teknik ekiple değerlendirin. Bir işin süresini kısaltma varsayımı kullanılıyorsa bunun nasıl mümkün olacağını açıklayın. Proje anlatımı, satın alma kaydı ve iş takvimi aynı durumu yansıtsın. Böylece görüşmede hangi değişikliğin neden araştırıldığı izlenebilir olur.
| Kontrol alanı | Karşılaştırılacak kayıt | Açık soru |
|---|---|---|
| Teslim | İlk ve yeni tedarikçi planı | Yeni tarih hangi kayıtla bildirildi? |
| Faaliyet | İlk ve güncel iş planı | Hangi işler birbirine bağlı? |
| Revizyon | Programın ilgili usulü | Hangi talep ve onay adımı var? |
| Finansman | Eski ve yeni ödeme takvimi | Kaynak ihtiyacı nasıl değişti? |
| Raporlama | Sonuç ve izleme düzeni | Hangi kayıt ne zaman hazırlanacak? |
Bütçe ve raporlamaya etkisini görün
Teslim veya ödeme tarihi değiştiğinde şirketin nakit planını da güncelleyin. Avans, bakiye ve diğer giderlerin hangi ayda oluşacağı belli olsun. Hibe sözleşmesi değişikliği araştırması gündeme geliyorsa mevcut metin ve ilgili bildirimlerle birlikte değerlendirin. Değişiklik talebinin hangi kapsamı ele aldığı iş listesinde yazılı olsun.
Hibe projesi sonuç raporu için tutulacak gerçekleşme kayıtlarını proje boyunca biriktirin. Hangi faaliyetin ne zaman tamamlandığı ve hangi değişiklikle ilerlediği belgelere bağlansın. Son raporun kendi teslim düzeni varsa bu takvimi de ayrı izleyin. Şirket içindeki dosya hazırlığı, kuruma yapılacak işlem ve fiilî faaliyet farklı olaylar olarak açıklanabilir.
Görüşme sonunda bir sonraki somut işi seçin
Takvimdeki her güncellemede kaydı hazırlayan kişinin adı ve güncelleme tarihi de bulunabilir. Önceki sorumlu değiştiğinde yeni ekip üyesi hangi planın neden yenilendiğini bu nottan okuyabilsin. Güncel tabloyu paylaşırken değişen satırları özetlemek, teknik ve muhasebe ekiplerinin aynı varsayımla çalışmasına yardımcı olur. Karar bekleyen konular da ayrı işaretlenerek sonraki toplantıya taşınabilir.
Bir gecikme dosyasında aynı anda çok sayıda açık konu bulunabilir. İlk görüşmede hangi kaydın tamamlanacağını ve kimden beklendiğini belirlemek ilerlemeyi somutlaştırır. Örneğin tedarikçi teyidi, teknik karşılaştırma veya güncel nakit planı farklı ekiplerden gelebilir. Her işin durumunu tarihli olarak kaydedin.
HibeRaporu panelinde şirket bilgilerinizi hazırlayabilir, program kaynağını inceleyerek açık sorularınızı ekibimizle görüşebilirsiniz. İlk planınızı ve güncel değişiklik notunu birlikte getirin. Hangi süre ve hangi işlemin araştırılacağını bu kayıtlar üzerinden belirleyebiliriz.
