TÜBİTAK 1501 veya 1507 projesi için takvim hazırlarken önce destek kapsamındaki başlangıç ve bitiş tarihlerini yazın. Ardından bu aralığı 30 Haziran ve 31 Aralık dönem kapanışlarında bölün. Örneğin 1 Ekim’de başlayan bir projede ilk dönem yalnız ekim, kasım ve aralık çalışmalarını kapsar. İlk raporu planlamak için projenin altıncı ayını beklerseniz aralık kapanışını kaçırabilirsiniz. Her dönemin yanına hangi teknik çıktıyı, hangi gider belgelerini ve hangi tarihte teslim edeceğinizi ekleyin.
Proje süresini hangi belgeden almalısınız?
Teklif aşamasında proje süresini seçtiğiniz çağrı dokümanından kontrol edin. TÜBİTAK’ın program sayfalarında destek süresinin üst sınırı 1501 için 36 ay, 1507 için 18 ay olarak belirtilir. Çağrının izin verdiği süre içinde teknik işleri kaç ayda bitirebileceğinizi deney sırasına, ekip kapasitesine ve tedarik süresine göre hesaplayın. Proje kabul edildiğinde takvimi destek kararındaki kapsam ve imzalanan sözleşmedeki tarihlerle güncelleyin. 1501 Sanayi Ar-Ge programı ve 1507 KOBİ Ar-Ge Başlangıç programı
Proje yürütücüsü ile mali işler sorumlusu başlangıç tarihini aynı belgeden alsın. Örneğin cihaz teslimi kasımda olsa bile ekip ekimde doğrulama yöntemini geliştirmiş olabilir. O ayın faaliyetini göstermek için yöntem notunu, sürüm kaydını ve işi yapan kişinin katkısını ilgili iş paketine bağlayın. Satın alma dosyasına ise cihazın siparişini, fiilî teslimini ve fatura tarihini ayrı ayrı işleyin. Hangi giderin hangi dönemde beyan edileceğini programın mali kuralları üzerinden kontrol edin.
Dönem raporu ne zaman gönderilir?
1501’de Ar-Ge Yardımı İstek Formu AGY300, 1507’de AGY301 kodunu taşır. Sözleşmesi imzalanmış projelerde olağan gönderim süresi, faaliyetlerin gerçekleştiği takvim yarıyılını izleyen ikinci ayın sonunda dolar. Bu kuralla ocak–haziran döneminin teslimi ağustos sonuna, temmuz–aralık döneminin teslimi izleyen yılın şubat sonuna gelir. Gönderim PRODİS üzerinden yapılır. Projenize özel bildirimleri ve TÜBİTAK’ın ilgili döneme ait güncel duyurularını kontrol ederek kesin teslim gününü kaydedin. 1501 Uygulama Esasları, madde 28–29 ve 1507 Uygulama Esasları, madde 27–28
Örneğin proje sözleşmesi imzalandığında bir rapor dönemi zaten kapanmış olabilir. Her iki programın esaslarında bu durum için sözleşme tarihine bağlı ayrı bir süre hesabı bulunur. Süre uzatımı kararı veya sonucu beklenen bir itiraz da gönderim hesabını etkileyebilir. Takvimde kararın kuruluşa bildirildiği tarihi ve ilgili maddeyi birlikte saklayın. Harcama talebinizin olmadığı veya faaliyet yürütmediğiniz bir dönemde de PRODİS’te o durum için istenen bilgileri sunmanız gerekir.
Dokuz aylık proje için örnek raporlama tablosu
Aşağıdaki temsili projede destek 1 Ekim’de başlıyor ve izleyen yılın 30 Haziran günü bitiyor. Sözleşmenin ilk dönem kapanmadan imzalandığını, süre değişikliği veya özel teslim duyurusu bulunmadığını varsayalım. Dokuz aylık çalışma iki rapor dönemine dağılır. Hangi kişinin hangi belgeyi hazırlayacağını şirket kendi ekibine göre belirler.
| Çalışma aralığı | Kapanışta hazırlanacak kayıt | Olağan gönderim hedefi |
|---|---|---|
| Ekim–aralık, 3 ay | Tasarım sürümü, ilk test kayıtları ve bu dönemin gider belgeleri | İzleyen yılın şubat sonu |
| Ocak–haziran, 6 ay | Doğrulama sonuçları, dönem harcamaları ve proje sonuç raporu | Haziranı izleyen ağustos sonu |
Örnekte ilk üç ayda dört test, sonraki altı ayda sekiz test planlanmış olsun. Aralık sonunda ilk dört testten üçü tamamlanmışsa ilk dönemin teknik gerçekleşmesi bu faaliyet için 3 ÷ 4 = yüzde 75 olur. Raporda eksik testin kodunu, gecikme nedenini ve yeni test tarihini gösterin. Haziranda tüm testler tamamlandığında teslim edilen on iki testin üçü ilk dönemde, dokuzu ikinci dönemde yapılmış olacaktır. Böylece sonuç raporundaki toplamı iki dönemin kayıtlarından yeniden hesaplayabilirsiniz.
Örneğin aralıkta yapılması planlanan dördüncü test ocakta tamamlanmışsa ilk raporda gecikmenin nedenini, ikinci raporda ölçüm sonucunu yazın. Aynı numune kodunu her iki raporda kullanırsanız izleyici, önceki dönemde açık kalan deneyin ne zaman tamamlandığını laboratuvar kaydından kontrol edebilir.
Dönem raporunda teknik ilerleme ile mali kayıtlar nasıl eşleştirilir?
TÜBİTAK dönem raporu için önce ilgili dönemde çalışan her iş paketinin çıktısını yazın. Proje kodunu, iş paketi numarasını, faaliyet tarihini ve çıktı kaydını aynı satıra koyun. Mali işler ekibi bu satıra ilişkili gider formunun satırını ve dayanak belgenin numarasını ekleyebilir. 1501’de teknik dönem raporu AGY320, 1507’de AGY321 kodunu taşır. Fatura, ödeme belgesi ve bordro gibi dayanaklar mali müşavir denetimi için mali raporda tutulur. Hangi belgelerin kuruma sunulacağını programınızın dönemsel başvuru hükümlerinden kontrol edin. 1501 uygulama esasları, madde 29 ve 1507 uygulama esasları, madde 28.
Yukarıdaki ilk dönemde dört test planlandığını ve üçünün tamamlandığını düşünün. Laboratuvarın yalnız tamamladığı üç testi faturaladığını, her testin KDV hariç 2.000 TL olduğunu ve başka ücret bulunmadığını varsayalım. Aşağıdaki tablo ekip içi kontrol için temsili bir örnektir.
| İş paketi ve faaliyet | Teknik kanıt | Mali kayıtta bakılacak yer |
|---|---|---|
| İP-2, ilk üç dayanım testi | Üç numune kodu, deney tarihleri ve sonuç raporu | Hizmet faturasındaki üç testin toplamı 6.000 TL. Fatura numarasını, ödeme kaydını ve gider satırını eşleştirin. |
| İP-2, dördüncü test | Gecikme gerekçesi ve yeni deney tarihi | Örnekte hizmet henüz verilmemiştir. İlk dönemin 6.000 TL hesabına bu test dahil edilmez. |
Teknik gerçekleşme üç test üzerinden yüzde 75’tir. Bu oranı iş paketindeki tüm giderlere uygulamak hatalı olur. Örneğin laboratuvar ayrıca sabit bir kurulum bedeli alıyorsa onu kendi teklif ve teslim koşullarıyla kontrol edin. Fatura iki iş paketini kapsıyorsa hangi satırın hangi işe ait olduğunu gösterin ve dağıtılan toplamı fatura tutarıyla karşılaştırın. Test sonraki dönemde tamamlandığında önceki sapma kaydına aynı numune koduyla dönün. Fiilî deney tarihi, fatura tarihi ve ödeme tarihini ayrı saklayarak giderin beyan dönemini geçerli mali kurallarla kontrol edin. 1501 dönem raporu hazırlama kılavuzu.
Hibe Raporu panelindeki Belgelerim alanına giriş yaparak dosya hazırlığınızı sürdürebilirsiniz. Uygunluk analizi hizmeti hesap açmadan incelenebilir. Belgelerim · Uygunluk analizi
Teknik ve mali ekip kapanışı nasıl paylaşır?
TÜBİTAK proje raporlama takvimi içinde şirketin kendi kontrol günlerine de yer açın. Örneğin teknik sorumlu, dönem bittiğinde her deney için yöntem, tarih, sonuç ve dosya bağlantısını tek satırda toplasın. Mali işler aynı iş paketine ait gider kayıtlarını hazırlasın. İki ekip birlikte çalışırken bir testin haziranda planlanıp temmuzda yapıldığını fark ederse teknik gerçekleşmeyi fiilî test tarihine göre açıklayabilir. Buna bağlı giderin dönemini belirlerken dayanak belgeleri ayrıca inceleyebilir.
Son dönemde teknik ekip proje boyunca elde edilen sonucu başlangıçtaki hedefle karşılaştırır. Proje sonuç raporunun kodu 1501’de AGY350, 1507’de AGY351’dir. Kapanış tablosunda dönem raporunu hazırlayan kişiyle sonuç raporunu kontrol eden kişiyi ayrı gösterin. Gönderimden sonra PRODİS’te görünen gönderim tarihini ve gönderilen sürümü dosyanıza kaydedin. Böylece sonradan gelen bir açıklama talebinde hangi rapor üzerinden konuşulduğunu bulabilirsiniz.
Hibe Raporu ekibiyle takviminizi incelerken destek kararınızı, iş paketlerinizi ve sıradaki dönem için beklenen çıktıları birlikte değerlendirebilirsiniz. Bir deneyin tamamlandığını hangi belgenin göstereceğini belirlemek için iş paketleri ve kilometre taşları rehberine bakabilirsiniz. Paneldeki Yol haritası alanı giriş gerektirir. Uygunluk analizi hizmetini hesap açmadan inceleyebilirsiniz.