Personel nakli SGK teşviki bakımından her uygulamada aynı sonucu doğurmaz. Çalışanın aynı işverende kalması, eski işyerindeki bütün teşviklerin yeni sicilde devam edeceğini göstermez. Özellikle 6111 uygulamasında başka işyerine nakil için kalan sürenin otomatik taşınması söz konusu değildir. HibeRaporu’nun istihdam dosyası ve destek değerlendirme hizmeti, nakil öncesinde çalışan, işyeri ve dönem kayıtlarını birlikte incelemenize yardımcı olur.
Önce personel nakli ile işyeri naklini ayırın
Bir çalışanın faal iki şube arasında geçmesiyle işyerinin bütünüyle başka adrese taşınması farklı olaylardır. İlkinde personelin çalıştığı işyeri değişir. İkincisinde işyerinin adres veya tescil işlemleri gündeme gelir. Yalnız yeni bir sicil numarası görülmesine bakarak iki duruma aynı teşvik sonucunu vermeyin.
Hazırlık notunda neyin değiştiğini bir cümleyle yazın: çalışan mı başka şubeye geçiyor, işyeri mi taşınıyor, yoksa işveren tüzel kişisi mi değişiyor? Geçici görevlendirme veya şirketler arası geçiş varsa bunları da sıradan şube nakli olarak kaydetmeyin. Her olayın bildirim ve teşvik değerlendirmesi kendi dayanağıyla yapılmalıdır.
Aynı işverende nakil, teşvikin devamını sağlar mı?
Aynı şirketler grubunda bulunmakla aynı işverene bağlı olmak aynı kontrol değildir. Eski ve yeni işyerinin işveren bilgilerini, sicillerini ve hizmet ilişkisini doğrulayın. Personel dosyasındaki grup adı veya ortak marka, kurum kayıtlarındaki işveren eşleşmesinin yerine geçmez.
SGK’nın nakil bildirimi duyurusu, hizmet akdi sona ermeden aynı işverenin başka işyerine geçişinde işe giriş ve ayrılış kayıtlarının birbiriyle ilişkilendirilmesini açıklar. Bu kayıtlar naklin niteliğini gösterir; teşvik hakkını tek başına oluşturmaz. Bildirimde nakil olarak işlem yapılabilmesi ile belirli kanun numarasından yararlanılabilmesi ayrı değerlendirmelerdir.
Bu nedenle bordro yazılımında eski teşvikin görünmesini yeterli kabul etmeyin. Nakil sonrasındaki işyeri koşullarını ve ilgili desteğin çalışan bakımından aradığı şartları yeniden inceleyin. Sorunun hangi aşamada çıktığını ayırmak için SGK teşvikleri neden uygulanmaz rehberini kullanabilirsiniz.
6111 teşvikinde kalan süre neden taşınmaz?
SGK’nın 2011/45 Genelgesi’nin 4.1.4 bölümünde açık bir nakil açıklaması bulunur. Destekten yararlanma süresi içinde aynı işverenin başka işyerinde, hizmet akdi sona ermeden naklen çalışmaya başlayan sigortalı, yeni işyerine başlamadan önceki altı aylık dönemde bildirilmiş olduğundan kalan süre için bu destekten yeniden yararlanamaz.
Dolayısıyla “eski şubede on ay kaldı, yeni şubede bu on ayı kullanırız” şeklinde otomatik bir aktarım hesabı yapmayın. Yeni işyerinde çalışan ortalamasının uygun görünmesi de önceki çalışma kaydına ilişkin engeli tek başına ortadan kaldırmaz. Bütün koşulların ayrı incelenmesi gerekir.
Genelgede işsiz kalınan dönemde belirli yeni mesleki belge veya eğitimin edinilmesine bağlı yeniden yararlanma istisnası ayrıca düzenlenir. Bu özel durum, kesintisiz şube naklini kapsayan genel bir taşıma hakkı değildir. Böyle bir iddia varsa istisnanın bütün şartlarını ve güncel uygulamayı mali sorumlunuzla doğrulayın.
Genelgedeki eski işe giriş tarihlerini veya prim oranlarını bugüne taşımayın. Uygulamanın güncel çalışan ve işyeri koşulları SGK’nın güncel teşvik açıklamalarıyla birlikte okunmalıdır.
Şube değişikliği istihdam teşviki türüne göre incelenir
6111 için açıklanan sonucu bütün prim desteklerine genellemeyin. Engelli sigortalı istihdamı, genel işveren prim indirimi veya belirli faaliyete bağlı desteklerin koşulları farklıdır. Yeni işyerinde hangi desteğin değerlendirilebileceğini, o desteğin kendi çalışan ve işyeri şartları üzerinden araştırın.
Örneğin engelli istihdam desteğinde kayıtlar, prim kapsamı ve bildirim/ödeme koşulları ayrı incelenir. Çalışanın önceki şubede bu destekten yararlanmış olması yeni sicildeki kontrolü tamamlamaz; ancak 6111’e ilişkin nakil engelini de doğrudan bu desteğe uygulayamazsınız. Engelli çalışan prim teşviki rehberi ilgili kapsamı ayrıca açıklar.
Süreli bir destek için başlangıç ve bitiş tarihini kaydedin. Nakli yeni bir destek başlangıcı saymayın; kullanılmayan sürelerin her uygulamada durduğu veya yeniden başladığı varsayımıyla bütçe oluşturmayın. Devam edebilecek seçenek varsa tanımlama ve bildirim gerekliliklerini yetkili kullanıcıyla doğrulayın.
İşyeri sicili değişince hangi kayıtlar kontrol edilir?
Nakil öncesi kısa bir kontrol dosyası oluşturun. Aşağıdaki liste şirket içi hazırlık önerisidir; zorunlu resmî evrak listesi değildir:
- İşlemin niteliği: Personel nakli, işyeri adres nakli, işveren değişikliği veya başka bir işlem olduğunu gösteren açıklama.
- Eski ve yeni kayıt: İşveren bilgileri, işyeri sicilleri, fiilî çalışma yeri ve kurum kayıtlarıyla eşleşen personel kodu.
- Zaman çizgisi: Eski işyerindeki son çalışma ile yeni yerdeki başlangıç ve bildirim kayıtları. Tarihleri tahminle tamamlamayın.
- Teşvik geçmişi: Kullanılan uygulama, başlangıç, varsa bitiş, yararlanılmış dönemler ve güncel değerlendirme dayanağı.
- Yeni işyeri koşulları: İlgili desteğe göre faaliyet, istihdam, bildirim, ödeme ve borç durumuna ilişkin kontroller.
- Sonuç kanıtı: Nakil ayı bordrosu, son geçerli beyan, tahakkuk ve ödeme kayıtları; açıklanamayan farkın sorumlusu.
Kişisel bilgileri gereksiz kopyalarda çoğaltmayın. Paylaşılacak çalışma notunda iç personel kodunu kullanabilir, kimlik doğrulamasını yetkili ortamda yapabilirsiniz. Dosyanın hangi sürümünün esas alındığını da kaydedin.
Temsili örnek: Eski şubenin kodunu kopyalamak
Bir çalışanın A şubesinde 6111 kapsamında değerlendirildiğini ve kesintisiz olarak aynı işverenin B şubesine geçtiğini varsayalım. Bordro ekibi eski teşvik kodunu yeni sicile kopyalamış olsun. İlk kontrol, kodun yazılımda görünmesiyle sınırlı kalırsa nakle ilişkin hüküm gözden kaçabilir.
Bu örnekte önce işlemin gerçekten personel nakli olduğu doğrulanır. Ardından 6111’in kalan süre bakımından nakil açıklaması uygulanır; yeni şubede otomatik devam sonucu kurulmaz. Başka bir desteğin uygunluğu varsa ayrıca araştırılır. Bu senaryo gerçek müşteri vakası, tasarruf hesabı veya yeni bir teşvik onayı değildir.
Nakil ayını iki işyeriyle birlikte kapatın
Eski ve yeni sicile ait çalışma dönemlerini, prim günlerini ve kazançları karşılaştırın. Aynı hizmeti yanlışlıkla iki kez hesaba almayın; eksik veya çelişen kaydın kaynağını bordro sorumlunuzla belirleyin. Tahakkukların doğru dönemle eşleştiğini kontrol edin. Ayrıntılı yöntem için teşvik raporu ve bordro mutabakatı rehberine geçebilirsiniz.
HibeRaporu ekibiyle nakil öncesi istihdam dosyanızı değerlendirebilir, eksikleri tamamlayıp uygun desteklerin hazırlık ve sonuç takibini birlikte yürütebilirsiniz. Beyan ve düzeltmeler yetkili mali sorumlunuzla koordine edilir. Analiz, kurum onayı veya kesintisiz teşvik devamı garantisi oluşturmaz.